Die 11 besten Tipps für die Auswahl einer Inventarisierungssoftware

1. Die Basis – Vollständige Erfassung aller Inventargüter

Eine leistungsfähige Inventarisierungssoftware muss einen vollständigen Überblick über sämtliche Assets gewähren. Die ideale Software bietet hier „Wachstumspotenzial“, sodass zunächst mit dem fokussierten Inventar, z.B. PCs, Notebooks, Servern und ggf. Software, begonnen werden kann, aber später auch weitere Inventargegenstände hinzugenommen werden können. Welche Arten von Assets grundsätzlich zum zu erfassenden Inventar zählen können, soll im Folgenden stichpunktartig aufgeschlüsselt werden:

Inventarisierung von Hardware

• Computer
• Notebooks
• Thin Clients
• Server
• Netzwerkkomponenten
• Beamer, Drucker, Monitore
• Mobile Devices
• Peripherie und so weiter

Inventarisierung von Softwarelizenzen und Cloud-Ressourcen

• Klassische Softwarelizenzen (z.B. Server / PC)
  1. Office-IT
  2. Data Center-IT
  3. Speziallösungen
• Zugriffslizenzen (z.B. Named User / CAL)
• Software-Abonnements (z. B. MS Office 365, Adobe, Google)

Inventarisierung virtueller Umgebungen, z.B.

• VMware (z.B. vCenter)
• Hyper-V

Inventarisierung von sonstigen Anlagegütern im Unternehmen

• IoT-Geräte
• Nicht-IT-Geräte
• oder branchenabhängige Geräte
  • Maschinen
  • Mobiliar
  • Vermessungsgeräte
  • medizinische Geräte
  • oder Fuhrpark usw.

2. Unterschiedliche Inventarisierungs-Möglichkeiten:

Im Optimalfall unterstützt das System mehrere Arten der Inventarisierung und des damit verbundenen IT-Scannings. Das betrifft sowohl den Zeitpunkt des Scans, ob dieser online oder offline geschehen kann und ob eine mobile Erfassung ermöglicht wird. Worauf man im Speziellen achten sollte? Hier eine Checkliste:

• Ohne Agent: Es muss keine Fremdsoftware „Agent“ auf den Clients installiert werden, um die Daten auslesen zu können
• Mit Agent: Ein „Agent“ muss installiert werden. Das Scanning erfasst aber auch Systeme, welche bei der zeitgesteuerten Remote-Inventarisierung ausgeschaltet sind (interessant für Geräte im Home-Office oder Außendienst)
• Unterschiedliche Scanning-Konfiguration:
  • Automatisch
  • Zeitgesteuert
  • Beim Rechnerneustart
  • Nach bestimmter Zeit
• Online Inventarisierung: Für verschiedene Firmenstandorte mit unterschiedlichen Netzen / ohne gemeinsames Netz oder VPN
• Offline Inventarisierung: Für sicherheitsrelevante Assets (z.B. Server oder Laptops von Krankenwägen)
• Mobile Inventarisierung via App: Eine App ermöglicht die mobile Bestandskontrolle
  • Mobile App (empfehlenswert auch bei nicht IT-Geräten)
  • Ggf. Ergänzung um 2D- oder RFID-Scanner (empfehlenswert auch für nicht IT-Geräte)

3. Kaufmännische Funktionen

Im Optimalfall lassen sich alle technischen, organisatorischen sowie sicherheitsrelevanten und kaufmännischen Informationen zu allen Unternehmenswerten im System vereinen. Diese Funktionen sind von Vorteil:

• Verknüpfung der technischen mit betriebswirtschaftlichen Daten in einer Datenbank, z.B.:
  • Kostenstellen-Relationen
  • Finanzierungsarten und -kosten
  • Garantie
  • Instandhaltungskosten
  • Informationen zu Sicherheit, Risiko, Schutzstatus oder DSGVO
• Mandantenfähigkeit
• Zuordnung von Inventar zu Organisationseinheiten, z.B.
  • Standorten
  • Mandanten / Organisationseinheiten
  • Abteilungen
  • Mitarbeitern
• Komplettes Lifecycle Management mit Abbildung von:
  • Anschaffung
  • Betrieb / Historie
  • Übergaben / Rückgaben / Ausleihe
  • Entsorgung / Ausmusterung von Assets
• Software-Lizenzmanagement (am besten mit zertifizierter Lizenzbilanz)
• Vertragsmanagement, z.B. für:
  • Wartung
  • Support
  • Mobilfunk
  • Leasing
  • Abonnements
  • Versicherung
• Kostenanalysen und Kostenverrechnungen, TCO
• Cashflow-Betrachtung
• Dokumente
• Inventarnummern und Anlagennummern (idealerweise mit individuellem Nummerngeber)

4. Nachvollziehbarkeit

Um tragfähige Entscheidungen für die Zukunft treffen zu können, sollte die Lösung Funktionen bieten, anhand derer die Verantwortlichen auf einen Blick Leistungskennziffern (KPIs), Wertbetrachtungen und Inventarauswertungen entnehmen können, die eine Grundlage für taktische und strategische Planungen schaffen. Auf diese Funktionen sollte daher geachtet werden:

• Reports
  • Individualisierbare Standardreports
  • Ad hoc Reports (z.B. über IT-Kennzahlen und KPIs)
  • Exportierbar (z.B. nach MS Excel oder CSV)
  • Periodischer Versand
• Dashboards
  • Wesentliche Kennzahlen auf einen Blick, grafisch aufbereitet
• Historien
  • Nachvollziehbarkeit von Statusänderungen und Nutzeränderungen
• Lokalisationshistorie
  • Dokumentation der Asset-Bewegungen

5. Mandantenfähigkeit

Durch die Funktion der Mandantenfähigkeit können mehrere Nutzer gleichzeitig die Lösung verwenden, ohne die Daten der anderen User einsehen zu können. Ideal ist die Mandantenfähigkeit, wenn die Lösung im Konzernverbund oder als Datenbank für mehrere legale Einheiten (z.B. auch Kunden) eingesetzt wird. Von Vorteil ist daher, wenn die Lösung die aufgelisteten Funktionen erfüllen kann:

• Aufteilung nach Buchungskreisen
• Einsatz von Kundendokumentation

6. Dokumentation

Eine nachhaltige Dokumentation ist das A und O des Arbeitsalltages. Sie sorgt dafür, dass gesammelte Informationen einfach und schnell aufgefunden werden können und abrufbar sind. Mit der richtigen Inventarisierungssoftware sollte der Benutzer deshalb auf diese Funktionen / Dokumentationsebenen zurückgreifen können:

• Objektgruppen, Objekttypen und Objekte (z.B. Geräte und Mobiliar)
• Stammdaten (wie Standorte, Räume, Mitarbeiter, Abteilungen)
• Abhängigkeiten und Zuordnungen in Form von beispielsweise Baumstrukturen
• Kaufmännische Daten, Garantien
• Verträge, Lizenzen, Belege in Ein- und Verkauf
• Kosten in Objektbüchern, Kostenverrechnung, Kostenanalyse
• Übergaben und Rückgaben
• Erweiterungen (Kommentare, Verträge usw.)
• Erstellen von IT-Konzepten als Vorlagen
• Hardware-Stammblätter
• Netzwerkplan
• Routingplan
• Physikalische IT-Infrastruktur (Racks, Verkabelungen)

7. Businessintegration

Die Software sollte es ermöglichen, dass sich Objekte Unternehmensteilen, Standorten, Räumen, Abteilungen und Mitarbeitern zuordnen lassen und Abhängigkeiten abgebildet werden können. Dabei sollte die Lösung folgendes darstellen können:

• Regionen
• Lokalisationen (Standorte / Gebäude / Stockwerke / Räume)
• Organisationseinheiten
• Abteilungsstrukturen
• Prozesse
• Services

8. Analysefunktionen

Ebenfalls von Bedeutung ist, dass die Lösung unterschiedliche Analysefunktionen aufweist. Im Bereich Lizenzmanagement gibt sie z.B. eine schnelle Antwort darauf, ob eine Unterlizenzierung vorliegt oder, ob bestimmte Konfigurationsstände gegeben sind, um Sicherheitsstandards einhalten zu können.

• Dokumentation von IT-Beziehungen
• Regelbasierte Erkennung von Beziehungen
• Lizenzmanagementanalysen
• Budget und Budgetauswertungen
• Darstellung von Kommunikationspfaden
• Berechtigungsanalysen

9. Anpassung

Jedes Unternehmen hat seine individuellen Strukturen, Softwarestandards, Arbeitsweisen und Richtlinien. Eine geeignete Softwarelösung sollte also an die konkreten Anforderungen der jeweiligen Umgebung angepasst werden können. Wichtige Faktoren hierbei sind:

• Anlage einer individualisierten Baumstruktur
• Anlegen von Stammdatengruppen (Lokalisations- und Organisationsstruktur)
• Flexibles Branding
• Individuelle Anpassung (Customizing) von Dialogen, Formularen und Reports
• Erstellung von individuellen IT-Assets / Assets (z.B. branchenabhängigen Geräte)
• Unterschiedliche Visualisierungsmöglichkeiten (z.B. für das Erstellen von Topologie Plänen)

10. Migration

Beim Erwerb der neuen Software sollte geprüft werden, ob eine vollständige Migration in die bestehende Systemlandschaft ermöglicht werden kann, ohne dass die bereits bestehende Anwendung verloren geht. Hierbei gilt es, Folgendes zu beachten:

• Vollständig integrierbar in bestehende IT-Strukturen
• Einbindung von Management- und Integrationstool

11. Verzahnungsmöglichkeit

Um Kosten und administrativen Aufwand zu minimieren und im Optimalfall Synergieeffekte zu nutzen, sollte die Lösung weitere Funktionen aufweisen:

• Vernetzung z.B. mit Ihrem Helpdesk / IT-Servicemanagementlösung:
  • Supportaufwand in Ihrem Unternehmen kann analysiert werden
    •  Controlling-Auswertungen z.B. für die Leistungsverrechnung
    • Analyse von Ticketlaufzeit von Eingang bis Lösung
• Vernetzung mit Ihrer Softwareverteillösung:
  •  Gezielte Identifikation von kritischen Sicherheitslücken in Ihrer IT