Volle Kostentransparenz und Echtzeit-Überwachung aller IT-Finanzvolumina
Mit dem leistungsstarken Zusatzmodul „Budgetkontrolle“ lassen sich alle Aufwendungen und Kosten, die in Asset.Desk an beliebiger Stelle auflaufen, zuverlässig über vorgegebene Budgets kontrollieren. Sie definieren Ihre Budgets in Asset.Desk ganz flexibel unter Angabe von Investitionsnummer, Buchungskreis, Kostenstelle, Budgetwerten und Gültigkeiten.
Mit der Budgetauswertung immer informiert
Wie ist das Budget reserviert und verbraucht, wie viel Budget ist noch übrig? Mit der Budgetauswertung sind Sie immer informiert, wie viel bei einer Budgetposition durch Kostenvoranschläge reserviert oder bereits durch entstandene Kosten verbraucht ist. Dadurch haben Sie die Restbudgets wertmäßig im Blick und können weitere Ausgaben exakt planen.
Der Stand des prozentualen Verbrauchs eines Finanzvolumens wird zudem grafisch im System dargestellt. Pro Budgetzeile erhalten Sie alle Details, welche Aufwendungen im Einkauf, welche Zahlungen im Vertragsmanagement oder welche Kosteneinträge in den Objektbüchern zum Verbrauch des Budgets beitragen. So bleiben Sie Herr über die Kostensituation im definierten Zeitraum und können immer rechtzeitig reagieren.
Nahtlose Integration in Ihre IT-Prozesse
Das Modul greift tief in alle angrenzenden Workflows ein und schützt Sie aktiv vor Budgetüberschreitungen:
Einkauf & Beschaffung: Bestellen Sie über das Modul „Asset.Desk Einkauf“ etwas, können Sie die Kosten bei der Erfassung einer Bestellposition einem Budget zuordnen und somit einen Kostenvoranschlag in Höhe des Bestellwerts reservieren. Bei Buchung des Liefereingangs werden die Budgets in Höhe des tatsächlichen Lieferwertes belastet. Bei Überschreitung des Finanzvolumens wird der Anwender selbstverständlich alarmiert.
Vertragsmanagement: In Kombination mit dem Modul „Vertragsmanagement“ ordnen Sie einem Zahlungsplan ein Budget zu. Sämtliche Zahlungen werden dann mit der jeweiligen Budgetposition verrechnet.
Mitarbeiter- & Objektzuordnung: Jedem Mitarbeiter und jedem Asset oder Service können Sie ein Standard-Budget zuordnen – einzeln oder en bloc. Bei der Neuanlage eines Objektbucheintrags wird das Standard-Budget vorgeschlagen. Durch das Speichern des Eintrags wird das zugeordnete Budget belastet.
Wiederkehrende Kosten & Verteilschlüssel: Auch bei wiederkehrenden Kosten und Verteilerschlüsseln lassen sich Budgets eintragen. Die gewählte Budgetposition wird belastet, sobald der Objektbucheintrag erstellt wurde.
Weitere Bausteine des Lifecycle-Managements
Erweitern Sie Ihre ITAM-Lösung flexibel um genau die Module, die Sie aktuell für Ihre Workflows benötigen.
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Stammdaten
Effiziente Verwaltung Ihrer Mitarbeiter- und Lokalisationsdaten
💡 Beispiel aus der IT-Praxis: Budgetkonforme Hardware-Beschaffung
Eine Abteilung plant die außerplanmäßige Anschaffung neuer High-End-Grafikkarten. Das Modul Budgetkontrolle sichert den Genehmigungs- und Belastungsworkflow lückenlos ab:
1. Vorabprüfung & Reservierung
Beim Erfassen der Bestellposition im Modul Einkauf ordnet der Einkäufer die Position der passenden IT-Budgetstelle zu. Das System reserviert sofort einen Kostenvoranschlag in Höhe des Bestellwerts und blockiert das Budget.
2. Belastung bei Wareneingang
Trifft die Ware im Lager ein und wird der Liefereingang verbucht, belastet Asset.Desk die Budgetposition mit dem tatsächlichen, endgültigen Lieferwert. Bei einer drohenden Überschreitung der Budgetgrenze erfolgt sofort ein Alarm.
3. Integration im Objektbuch
Sobald die Grafikkarten in die Zielrechner eingebaut werden, wird das Standard-Budget im jeweiligen Objektbuch vorgeschlagen. Folgereparaturen oder Supportkosten belasten automatisch dasselbe vordefinierte Finanzvolumen.
FAQs zur Asset.Desk Budgetkontrolle
Wie wird ein Budget in Asset.Desk definiert?
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Die Budget-Definition erfolgt auf Basis von Stammdaten direkt in Asset.Desk. Hierbei weisen Sie jeder Budgetposition eine eindeutige Investitionsnummer, den zuständigen Buchungskreis, die Kostenstelle sowie den zulässigen Budgetwert und den genauen Gültigkeitszeitraum zu.
Was geschieht im System bei einer Überschreitung des Budgets?
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Sollte das vordefinierte Finanzvolumen im Rahmen einer Bestellung oder Kostenerfassung überschritten werden, schlägt das System sofort an und alarmiert den zuständigen Anwender. Dies verhindert unüberlegte Mehrausgaben bereits im Erfassungsprozess.
Wie arbeiten Budgetkontrolle und Vertragsmanagement zusammen?
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Durch die Kombination der beiden Zusatzmodule können Sie Zahlungspläne (wie z. B. monatliche Software-Mieten oder Leasinggebühren) einem konkreten Budget zuordnen. Sämtliche anstehenden Zahlungen werden dann automatisch und periodengerecht mit der jeweiligen Budgetposition verrechnet.
Können Budgets aus Vorsystemen über CSV importiert werden?
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Ja, Sie müssen Budgets keineswegs mühsam manuell anlegen. Daten zu Budgetwerten, Laufzeiten und Kostenstellen, die Sie in ERP- oder Drittsystemen pflegen, lassen sich ganz einfach und fehlerfrei über eine CSV-Datei in Asset.Desk importieren.
