Gegründet

2007

Bundesamt für Justiz
Branche: Behörde
Mitarbeiter: > 1.200
Bonn, Deutschland
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Suche nach einer leistungsfähigen, anpassungsfähigen und webbasierten Helpdesk-Lösung, welche die Einbindung einer IT-Asset-Management-Lösung zulässt

Herausforderung

Das Bundesamt für Justiz wurde zum 01.01.2007 in Bonn errichtet und ist als Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Justiz unter anderem für den internationalen Rechtsverkehr, das Registerwesen, die Verfolgung und Ahndung von Ordnungswidrigkeiten und Aufgaben der allgemeinen Justizverwaltung, welche in die Zuständigkeit des Bundes fallen, verantwortlich.

Für ihren Helpdesk verwendete die Abteilung für Informationstechnik des Bundesamts für Justiz bis zum Jahr 2007 eine klassische Client-Server-Lösung. Ein unübersichtlicher Leistungsumfang und starke Performance-Schwierigkeiten führten schließlich zu der Entscheidung, eine schlankere und flexiblere Lösung einzuführen.

Nach einer Marktsichtung und einigen Teststellungen konnte sich der HEINZELMANN Service.Desk durchsetzen.

Das zuvor verwendete Produkt bestand aus einem Ticketsystem und – damit untrennbar verbunden – einem IT-Asset-Management. Der zeitliche Aufwand für die initiale Anpassung dieser Software ans Haus, die Trägheit des Clients in optischer und technischer Hinsicht und die Unbrauchbarkeit des alternativen Webclients waren weitere ausschlaggebende Gründe nach einem neuen Tool und einer leichteren Lösung für den Bereich des User Helpdesk zu suchen.

Lösung

Fündig wurde das Bundesministerium für Justiz und der stellvertretende Sachgebietsleiter der Bereiche Systembetreuung/Druckzentrum/Anwenderbetreuung Martin Grabautzky bei FCS, deren Produkte nicht unbekannt waren, da sie bereits bei der Auswahl des Vorgängers betrachtet wurden.

Bedingt durch die mittlerweile erhöhte Funktionsvielfalt rückte die Helpdesk-Lösung dieses Mal in den Mittelpunkt und wurde nach einer erfolgreichen Testphase im Bundesamt für Justiz eingeführt.

Bedient wird der HEINZELMANN Service.Desk über eine webbasierte Oberfläche, wodurch von jedem Arbeitsplatz aus auf das Ticketsystem zugegriffen werden kann. Die Ansichten können dabei durch den Nutzer oder den Administrator angepasst werden. Wichtig neben dem Frontend ist natürlich ebenfalls das Backend. Hier wurde zum Zeitpunkt der Produktauswahl neben der Datenbankunterstützung für Microsoft-SQL-Server auch der Betrieb auf einer Oracle-Datenbank ermöglicht. Durch die offene Datenbankstruktur ist die Programmierung von eigenen Skripten oder Views zum Erledigen hauseigener Aufgaben möglich.

Der ausschlaggebende Punkt für die Akzeptanz eines Produktes ist der Support. Akute Störfälle sollte der Software-Anbieter mit gebotener Eile und Sorgfalt bearbeiten. Bugs oder Feature-Wünsche sollten vom Anbieter bei jedem neuen Software-Release beseitigt bzw. umgesetzt werden. Des Weiteren ist die Geschwindigkeit einer Lösung wichtig. Beide dieser Punkte sind bei den Lösungen von FCS gegeben.

Projekterfolg

Das Hauptaufgabenfeld des HEINZELMANN Service.Desk ist der Einsatz als klassisches Ticketsystem für den User Helpdesk des 1st und 2end Level Support. Die typischen Fälle, die üblicherweise per Hotline eingehen, reichen vom Tonertausch bis hin zur Störmeldung über defekte Computer. Für wiederkehrende bzw. häufige Meldungen werden die beiden HEINZELMANN Service.Desk Zusatzmodule VORLAGE, welches die Ticketerfassung deutlich beschleunigt sowie das Zusatzmodul E-MAIL genutzt. Das Modul E-MAIL und der entsprechende Dienst prüft in regelmäßigen Abständen ein spezifisches Postfach auf neue E-Mails. Setzt ein Nutzer eine Mail auf dieses Postfach ab, so wird ein neues Ticket erstellt. Ebenso wird bei Antwort des Nutzers auf eine Ticketeröffnungs- bzw. Ticketbearbeitungsmail automatisch ein neuer Eintrag generiert.

Weitere Pläne: Die Einbindung des Produkts Asset.Desk ist bereits umgesetzt. Durch die Hard- und Software-Inventarisierung stehen dem Supporter im Helpdesk wertvolle Informationen über das benutzte System zur Verfügung. Im Umkehrschluss werden die entsprechenden Tickets im Gerätebuch von Asset.Desk hinterlegt.

Wird eine Außenstelle betrieben, nehmen die Kollegen und auch die Nutzerbetreuer vor Ort ihre Aufgaben per Terminalservice wahr. Da kommt es entgegen, dass die Helpdesk-Lösung webbasiert ist.

Vor dem Hintergrund weiteren Personalzuwachses wird sowohl das Arbeitsvolumen, als auch die Anzahl der Supporter ansteigen. Nach Einschätzung von Gabautzky wird der HEINZELMANN Service.Desk das ohne große Probleme verkraften können.

Das Bundesamt für Justiz hält die Helpdesk-Lösung samt Webserver auf einer virtuellen Maschine bereit. Nur der Datenbankserver ist zentralisiert. Eine weitere Skalierung war und ist bis heute nicht notwendig, da das Produkt zufriedenstellend arbeitet. Ein weiterer Vorteil ist die offene Datenbank. Sie ermöglicht das Anpassen, Ergänzen und Aktualisieren von Datensätzen im eigenen Skript.

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