Asset.Desk 8.12.3 – Digitalisierter Übergabe- und Rückgabeprozess ohne Medienbruch, Umsatzsteuerbefreiung und anpassbare Benachrichtigungsmails

Wir präsentieren: Asset.Desk 8.12.3!

Digitalisierter Übergabe- und Rückgabeprozess ohne Medienbruch

Mit der neuen Version 8.12.3 haben wir den Übergabe-/Rückgabeprozess vollständig digitalisiert und Medienbrüche im Prozess beseitigt. Ausdrucken von Belegen und manuelle Unterschriften auf Papier für Übergabe und Rückgabe von Inventar sind nicht mehr erforderlich. Belege werden ab sofort gespeichert, lassen sich direkt am Bildschirm aufrufen und unterschreiben oder vom Mitarbeiter mit einer digitalen Signatur versehen und zurücksenden.

Es gibt nun wahlweise jeweils drei Belege für Übergabe und Rückgabe:

1. Beleg mit elektronischem Unterschriftsfeld (neu)
2. Beleg mit digitalem Signaturfeld (neu)
3. und Beleg für manuelle Unterschrift (wie bisher).

Der Beleg mit elektronischem Unterschriftsfeld wird direkt am Bildschirm aufgerufen und vom Mitarbeiter bei Übergabe oder Rückgabe mit der Maus oder per Touch Screen unterschrieben. Der jeweilige pdf-Beleg wird gespeichert, erhält den Status „Unterschrieben“ und ist in Asset.Desk jederzeit abrufbar. Das elektronisch unterschriebene pdf-Dokument kann an den Mitarbeiter per E-Mail verschickt werden.

Wenn Sie sich für die Belege mit digitalem Signaturfeld entscheiden, so folgt dies einem dezentralen Prozess: Der pdf-Beleg wird aus Asset.Desk für die digitale Signierung per E-Mail an den Mitarbeiter verschickt. In Asset.Desk wird der pdf-Beleg gespeichert. Er erhält dort zunächst den Status „Warten auf Unterschrift“. Der Mitarbeiter erstellt über die Standard-Funktion im Adobe Acrobat Reader einmalig auf seinem Rechner eine digitale Signatur und fügt diese den Belegen hinzu. Das dadurch digital signierte pdf-Dokument wird anschließend an den Prozessverantwortlichen per E-Mail zurückgeschickt. Dieser zieht das Dokument einfach per Drag-and-drop in die Belegeübersicht des Mitarbeiters. Dort wird es vom System automatisch aktualisiert, gespeichert und mit dem Status „Unterschrieben“ versehen. Das digital signierte Dokument ist wiederum jederzeit in Asset.Desk abrufbar.

Beide Verfahren genügen der erforderlichen Textform, Belege mit digitaler Signatur sogar der elektronischen Form.

Sollten Sie weiter mit den Belegen mit manueller Unterschrift arbeiten wollen, so werden diese nun auch am Mitarbeiter in Asset.Desk gespeichert. Auch lassen sie sich per E-Mail an den Mitarbeiter versenden. Das ausgedruckte, dann vom Mitarbeiter händisch unterschriebene und nachfolgend eingescannte pdf-Dokument kann ebenfalls per E-Mail zurückgeschickt und in Asset.Desk auf gleiche Weise per Drag-and-drop dem Mitarbeiter zugeordnet werden. Es wird sodann auch mit Status „Unterschrieben“ versehen und ist dort abrufbar.

Übergabebeleg: Digitale Unterschrift

Übergabebeleg: Elektronische Unterschrift

Mitarbeiter: Asset

Mitarbeiter: Beleg

Umsatzsteuerbefreiung

Auf Ebene Kostenstelle kann ab sofort eine Umsatzsteuerbefreiung in % eingegeben werden. Bei der Ermittlung der Mehrwertsteuer für Rechnungen/ Buchungen auf dieser Kostenstelle wird der Prozentsatz der Befreiung berücksichtigt und die entsprechend verminderten Mehrwertsteuer- und Bruttobeträge ausgewiesen. Der Prozentsatz der Befreiung von der Umsatzsteuer wird vor allem auch in sämtlichen Verrechnungen berücksichtigt. Alle Listen und die Kostenanalyse weisen die Umsatzsteuerbefreiung ebenfalls aus.

Kostenstelle Umsatzsteuerbefreiung

Objektbuch Umsatzsteuerbefreiung

Anpassbare Benachrichtigungsmails

Über Zu- und Abgänge von Objekten und Komponenten in einem Raum oder einem Lager kann das System bisher schon optional per Mail informieren. Die Mail-Texte waren bisher fix. Ab sofort sind die Benachrichtigungsmails – getrennt für Zu- und Abgänge – frei gestaltbar. Sie können dafür jeweils eine oder mehrere individuelle E-Mail-Vorlagen erstellen. In den Vorlagen können Sie neben beliebigen Texten auch Variable des Systems verwenden, z.B. Lagername, Artikelnummer, Bestand etc. Auch können Empfänger in cc gesetzt und jeweils eine Signatur gewählt werden. Selbst Tabellen aus MS Word oder Bilder lassen sich einfügen und in den Vorlagen verwenden.
Kleiner Tipp: Die E-Mail-Vorlagen findet man im Menü unter „Organisation“ in der Gruppe „Customizing“!

E-Mail-Vorlage: Raum – Zugang – Objekt

Viel Erfolg und effizientes Asset Management mit der neuen Version 8.12.3 wünscht

Ihr FCS Team

Eine ausführliche Beschreibung zu den Neuheiten sowie zu den vergangenen Neuerungen finden Sie in der Changelog im FCS-Downloadbereich.

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