Modul
Einkauf

Mit Asset.Desk und dem Modul „Einkauf“ steht Ihnen ein ganzheitliches Angebots-, Bestell- und Reklamationswesen für IT-Assets und Mobiliar zur Verfügung. Vervollständigen Sie den Lebenszyklus Ihrer Assets, indem Sie diese von Beginn an durch Asset-Desk verwalten.

Basis bildet das Stammdatenmanagement. Dort verwalten Sie Artikel-, Lieferanten- und Standortinformationen zentral und entsprechend Ihres gewünschtem Informationsgehalts.

Asset.Desk inklusive vollumfänglichem Bestellwesen

Beginnend mit der Angebotsanfrage, die Sie lieferantenabhängig und unverbindlich erstellen können, setzt sich der rote Faden durch den IT-Einkauf von Asset.Desk fort. Sie erstellen Lieferantenbestellungen einzeln oder vorgangsbezogen. Entsprechend Ihrer Infrastruktur können Sie die Bestellungen per E-Mail, Fax oder Post versenden.

Die Bestellpositionen werden basierend auf dem eingangs erwähnten Stammdatenmanagement erfasst, aus dem auch die jeweils hinterlegte Artikelnummer beim Lieferanten sowie die Listenpreise und Verpackungseinheiten gezogen und in die Bestellung übernommen werden. Alternativ lassen sich auch Freitextpositionen ergänzen.

Sie bestätigen den Eingang Ihrer Waren durch die Buchung des Liefereingangs aus der gelieferten Position. Dadurch kann direkt die entsprechende Anzahl Assets im System erzeugt werden, also z. B. die Anzahl bestellter PCs oder die Anzahl der georderten Lizenzen. Sollte es wider Erwarten zu einer fehlerhaften Lieferung kommen, so können Sie zu der Bestellung Reklamationen anlegen und nachverfolgen.

Alle erzeugten Dokumente werden vorgangsbezogen als PDF in einer Verzeichnisstruktur abgelegt.

Ausschreibungen an mehrere Lieferanten

Im Einkauf lassen sich Ausschreibungen abbilden: Angebote können aus einem Formular z.B. bei mehreren Lieferanten gleichzeitig angefragt werden.
Auf Knopfdruck lassen sich sodann die Angebotsanfragen für die verschiedenen Lieferanten drucken und / oder per E-Mail direkt versenden. Das Angebot jenes Lieferanten, der den Zuschlag erhält, kann anschließend in die Bestellung übernommen werden. Das System übernimmt die korrekten Artikelnummern und Preise des ausgewählten Lieferanten. Die Preisanfragen im Einkauf werden damit optimiert und beschleunigt.

        

komXwork Schnittstelle

Asset.Desk bietet als optionales Zusatzmodul eine bidirektionale Schnittstelle zu komXwork.

komXwork ist eine effiziente Dokumentenmanagement-Software für moderne Verwaltungen. komXwork sorgt für zusätzliche Transparenz und Struktur in den operativen Prozessen und dient der elektronischen Zusammenführung, Archivierung und Verwaltung von Dokumenten.

Mit der Anbindung an komXwork können Sie alle Ihre elektronischen Dokumente, die Sie in Asset.Desk erzeugen und zuordnen, zentral in komXwork speichern und verwalten. Dokumente sind z.B. Ihre im pdf-Format gespeicherten Angebotsanfragen, Bestellungen und Lieferscheine oder aber auch E-Mails, Briefe, Notizen, Bilder oder beliebige andere Dateien. Damit nutzen Sie die Vorteile, die sich ergeben, wenn Sie Ihre Dokumente in einem strukturierten Ablagesystem erfassen und zusammenführen.

Das Management von Dokumenten in komXwork bietet einen echten Mehrwert und Zusatznutzen zu den operativen Inventarisierungs- und Managementprozessen in Asset.Desk.

Zusammen ermöglichen die beiden Bausteine Konfigurationsmanagement und Einkauf die Betrachtung des vollständigen Lifecycles im Bereich des Konfigurationsmanagements.

Haben Sie Interesse am Lifecycle Management mit Asset.Desk und dem dazugehörigen Modul?
Setzen Sie sich mit unseren IT- und Asset-Management Spezialisten in Verbindung:

Kontaktieren Sie hierzu einfach unseren Vertrieb, wir erstellen Ihnen ein unverbindliches Angebot. Oder möchten Sie Asset.Desk vorab bereits kostenlos testen, oder eine Online-Präsentation? Kein Problem!

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