Drei Städte ein IT-Asset-Management

Mit Asset.Desk inventarisiert die Kommunalbit
die gesamte Hard- und Software dreier Städte
Erlangen – Fürth – Schwabach

Gegründet

2010

Kommunaler Betrieb für Informationstechnik (AöR)
Branche: IT-Dienstleistung
Mitarbeiter: 80
Anwender: > 5.000
Fürth, Deutschland
Webseite

Suche nach einer umfassenden IT-Asset-Management-Lösung zur Vereinfachung des Beschaffungsprozesses, dem Softwarelizenzmanagement und der mobilen Inventur für alle angeschlossenen Gebietskörperschaften (insbesondere die Städte Erlangen, Fürth und Schwabach)

Ziele

Vereinheitlichung des IT-Managements aller Kunden

Inventarisierung der IT-Ressourcen im Eigenbestand und aller Kunden

Übernahme aller Prozesse der Inventarisierung mit geringem Consultingaufwand

Umstellung des Wareneingangsprozesses – Neubestände sollen über den Desktop oder mobil erfasst werden

Einführung eines Softwarelizenzmanagements für den Eigenbestand und alle Kunden

Ergebnisse

Begleitete Teststellung

Bestandsaufnahme und Inventarisierung aller IT-Ressourcen

Einführung mobiler Prozesse für den Asset Lifecycle

Vereinfachung des Beschaffungsprozesses durch das Einkaufsmodul

Hard- und Softwarebestellungen sowie Dienstleistungsaufträge via Asset.Desk

Einführung eines Lizenzmanagements zur Sicherstellung der Compliance

Sicherstellung der Quartals- und Jahresplanung durch das Asset.Desk Vertragsmanagement

Mehr Transparenz und Schaffung der Voraussetzung für die Leistungsverrechnung an die Kunden

Ziele

Vereinheitlichung des IT-Managements aller Kunden

Inventarisierung der IT-Ressourcen im Eigenbestand und aller Kunden

Übernahme aller Prozesse der Inventarisierung mit geringem Consultingaufwand

Umstellung des Wareneingangsprozesses – Neubestände sollen über den Desktop oder mobil erfasst werden

Einführung eines Softwarelizenzmanagements für den Eigenbestand und alle Kunden

Ergebnisse

Begleitete Teststellung

Bestandsaufnahme und Inventarisierung aller IT-Ressourcen

Einführung mobiler Prozesse für den Asset Lifecycle

Vereinfachung des Beschaffungsprozesses durch das Einkaufsmodul

Hard- und Softwarebestellungen sowie Dienstleistungsaufträge via Asset.Desk

Einführung eines Lizenzmanagements zur Sicherstellung der Compliance

Sicherstellung der Quartals- und Jahresplanung durch das Asset.Desk Vertragsmanagement

Mehr Transparenz und Schaffung der Voraussetzung für die Leistungsverrechnung an die Kunden

„Nach der Testphase hat sich die Projektgruppe für Asset.Desk entschieden. Dabei waren neben dem Leistungsumfang auch wirtschaftliche Abwägungen entscheidend. Denn wir müssen unseren drei Auftraggebern über den veranschlagten Haushaltsrahmen und den Einsatz der zugebilligten Mittel Rede und Antwort stehen.”

Thomas Freymüller
Projektleiter der Kommunalbit AöR

„Nach der Testphase hat sich die Projektgruppe für Asset.Desk entschieden. Dabei waren neben dem Leistungsumfang auch wirtschaftliche Abwägungen entscheidend. Denn wir müssen unseren drei Auftraggebern über den veranschlagten Haushaltsrahmen und den Einsatz der zugebilligten Mittel Rede und Antwort stehen.”

Thomas Freymüller
Projektleiter der Kommunalbit AöR

Herausforderung

Die Kommunalbit AöR wurde am 01.01.2010 durch Ausgliederung der IT-Bereiche der drei Städte Erlangen, Fürth und Schwabach als Anstalt des öffentlichen Rechts gegründet. Seitdem versorgt man die Städte mit allen benötigten ITK-Leistungen.

Die Kommunalbit war daher auf der Suche nach einer strategisch übergreifenden leistungsfähigen Softwarelösung. 2011 entschloss sich daher der verantwortliche Kreis für die Erweiterung der bestehenden Partnerschaft mit FCS. Die Städte Schwabach und Fürth hatten bereits mit Asset.Desk gearbeitet. Während in Schwabach Asset.Desk bereits vollumfänglich eingesetzt wurde, nutzte Fürth nur den Asset-Scanner, um eine individuell entwickelte Drittlösung mit Hard- und Softwarekonfigurationsdaten zu versorgen. Erlangen, der größte Partner, nutze bis dato Quadriga-IT.

Erlangen

Erlangen ist eine fränkische Großstadt im Regierungsbezirk Mittelfranken des Freistaates Bayern. Die kreisfreie Stadt ist eine Universitätsstadt, Sitz des Landkreises Erlangen-Höchstadt und mit 112.385 Einwohnern die kleinste der insgesamt acht Großstädte in Bayern.

Fürth

Fürth ist eine kreisfreie Großstadt im bayerischen Regierungsbezirk Mittelfranken. Sie bildet mit Nürnberg und Erlangen ein Städtedreieck, das Kerngebiet des Ballungsraums Nürnberg, zu dem auch Schwabach zählt.

Schwabach

Schwabach ist eine kreisfreie Stadt im bayerischen Regierungsbezirk Mittelfranken. Zusammen mit Nürnberg, Fürth und Erlangen bildet Schwabach eine der drei Metropolen in Bayern. Gemeinsam mit ihrem Umland bilden diese Städte die Europäische Metropolregion Nürnberg.

Lösung & Projekterfolg

Der erste entscheidende Schritt vorwärts im Projekt war die Inventarisierung aller IT-Ressourcen der drei Städte. Dabei mussten alle Außenstandorte – vom Kindergarten bis zum Friedhof – im Konzept Beachtung finden.

Zusammen mit dem Hersteller wurden alle Altdaten in Asset.Desk übernommen und konsolidiert. Im Anschluss wurde ein automatisches Scanning der Geräte durchgeführt und die Aktualisierung der Hard- und Softwaredaten durch zeitgesteuerte Ergänzungsscans erreicht. Heute arbeitet auf jedem Rechner in Erlangen, Fürth und Schwabach der Scanning Agent und versorgt die IT-Asset-Management-Lösung tagesaktuell mit Daten zur Konfiguration der Rechner. In allen Dienststellen wurde zudem eine physische Bestandsaufnahme durchgeführt, um die tatsächlichen Zuordnungen der Assets und deren Verbleib zu dokumentieren.

Die übrigen Dienststellen konnten nach dem Piloten in Erlangen ohne große Betreuung von den Mitarbeitern selbst mit der mobilen Komponente von Asset.Desk, der Asset.Desk Mobile+ App, inventarisiert und etikettiert werden.

Kommunalbit entschied sich bereits in der Einführungsphase dazu, Neubestände beim Wareneingang in dem Tool abzubilden.

Um den Beschaffungsprozess zu vereinfachen wurde das Einkaufmodul eingeführt. Heute werden sowohl Hard- und Softwarebestellungen als auch Dienstleistungsaufträge über die Software ausgelöst. Neubestände werden bei ihrer Lieferung mittels der Desktop- oder Mobile+ App erfasst und bis zu ihrer Entsorgung in der Asset.Desk-Datenbank dokumentiert.

Durch das Einpflegen der erworbenen Softwarelizenzen legte die Kommualbit gleichzeitig den Grundstein für ein Softwarelizenzmanagement.

Alle Softwarenachweise werden entsprechend der lizenzierten Metriken verwaltet und gegenüber dem Ist-Bestand aus dem Softwarescan abgeglichen. So werden auch nicht in der Registry hinterlegte Produkte aufgespürt und berücksichtigt

Zusätzlich zu den Softwarelizenzen werden seit mehr als einem Jahr auch alle weiteren IT-Verträge vom Kauf- über den Leasingvertrag mit Mietschein bis hin zu den Wartungsverträgen in der Software gepflegt.

Dabei wird automatisch eine Kopie der einem Vertrag zugehörigen Originaldokumente in einem zentralen Datenverzeichnis angelegt. Eine Wiedervorlagefunktion und ein Dashboard ermöglichen seitdem die Quartals- und Jahresplanung im Vertragswesen.

Nicht zuletzt schuf die Kommunalbit damals auch die Voraussetzung für die zukünftige Leistungsverrechnung mittels Asset.Desk. Mit dem Ziel einer höheren Transparenz wurde die Kostenstellenstruktur pro Mandant darin abgebildet und ein Servicekatalog aufgebaut.


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