Allrounder fürs IT-Asset-Management

Mit Asset.Desk behält die Lebenshilfe Duisburg
den Überblick über alle Assets, stellt Compliance sicher
– und das alles auch mobil!

Gegründet

1948

Lebenshilfe Heilpädagogische Sozialdienste gemeinnützige GmbH
Branche: Sozialdienst
Mitarbeiter: 200
Duisburg, Deutschland
Webseite

Suche nach einer umfassenden und modularen Inventarisierungslösung mit einer schnellen Einführungszeit

Ziele

Einführung einer Inventarisierungslösung für IT-Assets

Nachverfolgung von Assets (Übergaben / Rückgaben)

Vereinfachung des Beschaffungs- und Auslieferungsprozesses

Einführung eines Softwarelizenzmanagements

Ergebnisse

Einführung des Livesystems mit nur drei Tagen Consultingaufwand

Einführung Inventarnummernkreise und Etikettendruck zur Identifizierung der Assets

Einführung mobiler Prozesse für den Asset Lifecycle

Aufbau einer Lizenzmanagementbasis

Begleitete Teststellung

Sofortiger Return on Investment (ROI) innerhalb des Einführungsjahrs

Ziele

Einführung einer Inventarisierungslösung für IT-Assets

Nachverfolgung von Assets (Übergaben / Rückgaben)

Vereinfachung des Beschaffungs- und Auslieferungsprozesses

Einführung eines Softwarelizenzmanagements

Ergebnisse

Einführung des Livesystems mit nur drei Tagen Consultingaufwand

Einführung Inventarnummernkreise und Etikettendruck zur Identifizierung der Assets

Einführung mobiler Prozesse für den Asset Lifecycle

Aufbau einer Lizenzmanagementbasis

Begleitete Teststellung

Sofortiger Return on Investment (ROI) innerhalb des Einführungsjahrs

“Gerade in den letzten Jahren steigen die Werte an unseren Arbeitsplätzen zunehmend an und konnten der ausufernden Inventardokumentation ohne Toolunterstützung kaum mehr Herr werden. Immer mehr Rechner, Notebooks, Mobiles gab es bei uns zu verwalten, Seit der Einführung von Asset.Desk haben wir eine leistungsfähige Inventarisierungssoftware, die es uns stets ermöglicht den vollständigen Überblick über unsere Assets zu erhalten. Dabei konnten wir mit Asset.Desk unseren Inventariserungs- und Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren.”

Christoph Gawel
Prokurist und Technischer Leiter der Lebenshilfe Heilpädagogische Sozialdienste gGmbH

“Gerade in den letzten Jahren steigen die Werte an unseren Arbeitsplätzen zunehmend an und konnten der ausufernden Inventardokumentation ohne Toolunterstützung kaum mehr Herr werden. Immer mehr Rechner, Notebooks, Mobiles gab es bei uns zu verwalten, Seit der Einführung von Asset.Desk haben wir eine leistungsfähige Inventarisierungssoftware, die es uns stets ermöglicht den vollständigen Überblick über unsere Assets zu erhalten. Dabei konnten wir mit Asset.Desk unseren Inventariserungs- und Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren.”

Christoph Gawel
Prokurist und Technischer Leiter der Lebenshilfe Heilpädagogische Sozialdienste gGmbH

Herausforderung

Auch bei der Lebenshilfe Duisburg kam es aufgrund von Corona zu raschen und weitreichenden Veränderungen in der täglichen Arbeitsorganisation. Vor allem auf die Mitarbeiter-Verlagerung ins Home-Office musste das IT-Team blitzschnell reagieren. Dabei sollten die an die Mitarbeiter gegebenen IT-Werte umfassend getrackt sowie Mitarbeiter- und Lokalisationsdaten verwaltet werden können. Eine Frage, die es jetzt im größeren Ausmaß als zuvor zu klären gab: Bei welchem Mitarbeiter befindet sich welcher PC oder Laptop?

Des Weiteren werden auch bei der Lebenshilfe Duisburg die IT-Umgebungen seit einigen Jahren immer komplexer und der geräte- beziehungsweise ortsunabhängige Zugriff der Mitarbeiter auf Dateien und Anwendungen nimmt verstärkt durch Corona immer mehr zu. Zu dem mangelnden Überblick über die IT-Assets kommt hinzu, dass sich durch die steigende Vielfalt die Kosten für die IT-Ressourcen immer schwerer planen ließen. Eine Frage, die hier automatisch aufpoppt: Ist unsere Software hierfür korrekt lizenziert? Zudem sollten neben einer umfassenden Inventarisierung und dem Lizenzmanagement auch die mobile Inventarisierung zur mobilen Bestandsverwaltung vom Tool ermöglicht werden.

Ziel war dabei die Einführung einer Inventarisierungslösung für IT-Assets, um den vollständigen Überblick über sämtliche Werte zu erhalten. Die Assets sollten dabei problem- und stressfrei von der Anlage im System bis zur Entsorgung gemanagt werden. Auch die Vereinfachung des Beschaffungs- und Auslieferungsprozesses sowie die umfassende Dokumentation von Asset-Übergaben und – Rückgaben an Mitarbeiter sollte von Toolseite unterstützt werden, so Christoph Gawel.

Die Heilpädagogischen Sozialdienste organisieren in Duisburg vielfältige Dienstleistungen und therapeutische Angebote für Kinder, Jugendliche und Erwachsene mit und ohne Behinderungen. Die Leistungen orientieren sich an dem Bedarf des jeweiligen Menschen.
> Webseite


„Der modulare Aufbau und das Preis-Leistungs-Verhältnis – gerade bei den laufenden Kosten – waren ausschlaggebend für die Auswahl!”

Christoph Gawel
Prokurist und Technischer Leiter der Lebenshilfe Heilpädagogische Sozialdienste gGmbH

Lösung

Aufgrund des deutschen Hauptsitzes war es der Lebenshilfe wichtig, dass auch die eingesetzte Software „made in Germany“ ist. Die nun eingeführte Lösung kommt aus Nürnberg und die Ansprechpartner beim Hersteller sind durch das Service Agreement per Telefon in direktem Zugriff. Die Software wird in deutscher, aber auch englischer Sprache unterstützt und dokumentiert. Dank des modularen Aufbaus lässt sich das System optimal an die individuellen Anforderungen der Lebenshilfe Duisburg anpassen – und wächst bei Bedarf problemlos mit. Neben IT-Ressourcen können mit Asset.Desk auch alle anderen Investitionsgüter wie Büromöbel, Fahrzeuge oder branchenspezifische Geräte verwaltet werden. Was bei der Lebenshilfe Duisburg perspektivisch in die Tool-Auswahl mit einbezogen wurde.

Auch die langjährige Erfahrung auf dem deutschen Markt war ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung. Das System sollte im Optimalfall mehrere Arten der Inventarisierung unterstützen. Manuelle und automatische Erfassung, spontan und zeitplangesteuert sowie mit und ohne Agent. Ebenso wesentlich war es, dass die automatische Erfassung beziehungsweise das IT-Scanning alle gängigen Plattformen wie etwa Windows, Linux, SNMP, Android und iOS unterstützt. Zudem sollte das Tool auch Cloud- und virtuelle Umgebungen inventarisieren können. Nicht zuletzt ist die Online-Inventarisierung über das Internet für die vollständige Erfassung von IT-Ressourcen an verschiedenen Firmenstandorten mit unterschiedlichen Netzen ein weiterer Vorteil. Durch das große Spektrum an Funktionen der Software ist die Lebenshilfe optimal auf mögliche Veränderungen vorbereitet.

Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Tool-Auswahl war die mobile Inventarisierung und Bestandsverfolgung, was durch die App Asset.Desk Mobile+ erfolgt.
„Die Asset.Desk Mobile+ App macht die Erfassung des Inventars um einiges leichter. Toll ist dabei, dass wir den gesamten Asset Lifecycle auf dem mobilen Endgeräten abbilden können. Wir können ganz einfach alle Daten zum jeweiligen Objekt vor Ort mit dem Smartphone oder Tablet abfragen. Das erspart uns sehr viel Zeit.“, Christoph Gawel

Auch die Unterstützung durch ein gutes Lizenzmanagement war bei der Lebenshilfe Duisburg ein Kriterium. Bereits bei der Anschaffung sollten wesentliche Punkte beachtet werden. So sollte die Software definitiv alle marktüblichen Lizenzmodelle und -Metriken abbilden können und eine exakte Lizenzzuordnung zu einzelnen Geräten, Usern oder Prozessoren ermöglichen. Des Weiteren wurde Wert auf einen hohen Automatisierungsgrad gelegt. Die Möglichkeiten des Software Metering, sowie einer umfassende Risiko- und Einsparpotenzialanalyse auf Basis der Lizenzbilanz und die Active-Directory-Kopplung sollten gegeben sein.

Natürlich sollte die Software auch für die Zukunft gewappnet sein. So sollte das System beim Scanning den Durchgriff auf Cloud-Umgebungen erlauben, um erworbene Lizenzpläne, Softwareprodukte und lizenzierte Benutzerkonten abzurufen zu können, um so ein umfassendes Lizenzmanagement für Software-Abonnements in der Cloud zu ermöglichen.

Zudem war es für die Lebenshilfe von essenzieller Bedeutung, dass das System eine kurze Implementierungszeit hat, da die Software schnellstmöglich eingesetzt werden sollte. Aufgrund der Anforderungen hat sich die Lebenshilfe Duisburg schließlich für FCS und Asset.Desk entschieden, das nun aktiv als Lösung eingesetzt wird.

“Wir hatten uns bereits nach wenigen Wochen im Team für Asset.Desk entschieden. Von Erstkontakt bis zur Entscheidung dauerte es nur sechs Wochen. Der komplette Livebetrieb nur sechs Wochen später.”

Christoph Gawel
Prokurist und Technischer Leiter der Lebenshilfe Heilpädagogische Sozialdienste gGmbH

Projekterfolg

Nach erfolgtem Erstgespräch mit dem FCS-Vertrieb und anschließender Onlinepräsentation entschied sich die Lebenshilfe Duisburg zur einer Teststellung. Bei dieser Teststellung wurde die Lebenshilfe von FCS unterstützt, wodurch eine schnelle und unkomplizierte Installation erfolgen konnte. Innerhalb einer Woche stand die Teststellung zur Anwendung bereit. Nach eingehender Prüfung und Testung der Software auf Herz und Nieren hat sich die Lebenshilfe Duisburg schließlich für Asset.Desk entschieden. Im Anschluss bot FCS Schulungen an, in denen der Umgang mit Asset.Desk und dessen Funktionen eingehend besprochen wurden. Die Lebenshilfe Duisburg hat zusätzlich einen Supportvertrag abgeschlossen, der kostenlose Upgrade-Lizenzen für die neuen Hauptversionen, Hotline-Support mit persönlichem Ansprechpartner sowie zum Support für alle Mitarbeiter, die dazu berechtigt sind, beinhaltet.
Und so sahs aus… In vier Schritten zum Erfolg…

1.

Installation von Asset.Desk auf dem Terminal Server und Einrichtung der Datenbank

Mit Hilfe von FCS wurde der IT-Scan für Windowsumgebung eingerichtet und die Unternehmensstruktur aus dem Active Directory via ADL (Active Directory Loader) übernommen.

2.

Aufbau und Strukturierung der Asset-Datenbank

Im nächsten Schritt wurden die Assets im Bestand den Mitarbeitern zugeordnet. Dies erfolgte unter der Beteiligung des externen IT- Dienstleisters der Lebenshilfe Duisburg.
Neben der Inventarisierung und Verwaltung von PCs, Monitoren und Notebooks lag der Fokus vor allem auf Mobiltelefone, iPads und Zubehör.

3.

Etablierung digitaler Prozesse für Beschaffung neuer IT-Ausstattung / Wareneingang / Anlage im System

Hierbei wurde die Verknüpfung von Scandaten mit neu beschafften Rechnern und der Ausgabe an Mitarbeiter hergestellt. Bezüglich des Auslieferungsprozesses von Geräten wurden spezifische Übergabe- und Rückgabeformulare angefertigt und eingebunden. Inventarnummern wurden vergeben und Inventaretiketten erstellt und gedruckt.
Weiterhin erfolgte die Inbetriebnahme der App Asset.Desk Mobile+. Die App ermöglicht von nun an die mobile Inventur und unterstützt die mobile Bestandsverwaltung bei der Lebenshilfe Duisburg.

4.

Basis für Softwarelizenzmanagement (SAM)

Im letzten Schritt wurden die Scandaten vervollständigt. Es erfolgte die Anlage von Katalogen, Software-Mapping und Anlage Lizenzen für Microsoft (Windows, Office, Project).
Der dazugehörige Prozess wurde von einem FCS-Kollegen durchgeführt.


Aktuell zieht Christoph Gawel folgendes Fazit: „Die aktuelle Pandemie zeigt deutlich, wie wichtig Kostenmanagement und -optimierung sind. Klassischer und enormer Kostenfresser sind auch bei uns die Softwarelizenzen, die aus der Cloud, welche besonders einfach zu beschaffen sind. Mit Asset.Desk gewinnen wir die Kontrolle zurück und schaffen mit dem Asset.Desk Lizenzmanagement Transparenz und Kostenoptimierung. Mit der FCS Fair Computer Systems GmbH haben wir einen Partner zuverlässigen Partner gefunden, der uns bei individuellen Wünschen hilft und schnell reagiert.“


FCS als verlässlicher Partner
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