Mit der neuen Version 8.10.9 von Asset.Desk führen wir das Modul „Budgetkontrolle“ ein. Mit dem leistungsstarken neuen Modul lassen sich alle Aufwendungen und Kosten, die in Asset.Desk an beliebiger Stelle auflaufen, über vorgegebene Budgets kontrollieren. Dazu gehören die Aufwendungen für Bestellpositionen im Einkauf, die Zahlungen bei Verträgen, wiederkehrende Kosten und sämtliche Kosteneinträge in den Objektbüchern von Geräten, Mobiliar, Serviceobjekten und Lizenzen.

Sie definieren zunächst ihre Budgets mit Investitionsnummern, Buchungskreis, Kostenstelle, Budgetwerten und Gültigkeitszeiträumen.

Im Einkauf können Sie bei Erfassung einer Bestellposition ein Budget zuordnen und somit das Budget in Höhe des Bestellwerts reservieren. Bei Liefereingang werden die Budgets in Höhe des Lieferwertes sodann belastet. Wird ein Budget überschritten, so erhält der Anwender einen Hinweis.

Im Vertragsmanagement lässt sich ein Budget einem Zahlungsplan zuordnen. Sämtliche Zahlungen werden sodann zu dem jeweiligen Budget ausgewiesen. Sie sind immer darüber informiert, ob das Budget noch ausreicht bzw. wo ein Budget vielleicht schon ausgeschöpft ist.

Jedem Mitarbeiter und jedem Objekt können Sie mit diesem Modul ein Standard-Budget zuordnen, einzeln oder auch en bloc. Bei der Neuanlage eines Objektbucheintrags wird das Standard-Budget vorgeschlagen. Sie entscheiden, welches Budget letztlich verwendet wird. Durch Speichern des Objektbucheintrags wird das zugeordnete Budget belastet.

Auf ähnliche Weise lassen sich Budgets auch bei wiederkehrenden Kosten und Verteilerschlüsseln eintragen. Auch hier wird das gewählte Budget belastet, wenn der Objektbucheintrag erstellt wurde.

Budgets müssen nicht manuell angelegt werden; Budgets mit Budgetwerten und Gültigkeiten, die Sie ggf. in einem Vorsystem pflegen, lassen sich auch aus einer csv-Datei importieren.

Mit der neuen Budgetauswertung sind Sie immer informiert, wie weit Ihre Budgets reserviert und verbraucht sind und wieviel Budget noch übrig ist. Sie sehen den Stand des prozentualen Verbrauchs eines Budgets grafisch direkt in einer Balkendarstellung. Pro Budgetzeile erhalten Sie alle Details, welche Aufwendungen im Einkauf,  welche Zahlungen im Vertragsmanagement oder welche Kosteneinträge in den Objektbüchern zum Verbrauch des Budgets beitragen. So bleiben Sie Herr über die Kostensituation im definierten Zeitraum und können immer rechtzeitig reagieren.

Kaufmännische Daten umfassen Anschaffungs- und Finanzdaten, Garantie, Leasing, AfA sowie Buchhaltungs- und
Verrechnungsdaten. Daneben lassen sich Artikel- und Partnerdaten (Lieferanten und Kunden) zentral und entsprechend dem gewünschten Informationsgehalt pflegen, die für Beschaffung und Verkauf wesentlich sind. Hierzu zählen im Detail Informationen im Bereich der Artikelstammdaten, wie beispielsweise Artikelgruppen, Mindest- und Sollbestände sowie Lieferantenkennzahlen zu den entsprechenden Kontaktpersonen oder den vorgeschriebenen Zahlungsbedingungen.

Überblick über alle kommerziellen Daten sämtlicher Assets

Mit dem Modul kommerzielle Daten erhalten Sie eine kaufmännische Übersicht über Ihre IT-Werte – ob gekauft, gemietet, geleast oder bereits abgeschrieben und entsorgt. So behalten Sie zu jeder Zeit den Überblick über die „Total Costs of Ownership (TCO)“ Ihres ITBestandes. Die Identifikation Ihrer Assets im Betrieb erfolgt über:

• Inventar- und Anlagennummer (inkl. Etikettendruck)
• Lieferschein- und Rechnungsnummer
• Lieferanteninformationen
• Finanzierungsarten

Durch zahlreiche Standardberichte und individuelle Auswertungen bis hin zu einer umfassenden Kostenanalyse sorgen Sie für
Transparenz innerhalb Ihres Unternehmens. Kauf- und Leasinggeräte lassen sich z. B. nach Restwert oder Leasingablauf auswerten.

Kaufmännische Daten umfassen Anschaffungs- und Finanzdaten, Garantie, Leasing, AfA sowie Buchhaltungs- und
Verrechnungsdaten. Daneben lassen sich Artikel- und Partnerdaten (Lieferanten und Kunden) zentral und entsprechend dem gewünschten Informationsgehalt pflegen, die für Beschaffung und Verkauf wesentlich sind. Hierzu zählen im Detail Informationen im Bereich der Artikelstammdaten, wie beispielsweise Artikelgruppen, Mindest- und Sollbestände sowie Lieferantenkennzahlen zu den entsprechenden Kontaktpersonen oder den vorgeschriebenen Zahlungsbedingungen.

Überblick über alle kommerziellen Daten sämtlicher Assets

Mit dem Modul kommerzielle Daten erhalten Sie eine kaufmännische Übersicht über Ihre IT-Werte – ob gekauft, gemietet, geleast oder bereits abgeschrieben und entsorgt. So behalten Sie zu jeder Zeit den Überblick über die „Total Costs of Ownership (TCO)“ Ihres ITBestandes. Die Identifikation Ihrer Assets im Betrieb erfolgt über:

• Inventar- und Anlagennummer (inkl. Etikettendruck)
• Lieferschein- und Rechnungsnummer
• Lieferanteninformationen
• Finanzierungsarten

Durch zahlreiche Standardberichte und individuelle Auswertungen bis hin zu einer umfassenden Kostenanalyse sorgen Sie für
Transparenz innerhalb Ihres Unternehmens. Kauf- und Leasinggeräte lassen sich z. B. nach Restwert oder Leasingablauf auswerten.

Kaufmännische Daten umfassen Anschaffungs- und Finanzdaten, Garantie, Leasing, AfA sowie Buchhaltungs- und
Verrechnungsdaten. Daneben lassen sich Artikel- und Partnerdaten (Lieferanten und Kunden) zentral und entsprechend dem gewünschten Informationsgehalt pflegen, die für Beschaffung und Verkauf wesentlich sind. Hierzu zählen im Detail Informationen im Bereich der Artikelstammdaten, wie beispielsweise Artikelgruppen, Mindest- und Sollbestände sowie Lieferantenkennzahlen zu den entsprechenden Kontaktpersonen oder den vorgeschriebenen Zahlungsbedingungen.

Überblick über alle kommerziellen Daten sämtlicher Assets

Mit dem Modul kommerzielle Daten erhalten Sie eine kaufmännische Übersicht über Ihre IT-Werte – ob gekauft, gemietet, geleast oder bereits abgeschrieben und entsorgt. So behalten Sie zu jeder Zeit den Überblick über die „Total Costs of Ownership (TCO)“ Ihres ITBestandes. Die Identifikation Ihrer Assets im Betrieb erfolgt über:

• Inventar- und Anlagennummer (inkl. Etikettendruck)
• Lieferschein- und Rechnungsnummer
• Lieferanteninformationen
• Finanzierungsarten

Durch zahlreiche Standardberichte und individuelle Auswertungen bis hin zu einer umfassenden Kostenanalyse sorgen Sie für
Transparenz innerhalb Ihres Unternehmens. Kauf- und Leasinggeräte lassen sich z. B. nach Restwert oder Leasingablauf auswerten.

Inventaretiketten zur Identifikation sämtlicher Assets

Die Inventarnummer ist der eindeutige Identifikator im Asset Management und ist durch individuelle Nummerngeber in Asset.Desk flexibel definierbar. So lassen sich z.B. Nummernkreise pro Objekttyp festlegen und Präfixe sowie Postfixe ergänzen. Durch die Druckfunktion von Inventaretiketten vereinfachen Sie die Inventur und unterstützen durch eindeutige Kennzeichnung Ihrer Assets weitere Prozesse, wie z.B. den Helpdesk oder das Facility-Management. Bei der Inventur mit mobilem Endgerät wird neben dem 2D-Scan über Barcodes auch der Radiofrequenz-Scan (RFID) unterstützt. Genauere Informationen finden Sie im Bereich Mobile.

Analyse aller anfallenden Kosten

Die Funktion “Objektbuch” erlaubt es Ihnen, am einzelnen Gerät, an einer Softwarelizenz, an einem Möbelstück oder an einem Mitarbeiter Kosteneinträge zu erfassen und über anfallende Kosten Buch zu führen. So können Sie verursachungsgerecht Reparatur-, Service- und andere Kosten eines Assets oder einer Person zuordnen und kostenstellenbezogen auswerten. Auch die Umlage von z.B. Softwarelizenzkosten ist mit dem ITAsset Management kein Problem. Grafische und tabellarische Auswertungen bei der Kostenanalyse geben Auskunft über die Kostenverteilung im Unternehmen. Sämtliche Kosten lassen sich verursachungsgerecht nachvollziehen. So sehen Sie zum Beispiel auf einen Blick, welche Abteilung im vergangenen Quartal die meisten Helpdesk-Kosten herbeigeführt hat oder welchen Anteil die Wartungskosten an den Gesamtkosten haben.
Alle Berichte und Kostenanalysen können exportiert und direkt ausgedruckt werden. So schaffen Sie die Grundlage für eine detailgenaue Leistungsverrechnung an Kostenstellen und Buchungskreise (Mandanten).