RESERVA

ANWENDUNGSBEISPIEL

Dürfen wir Ihnen vorstellen…?

Bob ist Assistent der ­Geschäftsleitung in einem mittelständischen Unternehmen.
Seine Aufgabe ist die Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft.
Er koordiniert Termine und sorgt dafür, dass Meetings stressfrei und ohne Komplikationen ablaufen können.

Zu seinem Arbeitsalltag gehört oftmals die kurzfristige Planung von Business-Terminen.
Heute Morgen hat seine Chefin ihm den Auftrag erteilt, ein Meeting für den morgigen Tag auf die Beine zu stellen. Insgesamt werden drei Kollegen und fünf neue Geschäftspartner an diesem Event teilnehmen. Seine Chefin gibt ihm eine Liste der Gegenstände, die unbedingt für das Business-Meeting benötigt werden.

  • Ein Raum (mind. 8 Personen)
  • Bestuhlung (mind. 8 Personen)
  • Vier Networking-Tische
  • Ein Laptop
  • Ein Beamer
  • Zwei Flipcharts
  • Ein Mikrofon
  • Eine Kamera

Um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft und seine Chefin mit ihm zufrieden ist, hat auch Bob eine Assistentin:
Reserva – Das Reservierungsportal

Zugriff auf das Portal

Reserva ist eine Web-Anwendung und lässt sich ganz leicht über jeden gängigen Browser öffnen. Bob ist deshalb nicht an seinen Arbeitsplatz und seinen PC gebunden, er kann sich auch einfach über sein Dienst-Smartphone oder seinen Laptop einloggen.

Log In

Im Arbeitsalltag muss Bob unzählige Passwörter verwalten. Mit Reserva ist das nicht nötig. Bob kann sich einfach mit seinem Windows-Passwort im Reservierungsportal anmelden.

Zeitraum wählen und Raum buchen

Als Erstes sucht sich Bob einen passenden Raum aus.
Er legt den Zeitraum fest, für den er ihn benötigt: Morgen, 14:00 – 16:00 Uhr.
Der Raum muss für mindestens acht Personen ausgelegt sein. Reserva bietet eine Schnittstelle zu dem Inventarprogramm des Unternehmens (z. B. Asset.Desk). Als Reserva eingerichtet wurde, konnte festgelegt werden, welche Informationen zu den einzelnen Räumen und Objekten aus einer Inventardatenbank nach Reserva übertragen werden sollen, zum Beispiel die maximale Anzahl an Personen im Raum. Bob kann also ganz einfach per Suchleiste nach Konferenzräumen mit 8 Personen suchen.

Plötzlich stößt er auf ein Problem: Für den ausgewählten Zeitraum steht kein geeigneter Raum zur Verfügung. Was jetzt?
Reserva ist mit intelligentem Zeitmanagement ausgestattet und zeigt an, dass ab 14:30 Uhr ein geeigneter Raum frei wird. Bob zieht die geplante Werksbesichtigung auf 13:30 Uhr vor und reserviert den Raum eine Stunde später.

Passendes Inventar reservieren

Standardmäßig ist der reservierte Raum mit zwei Tischen und jeweils zwei Stühlen ausgestattet, auch das kann Bob den Raum-Informationen entnehmen. Zusätzlich benötigt er also noch zwei Tische und vier Stühle.
Neben Räumen kann Bob Inventar und Objekte aller Art reservieren und ausleihen. Damit beim Meeting alle Stühle und Tische einheitlich sind, entnimmt Bob die Modellbezeichnung der Stühle und Tische der Rauminformation und kopiert sie direkt in die Suchleiste. Auch diese Informationen kann Reserva aus Asset.Desk ziehen, vorausgesetzt die Administratoren legen dies fest. Bob muss nur noch die Anzahl der benötigten Tische und Stühle angeben und diese in den Warenkorb legen.

Arbeitsmaterial ausleihen

Bob benötigt noch: Einen Laptop, einen Beamer, eine Kamera, ein Mikrofon und zwei Flipcharts.
Seine Chefin hat nicht explizit festgelegt, welche technischen Eigenschaften die Devices haben müssen. Bob ist also flexibel. Nacheinander gibt er “Laptop”, “Beamer” und die anderen Geräte in die Suchleiste ein, er öffnet diesmal die Kalenderansicht des Reservierungsportals und wählt den gewünschten Zeitraum aus. Alle Geräte, die zum gewünschten Zeitpunkt unter diesen Stichwörtern verfügbar sind, werden mit ihren technischen Informationen aufgelistet. Er wählt die Passenden aus und fügt sie dem Warenkorb hinzu.
Auch für die Flipcharts gibt er das Stichwort in die Suchleiste ein, wählt zwei Exemplare aus und legt auch diese in den Warenkorb.

Double Check: Better safe than sorry

Bob ist ein gewissenhafter Mitarbeiter, sein Job beinhaltet Genauigkeit.
Damit auch dieses Meeting reibungslos vonstattengeht, kontrolliert er noch einmal, welche Räume, welches Inventar und welche Objekte sich nun im Warenkorb befinden und ob er alles bedacht hat. Der Warenkorb bietet einen vollständigen Überblick.
Kontrolliert und korrekt. Der Warenkorb kann abgesendet und die Reservierung eingetragen werden.

Der Tag des Meetings

Um noch aufzubauen, die Technik anzuschließen, Snacks und Getränke sowie Werbegeschenke zu verteilen, reserviert Bob einen Raum prinzipiell eine halbe Stunde vor Beginn des Meetings.
Dank der Voreinstellungen in Reserva muss er sich aber nicht mehr darum kümmern, dass der Raum sauber gemacht wird. Die Administratoren haben festgelegt, dass jedes Objekt und jeder Raum bereits eine halbe Stunde vor dem Termin zur Verfügung stehen, um Reinigungsarbeiten oder kleine Reparaturen auszuführen. In dieser Rüstzeit können Nutzer das Objekt nicht ausleihen und den Raum nicht reservieren, merken selbst aber gar nichts davon.

Jetzt kann Bob durchatmen und einen Kaffee trinken. Auch dieses kurzfristig organisierte Meeting wird dank Reserva ein voller Erfolg werden!

  • Ein Raum (mind. 8 Personen)
  • Bestuhlung (mind. 8 Personen)
  • Vier Networking-Tische
  • Ein Laptop
  • Ein Beamer
  • Zwei Flipcharts
  • Ein Mikrofon
  • Eine Kamera

Mit Reserva können Sie jederzeit ganz einfach Assets reservieren und ausleihen!
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Flexibles Reservierungsportal – Assets reservieren und Räume buchen via Self-Service-Portal

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