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Alle angefallenen Aufwendungen und Kosten über das vorgegebene Budget kontrollieren Mit dem leistungsstarken Modul „Budgetkontrolle“ lassen sich alle Aufwendungen und Kosten, die in Asset.Desk an beliebiger Stelle auflaufen, über vorgegebene Budgets kontrollieren.

Dazu gehören:

  • die Aufwendungen für Bestellpositionen im Einkauf
  • die Zahlungsbeträge bei Verträgen
  • wiederkehrende Kosten aus der automatischen Leistungsverrechnung
  • und sämtliche Kosteneinträge in den Objektbüchern von Geräten, Mobiliar, Services und Softwarelizenzen.
Sie definieren Budgets in Asset.Desk unter Angabe von Investitionsnummer, Buchungskreis, Kostenstelle, Budgetwerten und Gültigkeiten.

Mit der Budgetauswertung immer informiert:
Wie ist das Budget reserviert und verbraucht, wie viel Budget ist noch übrig?

Mit der Budgetauswertung sind Sie immer informiert, wie viel bei einer Budgetposition durch Kostenvoranschläge reserviert oder bereits durch entstandene Kosten verbraucht ist. Natürlich haben Sie dadurch auch die Restbudgets immer wertmäßig im Blick und können besser weitere Ausgaben planen. Der Stand des prozentualen Verbrauchs eines Finanzvolumens wird zudem grafisch dargestellt. Pro Budgetzeile erhalten Sie alle Details, welche Aufwendungen im Einkauf, welche Zahlungen im Vertragsmanagement oder welche Kosteneinträge in den Objektbüchern zum Verbrauch des Budgets beitragen. So bleiben Sie Herr über die Kostensituation im definierten Zeitraum und können immer rechtzeitig reagieren.

Einkauf
Bestellen Sie über das Modul „Asset.Desk Einkauf“ etwas und nutzen zusätzlich das Modul „Budgetkontrolle“, dann können Sie die Kosten bei der Erfassung einer Bestellposition einem Budget zuordnen und somit einen Kostenvoranschlag in Höhe des Bestellwerts reservieren. Bei Buchung des Liefereingangs werden dann die Budgets in Höhe des tatsächlichen Lieferwertes belastet. Bei Überschreitung des Finanzvolumens wird der Anwender selbstverständlich alarmiert.

Vertragsmanagement
In Asset.Desk können Sie zudem durch Kombination der Module „Budgetkontrolle“ und „Vertragsmanagement“ einem Zahlungsplan ein Budget zuordnen. Sämtliche Zahlungen werden dann mit der jeweiligen Budgetposition verrechnet.

Mitarbeiter- und Objektzuordnung
Jedem Mitarbeiter und jedem Asset oder Service können Sie mit dem Modul „Budgetkontrolle“ ein Standard-Budget zuordnen, einzeln oder auch mehreren auf einmal (en bloc). Bei der Neuanlage eines Objektbucheintrags wird das Standard-Budget vorgeschlagen. Sie können also immer entscheiden, welches Finanzvolumen letztlich zur Verrechnung für anfallende Kosten verwendet wird. Durch Speichern des Objektbucheintrags wird das jeweils zugeordnete Budget belastet.

Wiederkehrende Kosten und Verteilschlüssel
Auf ähnliche Weise lassen sich Budgets auch bei wiederkehrenden Kosten und Verteilerschlüsseln eintragen. Auch hier wird die gewählte und gesetzte Budgetposition belastet, wenn der Objektbucheintrag erstellt wurde.

Import per csv-Datei
Budgets müssen nicht manuell angelegt werden! Das Tolle: Budgets mit Budgetwerten und Gültigkeiten, die Sie ggf. in einem Vorsystem/Drittsystem pflegen, lassen sich auch ganz einfach aus einer csv-Datei nach Asset.Desk importieren.

Sie müssen das Modul „Budgetkontrolle“ in den Einstellungen aktivieren und zur Nutzung eine separate Lizenz erwerben. Fragen Sie einfach unseren Vertrieb!