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Reserva

Anwendungsbeispiel

Dürfen wir Ihnen vorstellen…?

Bob ist Assistent der Geschäftsleitung in einem mittelständischen Unternehmen.
Seine Aufgabe ist die Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft.
Er koordiniert Termine und sorgt dafür, dass Meetings stressfrei und ohne Komplikationen ablaufen können.

Die Herausforderung

Zu seinem Arbeitsalltag gehört oftmals die kurzfristige Planung von Business-Terminen. Heute Morgen hat sein Vorgesetzter ihm den Auftrag erteilt, ein Meeting für den morgigen Tag zu organisieren. Insgesamt werden drei Kollegen und fünf neue Geschäftspartner teilnehmen. Sein Vorgesetzter gibt ihm eine Liste der Gegenstände, die für das Meeting benötigt werden:

  • Ein Raum (mind. 8 Personen)
  • Bestuhlung (mind. 8 Personen)
  • Vier Networking-Tische
  • Ein Laptop
  • Ein Beamer
  • Zwei Flipcharts
  • Ein Mikrofon
  • Eine Kamera

Die Lösung: Reserva – Das Reservierungsportal

Zugriff auf das Portal

Reserva ist eine Web-Anwendung, die ganz einfach über jeden gängigen Browser geöffnet werden kann. Bob ist dadurch flexibel und nicht an seinen Arbeitsplatz gebunden. Er kann sich über sein Dienst-Smartphone oder seinen Laptop einloggen.

Log In

Im Arbeitsalltag muss Bob unzählige Passwörter verwalten. Mit Reserva ist das nicht nötig. Er kann sich bequem mit seinem Windows-Passwort anmelden.

Zeitraum wählen und Raum buchen

Bob legt den Zeitraum für das Meeting fest: Morgen, 14:00 – 16:00 Uhr. Der Raum muss für mindestens acht Personen ausgelegt sein. Über die Suchleiste gibt Bob „Konferenzraum 8 Personen“ ein. Reserva greift auf Daten aus dem Inventarprogramm des Unternehmens (z. B. Asset.Desk) zurück, um verfügbare Räume anzuzeigen.

Was tun, wenn kein Raum verfügbar ist?

Reserva bietet intelligentes Zeitmanagement und zeigt an, dass ab 14:30 Uhr ein geeigneter Raum frei wird. Bob passt den Ablaufplan des Meetings an und verschiebt die Werksbesichtigung auf 13:30 Uhr, um den Raum ab 14:30 Uhr zu reservieren.

Passendes Inventar reservieren

Der Raum ist standardmäßig mit zwei Tischen und zwei Stühlen ausgestattet. Für das Meeting benötigt Bob jedoch zusätzlich:

  • Zwei Tische
  • Vier Stühle

Mit der Modellbezeichnung der vorhandenen Möbel aus den Rauminformationen kann Bob diese einfach in der Suchleiste eingeben und das zusätzliche Inventar in den Warenkorb legen.

Arbeitsmaterial ausleihen

Bob benötigt außerdem:

  • Einen Laptop
  • Einen Beamer
  • Eine Kamera
  • Ein Mikrofon
  • Zwei Flipcharts

Für jedes Gerät gibt Bob die gewünschte Kategorie in die Suchleiste ein und wählt aus der Kalenderansicht die passenden, verfügbaren Objekte aus. Alle technischen Informationen werden angezeigt, sodass er die richtigen Geräte auswählen kann.

Double Check: Better safe than sorry

Bob überprüft vor Abschluss der Reservierung noch einmal den Warenkorb. Dieser zeigt eine vollständige Übersicht aller gebuchten Räume, Möbel und Geräte. Alles ist korrekt – die Reservierung kann abgesendet werden.

Am Tag des Meetings

Bob reserviert den Raum eine halbe Stunde früher, um alles aufzubauen und vorzubereiten. Dank der Voreinstellungen in Reserva ist der Raum rechtzeitig verfügbar, gereinigt und einsatzbereit.

Fazit

Mit Reserva läuft alles reibungslos: Bob kann durchatmen und sich auf das Meeting konzentrieren. Auch kurzfristige Anforderungen lassen sich effizient umsetzen – ein voller Erfolg!