Intuitives Reservierungsportal
Reserva

Assets ausleihen und Räume buchen via Self-Service-Portal

Reserva ist das intuitive Reservierungsportal für Businesszwecke. Mit Reserva können Mitarbeiter im Betrieb oder auch externe Kunden Gegenstände/Ressourcen, die im Unternehmen zur Ausleihe zur Verfügung stehen, selbstständig reservieren und anschließend ausleihen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich dabei um Laptops, Beamer, Flipcharts, Kameras oder Autos handelt. Auch Räume lassen sich mit Reserva reservieren.

Nutzerfreundlich,
sicher und branchenunabhängig

Reserva ist ein webbasiertes Reservierungssystem/Ausleihsystem. Es ist intuitiv und hat eine nutzerfreundliche Oberfläche.
Dabei ist Reserva ein Portal für Jedermann, ob mittelständisches Unternehmen, Konzern oder öffentliche Verwaltung.

Reservierung von jeglichem Inventar
und Räumen

Mit Reserva können jegliche Arten von Inventar, IT Assets und Non-IT Assets, sowie Ressourcen aller Art reserviert und ausgeliehen oder Räume gebucht werden. Egal, ob Sie ganz klassisch einen Beamer, ein Mikrofon oder einen Laptop für ein Business Meeting benötigen oder, etwas ausgefallener, eine Kaffeemaschine oder einen Feuerlöscher für ein Event – Reserva organisiert für Sie die Ausleihe. Darüber hinaus ist Reserva beliebig erweiterbar. So können jegliche Asset-Informationen hinzugefügt werden.

Stets den Überblick –
schnelle & flexible Nutzung

Reserva ermöglicht es Ihnen, stets den Überblick über die Reservierungen Ihrer Assets und Räume zu behalten. So verfügt die Lösung über Kalenderansichten und umfassende Berichte und bietet Listen für Übergaben und Rückgaben. So hat der Anwender umfassende Informationen über Verfügbarkeiten schnell zur Hand und der Inventarverantwortliche oder Supervisor seine Assets und Räume stets unter Kontrolle.

Spart Zeit und verschlankt Prozesse!

Mit Reserva digitalisieren Sie einen zeitaufwendigen
alltäglichen Businessprozess.

Sparen Sie Zeit – für sich und Ihre Mitarbeiter.
Schluss mit Excel-Tabellen, nervigen Telefonaten, falschen und alternativlosen Reservierungen oder zeitfressenden Genehmigungsprozessen. Von der Personalabteilung über die Entwicklung, das Sekretariat
oder den Empfang – jeder kann Reserva ohne langwierige
Einarbeitungszeiten nutzen.

Bis zu 70% Zeitersparnis!

SELBSTSTÄNDIGES RESERVIEREN/AUSLEIHEN VON RÄUMEN UND RESSOURCEN

Mitarbeiter im Betrieb oder auch externe Kunden können Ressourcen, die im Unternehmen zur Ausleihe zur Verfügung stehen, selbstständig reservieren und anschließend ausleihen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich dabei um Laptops, Beamer, Flipcharts, Kameras oder Autos handelt. Zudem lassen sich auch Räume mit Reserva reservieren.

BERÜCKSICHTIGUNG VON ZEITRESTRIKTIONEN

Reserva berücksichtigt Zeitrestriktionen wie Ihre individuellen Servicezeiten, in denen der Ausleihservice am Abholort zur Verfügung steht und Rüstzeiten, also Zeiten, in denen Geräte und Räume beispielsweise gereinigt werden. Die Mitarbeiter, die die Warenausgabe managen, sind erst ab 9:00 Uhr am Morgen im Büro? Kein Problem! Stellen Sie mit wenigen Klicks ein, dass den Benutzern die Ausleihe erst ab diesem Zeitpunkt zur Verfügung steht. Auch bei den Rüstzeiten können die Administratoren selbst entscheiden, welche Rüstzeit sie veranschlagen wollen. Im Falle einer Reservierung werden diese Zeiten dann automatisch geblockt.

INTELLIGENTES
ZEITMANAGEMENT

Reserva managt die Reservierungen auf dem Zeitstrahl intelligent und vollautomatisch. Das System berücksichtigt bei der Verplanung alle schon vorhandenen Reservierungen sowie alle Zeitrestriktionen und errechnet auf dieser Basis die besten Abhol- und Rückgabezeiten. Sollte zum Beispiel ein Beamer zur gewünschten Zeit nicht verfügbar sein, so schlägt Reserva Ihnen automatisch den nächstmöglichen Zeitslot vor. Und Sie können sicher sein: Die Zeiten sind immer korrekt.

INTERAKTIVER KALENDER

Die Suche und Ausleihe kann nicht nur aus der Liste der verfügbaren Ressourcen gestartet werden, es besteht auch die Möglichkeit, die Aktion aus einem interaktiven Kalender zu starten. In der Kalenderansicht sehen die Benutzer sofort, ob die gewünschten Geräte oder Räume für den ausgewählten Zeitraum noch verfügbar sind oder nicht.

INTEGRIERTER GENEHMIGUNGSPROZESS

Der Genehmigungsprozess ist optional integriert, sodass das Ausleihen je nach Benutzerrolle zuerst angefragt und anschließend genehmigt werden muss.
Liegt eine Genehmigung bzw. Absage vor, so erhält der Anfragesteller eine Benachrichtigung via E-Mail.

FLEXIBLES VORSCHLAGEN VON ALTERNATIVEN

Das System reagiert flexibel mit hinterlegten Alternativvorschlägen.
Ist einmal tatsächlich bei einer Anfrage einer Reservierung ein Gegenstand nicht verfügbar, z.B. aufgrund eines Defekts, kann direkt eine Alternative benannt werden.

ACTIVE DIRECTORY-ANBINDUNG

Noch ein Passwort? Nicht mit Reserva!
Durch die Anbindung an das Active Directory können sich Benutzer einfach und schnell mit ihrem Windows Logon anmelden.

WEBBASIERT
IN MODERNSTEM DESIGN

Reserva ist eine webbasierte Anwendung, mit der Sie plattformunabhängig Reservierungen erstellen können. Egal, ob über den PC, ein Tablet oder in der Mobile View des Smartphones – es muss keine separate Applikation installiert werden.

OFFENE REST-SCHNITTSTELLE ZU INVENTARPROGRAMMEN

Eine offene REST basierte Schnittstelle (API) bietet Ihnen maximale Flexibilität. Übergabe von Assets und Räumen, Abruf von Reservierungen – das API ermöglicht eine nahtlose Integration mit Drittsystemen. Asset.Desk ist über das REST API vollständig mit Reserva integriert und ist sozusagen der Benchmark der Integration.

Sie verwalten Ihr Inventar in einem externen Programm und möchten dieses Inventar zum Ausleihen freigeben?
Kein Problem, über die REST-Schnittstelle können diese Assets ganz einfach nach Reserva übernommen werden.

OUTLOOK-INTEGRATION

Termine über Termine!
Da kommt man schon mal durcheinander – Es sei denn, man hat Reserva!
Wenn Sie ein Meeting planen und dafür einen Raum buchen, so erstellt Reserva automatisch einen Outlook-Termin z.B. für den Reservierungszeitraum. Dieser Outlook-Termin wir Ihnen per Mail zugeschickt und lässt sich durch Doppelklick direkt in Ihren Outlook-Kalender übernehmen. Dort können Sie wie gewohnt weiterbearbeiten.

Sie können flexibel einstellen, ob Outlook-Termine für

  • die Abholung,
  • den Reservierungszeitraum oder
  • die Rückgabe erstellt werden.

QR-CODES MIT SELF-LINK

Stellen Sie sich vor Sie haben heute ein Meeting in Raum 204. Während des Meetings merken Sie, dass das zu besprechende Thema mehr Zeit in Anspruch nehmen wird als Sie dachten. Der Raum ist aber nur für eine Stunde gebucht – Mit Reserva finden Sie schnell heraus, ob der Raum nach Ihrem Termin bereits für anderen Kollegen reserviert wurde oder ob Sie überziehen und die Diskussion zu Ende führen können!
Rechts oben auf jeder Detailseite eines Objekts oder Raums finden Sie einen QR-Code mit einem Self-Link zur jeweiligen Seite. Diesen QR-Code können Sie speichern, drucken und auf das jeweilige Inventar oder im jeweiligen Raum anbringen. Wenn Sie vor Ort den angebrachten QR-Code mit dem Smartphone scannen, erscheint direkt die Detailseite des Inventars bzw. Raums im Browser. Dort können Sie die Belegung einsehen und im gleichen Zuge eine Reservierung starten.

ANWENDUNGSBEISPIEL

Das ist Bob:

Bob ist Assistent der ­Geschäftsleitung in einem mittelständischen Unternehmen.
Seine Aufgabe ist die Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft.
Er koordiniert Termine und sorgt dafür, dass Meetings stressfrei und ohne Komplikationen ablaufen können.

Zu seinem Arbeitsalltag gehört oftmals die kurzfristige Planung von Business-Terminen.
Heute Morgen hat seine Chefin ihm den Auftrag gegeben, ein Meeting für den morgigen Tag auf die Beine zu stellen. Insgesamt werden drei Kollegen und fünf neue Geschäftspartner an diesem Event teilnehmen. Seine Chefin gibt ihm eine Liste der Gegenstände, die unbedingt für das ­Business-Meeting benötigt werden.

Wie Bob mithilfe von Reserva dieses Meeting organisiert, können Sie in seiner User Story nachlesen.

Integrationsbenchmark: Asset.Desk

Reserva kann mit jeder beliebigen Inventardatenbank verbunden werden,
aber am besten funktioniert’s mit Asset.Desk!

End-to-End Prozess mit Asset.Desk

Füttern Sie Reserva mit den Daten aus Asset.Desk.
In Asset.Desk können Sie in einem eigenen Reiter und in der gewohnten Umgebung Ihre für die Ausleihe verfügbaren Assets und Räume organisieren. Wählen Sie aus einer Liste, welche Assets und Räume Sie für Reserva freigeben wollen. Legen Sie in Asset.Desk fest, welche Daten Sie in Reserva zu den Objekten angezeigt haben möchten: Hersteller, Typ, Modell, Ablaufdatum, Höhe, Kaufpreis oder vielleicht die Anschlüsse und Auflösung des Beamers? Alles kein Problem!

Das Tolle daran: Wie gewohnt können Sie bei der Ausgabe/Abholung für die genehmigten Reservierungen in Asset.Desk die Übergaben und Rückgaben durchführen. Berichte geben immer sofort einen Überblick, welcher Mitarbeiter sich welches Asset ausgeliehen hat. Darüber hinaus können Sie auch externe Mitarbeiter, welche Sie ansonsten nicht in der Asset.Desk Baumstruktur angelegt haben, in Asset.Desk pflegen. Dabei kommunizieren Asset.Desk und Reserva ausschließlich über die REST API.

Kurz erklärt: In Asset.Desk können Sie Einstellungen vornehmen, Eigenschaften festlegen, Assets und Räume freigeben und stets den vollständigen Überblick erlangen. In Reserva selbst läuft dann der eigentliche Reservierungprozess.

In der oberen Screenshotleiste finden Sie ein paar Beispiele aus Asset.Desk.
Klicken Sie sich doch mal durch!

Flexibles Reservierungsportal – Assets reservieren und Räume buchen via Self-Service-Portal
Haben Sie Interesse an Reserva?

Start typing and press Enter to search