Asset.Desk
Vertragsmanagement

Ermöglicht eine detaillierte und ganzheitliche Übersicht über alle Unternehmensverträge.
Mit Reporting und Compliance-Prüfung!

Im Vertrag stellen Sie schnell und einfach eine Verbindung zu Mitarbeitern, Assets oder Software-Lizenzen her, auf die sich der Vertrag bezieht. Auf diese Weise lassen sich auch Verträge untereinander verknüpfen und z.B. Rahmenverträgen zuordnen. Zudem ermöglicht Asset.Desk die Verwaltung unterschiedlichster Vertragsarten: Kaufverträge, Leasingverträge, Wartungsverträge, Mobilfunkverträge, Lizenzverträge, Abonnementverträge sowie diverse weitere Verträge je nach betrieblicher Anforderung.

Revisionssicheres und zentralisiertes Vertragsmanagement
mit integriertem Rollen- und Berechtigungskonzept

Die Vertragsarten können jederzeit entsprechend Ihrer betrieblichen Anforderungen ergänzt werden.
Durch die zentrale Ablagemöglichkeit referenzierter Dokumente an einem gesicherten Speicherort Ihrer Infrastruktur oder in Verbindung mit einem DMS erhalten Sie ein revisionssicheres und zentralisiertes Vertragsmanagement. Das Programm ermöglicht zudem umfassende Auswertungsmöglichkeiten, die Forecast und Governance vereinfachen.
Durch zeitliche Einschränkungen und entsprechende Gruppierungen und Filter sehen Sie auf einen Blick, welche Verträge fällig werden, zur Kündigung anstehen und welche Zahlungen Sie für welche Vertragspartner z.B. im kommenden Quartal einplanen müssen. Dadurch lässt sich das Tool beispielsweise für Forecasts des Cashflow nutzen. Durch die Funktion der Aktennotiz können Sie alle für Sie wichtigen Informationen individuell am jeweiligen Vertrag hinterlegen.
Durch das integrierte Rollen- und Berechtigungskonzept werden alle Zugriffs- und Bearbeitungsrechte geregelt. So können Sie die Zugriffe auf Verträge gezielt steuern und so beispielsweise kritisch eingestufte Unterlagen vor unberechtigter Einsicht schützen.

Revisionssicheres und zentralisiertes
Vertragsmanagement

Ganz einfach Lizenzbestand und -bedarf im Auge behalten und proaktiv Kosten sparen und Risiken minimieren.

Umfassende Auswertmöglichkeiten
z.B. für Forecasts und Cash-Flow-Management

Ganz einfach Lizenzbestand und -bedarf im Auge behalten und proaktiv Kosten sparen und Risiken minimieren.

Betrachtung beliebiger Zeitspannen für sämtliche Termine

Ganz einfach Lizenzbestand und -bedarf im Auge behalten und proaktiv Kosten sparen und Risiken minimieren.

Integriertes Rollen-
und Berechtigungskonzept

Ganz einfach Lizenzbestand und -bedarf im Auge behalten und proaktiv Kosten sparen und Risiken minimieren.

Wiedervorlagefunktion und
Reminder-E-Mail

Ganz einfach Lizenzbestand und -bedarf im Auge behalten und proaktiv Kosten sparen und Risiken minimieren.

Individuell anpassbarer
grafischer Kalender

Ganz einfach Lizenzbestand und -bedarf im Auge behalten und proaktiv Kosten sparen und Risiken minimieren.

Alle wichtigen Vertragsdaten im Blick: Laufzeiten, Zuständigkeiten, Garantien, Kostenstellen uvm.

  • Im zentralen Vertragsdialog verknüpfen Sie ganz einfach Dokumente mit Ihren Verträgen – entweder durch zentrale Ablage über Asset.Desk oder Einbindung Ihres Dokumentenmanagementsystems.
  • Alle Änderungen im Vertragsmanagement werden revisionssicher aufgezeichnet.
  • Die Vertragsliste und weitere flexible Reports ermöglichen Übersichten über Wiedervorlagen, Gesamtkosten, periodische Kosten, Termine etc. und erleichtern damit Planung, Management und Berichtswesen im Contract Management.
  • Durch die Funktion der Aktennotiz können Sie alle für Sie wichtigen Informationen individuell am jeweiligen Vertrag hinterlegen.

Cashflow-Management: Übersichtliche Umsatz- und Kostenplanung

  • Zeigt Ihnen den zu erwartenden Finanzbedarf im Laufe z.B. des kommenden Quartals oder Jahres auf Basis der hinterlegten Kunden- und Lieferantenverträge.
  • So werden Sie jederzeit über anstehende Zahlungen und Erträge informiert.
  • Finanzlücken können rechtzeitig identifiziert werden. Sie behalten so den Überblick über Ihren Finanzbedarf über den ausgewählten Zeitraum der Cash-Flow-Analyse hinweg.
  • Zudem können Laufzeiten und Vertragsperioden individuell gepflegt werden.
  • Analog zu den kreditorischen Verträgen, in denen Sie Ausgaben festlegen, können Sie bei debitorischen Verträgen festlegen, welche Einnahmen Sie periodisch erhalten.

Budget und Budgetauswertungen: Stets umfassend informiert

  • Definieren Sie ganz einfach Ihr Budget mit Investitionsnummern, Buchungskreis und Beträgen in Asset.Desk und ordnen Sie anschließend den Zahlungsplänen die Budgets passend zu.
  • Sämtliche Zahlungen werden zu dem jeweiligen Budget ausgewiesen.
  • So sind Sie immer darüber informiert, ob Ihr gesetztes Budget noch ausreicht bzw. wo es vielleicht schon ausgeschöpft ist.

Wiedervorlagefunktion: Erinnert an wichtige Termine und Deadlines

  • Informiert Sie stets über wichtige Termine zu Ihren Verträgen, Objekten oder Garantien zu jedem Zeitpunkt im Vertragslebenszyklus.
  • Optional sendet das Asset.Desk Vertragsmanagement Reminder-E-Mails an alle Vertragsmanager oder selektiv nur an die zuständigen Bearbeiter.

Grafische Kalenderansicht: Jederzeit alle Termine im Blick

  • Ob Tages-, Wochen- oder Monatsansicht, die Ansicht lässt sich entsprechend Ihrer Wünsche individuell anpassen.
  • Über administrierbare Berichte können Sie selbstständig Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und Zuständigkeiten verwalten.

Auswertungen: Überblick über Kosten und Erlöse für das Management

  • Ermöglicht schnellen Überblick über alle wichtigen Vertragskennzahlen wie Kosten oder Erlöse, aufgegliedert nach Gruppe, Partner und Kostenstelle.
  • Die Auswertungen selbst können flexibel gruppiert oder gefiltert werden.
  • Alle Grafiken sind in die Formate PDF und JPG exportierbar.

Mobiles Vertragsmanagement mit der FCS Vertrag App

  • Daten, wie bspw. Vertragspartner, Laufzeit oder Kostenstelle können schnell und einfach auf Ihrem mobilen Endgerät überblickt werden.
  • Wiedervorlagefunktion, Cashflow-Management und Kalenderfunktion halten Sie stets auf dem Laufenden bezüglich des zu erwartenden Finanzbedarfs, Kündigungsfristen, fälliger Zahlungen sowie anstehender Fristen und Termine.

Allen Beteiligten stehen die von ihnen benötigten Informationen auf Knopfdruck und standortunabhängig – also auch mobil – zur Verfügung:
Die App steht kostenlos in Verbindung mit dem Asset.Desk Vertragsmanagement für Android-Geräte und iOS-Geräte zur Verfügung.

Asset.Desk Vertragsmanagement Screenshots

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