HEINZELMANN Service.Desk
Digitale Transformation durch
effizientes Workflow Management

In Zeiten der Globalisierung und zunehmender Vernetzung, behindern manuelle Arbeitsabläufe die Entwicklung von Unternehmen, indem sie Störungen begünstigen, häufig Fehlerquellen darstellen und Prozesse verlangsamen. Die Abhängigkeit vom Know-how bestimmter Mitarbeiter und die damit einhergehende, fehlende Transparenz der Geschäftsprozesse wird zu einem immer größer werdenden Problem. Stellen Sie sich vor, ein solcher Mitarbeiter kündigt kurzfristig seinen Job, ohne ein vollumfängliches Übergabeprotokoll anzufertigen, was heißt das für Ihr Unternehmen?

Lassen Sie es nicht so weit kommen!
Digitalisieren und Verbessern Sie Ihre Prozesse mit der Einführung IT-gestützter Workflows, wie mit dem HEINZELMANN Service.Desk Workflow Modul.

SERVICE-MANAGEMENT:
Erfolgreiche Automatisierung!

Für mehr Effizienz, höhere Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und wirtschaftliche Nachhaltigkeit.

Was versteht man unter „Workflow-Management“?  

Geschäftsprozesse sind Tätigkeiten, die den Arbeitsalltag bestimmen. Sie beschreiben, welche Einzeltätigkeiten es benötigt, um ein geschäftliches Ziel zu erreichen. Workflows hingegen stellen die technische Umsetzung dieser Schritte dar. Workflows haben einen Auslöser, bestehen aus mehreren Arbeitsschritten, die immer nach demselben Schema, nacheinander oder parallel zueinander ablaufen und haben ein definiertes Ende. Innerhalb eines Workflows werden verschiedenen Rollen Aktivitäten zugeordnet, jeder erhält dadurch seine Aufgabe. Zusätzlich stellen sie Informationen, Werkzeuge und Dokumente zur Verfügung, um einen Geschäftsprozess erfolgreich abschließen zu können.  
Viele Unternehmen halten noch immer an manuellen Workflows fest. Ein Dokument wird z.B. per E-Mail an eine zweite Person geschickt, die nach dem Ausfüllen das Dokument an eine Dritte weiterleitet.  
Nutzt man zum Abbilden eines solchen Prozesses eine Software, können wertvolle Ergebnisse für das Unternehmen erzielt werden.  

Zusammengefasst beschreibt ein Workflow also, wann, wie und wer mit welchen technischen Hilfsmitteln den zugrunde liegenden Geschäftsprozess ausführt.

Verbessern Sie Ihre Geschäftsprozesse durch die Digitalisierung Ihrer Workflows!

Mit der Einführung eines solchen Workflow-Management-Systems können bereits bestehende Prozesse im Unternehmen beschleunigt werden und das Fehlerpotenzial auf ein Minimum reduziert werden. Steigern Sie nicht nur die Produktivität Ihrer Mitarbeiter, sondern auch deren Effizienz und Kreativität. Investieren Sie in ein System, wie den HEINZELMANN, so investieren Sie gleichzeitig in die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Und Sie wissen am besten: Ihre Mitarbeiter sind Ihr größtes Kapital!  

Sie fragen sich, wie das funktioniert? 

Die Digitalisierung Ihrer Prozesse sorgt dafür, dass mehr Zeit frei wird, die vorher in administrative Tätigkeiten oder zusätzlichen Kommunikationsaufwand geflossen sind. Zusätzlich schafft sie Transparenz. Der Workflow-Owner beispielsweise hat den Vorteil, dass er jederzeit handlungsfähig bleibt. Er weiß, welche Schritte, an welcher Stelle in Bearbeitung sind und welche sich verzögern. Außerdem werden Arbeitsschritte für berechtigte Personen visualisiert und ersetzen somit altbewährte To-do-Listen. 

Fällen Sie Entscheidungen schneller, setzen Sie Maßnahmen zügiger um und verringern Sie mit dem Workflow Modul Durchgangs- und Liegezeiten. Ein neuer Teilprozess wird nämlich nur dann gestartet, wenn die Startbedingungen dafür erfüllt sind, also wenn ein bestimmter Zeitpunkt erreicht ist oder der Schritt vorher abgeschlossen wurde. Und davon profitiert nicht nur Ihre IT-Abteilung, ein effizientes Workflow-Management kann abteilungsübergreifend eingesetzt werden. 

Services aus Fachbereichen wie Facility Management, HR, Customer Care etc. lassen sich ebenso digitalisieren wie IT-Prozesse.

Wie rechnen sich Workflows?  

Analysieren Sie den Ist-Zustand, damit Sie herausfinden können, wie sich die Automatisierung Ihrer Prozesse rechnet. Fragen Sie sich, wie hoch der Aufwand ist, den die Prozesse aktuell verursachen! Sind alle Schritte des Geschäftsprozesses bekannt?  

Ein Beispiel aus dem Alltag:  

Ihre HR-Abteilung möchte einen neuen Mitarbeiter einstellen. Bevor sein erster Arbeitstag beginnt, müssen verschiedene Prozesse durchlaufen werden. Es müssen eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse angelegt, Visitenkarten bestellt und der Arbeitsplatz eingerichtet werden. An diesen Prozessen sind mehrere Abteilungen beteiligt, es fallen Arbeitskosten als auch Personalkosten an. Haben Sie einen Überblick über diese Zahlen, können Sie kalkulieren, was eine Digitalisierung dieses Prozesses bewirken kann.  

Unternehmen, die die Workflow-Automatisierung im Blick haben, sind bestens gerüstet für Ihre digitale Transformation und für die Zukunft.

       

   VORTEILE:

  • Sicherstellung und Optimierung der Arbeitsabläufe
  • Erhöhung der Produktivität, Effizienz und Transparenz wiederkehrender und ITIL-konforme Prozesse
  • Geringerer Kommunikationsaufwand
  • Sicherstellung einer korrekten Verteilung der Aufgaben und Informationen
  • Reduzierung von Durchgangs- und Liegezeiten
  • Aufdeckung interner Defizite sowie Reduzierung von Fehlern
  • Schnellerer Zugang zu Informationen und Dokumenten
  • Vereinfachung des Monitorings der Abläufe
  • Schnelleres Treffen von Entscheidungen und Maßnahmen
  • Flexible Anpassung der Arbeitsprozesse und Mitarbeiterorganisation
  • Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Bewertung der Abläufe der Workflows sowie gezielter Einbezug notwendiger Prozessänderungen durch Reports
  • Erhöhung der wirtschaftlichen Nachhaltigkeit

       

   BEISPIELE:

  • Neue Mitarbeiter schnellstmöglich und zielgenau ausstatten
  • Neue Anwendungen in der Hälfte der Zeit und mit geringeren Kosten auf den Markt bringen
  • Innovationstempo steigern
  • IT-Servicepersonal für höherwertige Aufgaben einsetzen

     

  • Generell können alle standardisierten Aufgaben relativ leicht und problemlos automatisiert werden:
    Urlaubsanträge genehmigen, Meldepflichten bei Datenpannen, Dokumente freigeben, Abrechnungen genehmigen, Kundenkonten eröffnen, Versicherungsfälle bearbeiten, Produktbestellung bearbeiten, Rechnung erstellen, Follow-up für Kunden und Geschäftskontakte usw.

HEINZELMANN WORKFLOW macht wiederkehrende und ITIL-konforme Prozesse transparent und langfristig effizient. Durch die Ermittlung des “kritischen Pfads“ haben Sie jederzeit die Kontrolle über die mögliche Einhaltung der Endtermine. Sie erkennen schnell, wenn sich unvorhergesehene Störungen ergeben, können entsprechend reagieren und haben jederzeit den Überblick, ob Änderungen sich auf das Fälligkeitsdatum auswirken.

 

MIT DEM HEINZELMANN DAS PROZESSMANAGEMENT AUTOMATISIEREN!

Es wurde eine neue Mitarbeiterin in Ihrer Verwaltung eingestellt. Sie benötigt nicht nur einen ausgestatteten Arbeitsplatz, sie braucht Zugang zu unterschiedlichster Software, vielleicht einen Mitarbeiterausweis oder mehrere Schlüssel. Im Idealfall gibt es hierfür einen Workflow aus sich bedingenden Ticketfolgen, der jederzeit auf Berücksichtigung des „kritischen Pfads” und Einhaltung der Endtermine hin überprüft werden kann. Rollen, die am Workflow ‚Neuer Mitarbeiter‘ beteiligt sind, werden auf den Punkt genau informiert, wenn ihr Part im Gesamtprozess zu erledigen ist. So werden immer alle Beteiligten dabei zur richtigen Zeit automatisch informiert, wenn Sie ihren Part im Gesamtprozess durchführen sollen.

Das Tolle, hierzu gibt es auch Reports! Diese helfen, den Ablauf der Workflows zu bewerten und notwendige Änderungen in den aktuellen Prozess mit einzubeziehen. Denn nur durch den Aufbau des nötigen Prozessverständnisses können umständliche Arbeitsschritte optimiert und einfachere für das nächste Mal implementiert werden.

Und so funktioniert’s:

  • Mit dem Initialticket starten Sie einen Workflow, z.B. die Bereitstellung eines Arbeitsplatzes für einen neuen Mitarbeiter
  • Automatisch werden nun Tickets mit vordefinierten Fälligkeiten und Folgen an die betroffenen Gruppen und Mitarbeiter adressiert z.B. PC und/oder Telefon bestellen, Arbeitsplatz vorbereiten, Account anlegen, Telefonnummer vergeben, Visitenkarten bestellen, …
  • Je nach Abschluss der vorherigen Aufgaben oder über die Zeitkomponente erfolgt automatisch die Benachrichtigung über die nächste notwendige Aktivität an die entsprechende Gruppe z.B. “E-Mail-Konto einrichten” an die IT-Administration oder “Visitenkarten drucken” an das Marketing
  • Der Initiator des Workflows bleibt immer auf dem Laufenden und kann die Einhaltung der Zeitfenster und den “kritischen Pfad” überwachen
  • Jederzeit kann der Prozessverantwortliche reagieren und den Prozess ggf. anpassen. Bei jeder Veränderung werden alle Anfangs- und Endzeiten neu kalkuliert

Elemente eines Workflows:

  • jeder Workflow hat einen Auslöser und einen Abschluss
  • er besteht aus mehreren Arbeitsschritten (Tätigkeiten, Aktionen, Aktivitäten), die sequenziell und/oder parallel ablaufen
  • er läuft immer wieder nach dem gleichen oder nach einem ähnlichen Schema ab
  • er besitzt einen definierten Zustand, wenn eine Aktivität erfolgreich beendet oder abgebrochen wird
  • der Workflow ordnet Aktivitäten verschiedenen Rollen (=Beteiligten) zu, die entweder durch eine Person oder durch das System repräsentiert werden
  • dabei stellt der Workflow Informationen, Werkzeuge und Dokumente zur Verfügung, die den Rollen dabei nutzen, um die Aktivitäten zu realisieren und durchzuführen.

 

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