Asset.Desk 8.12.1

Mit der neuen Version bieten wir einen Assistenten (Wizard) für den flexiblen Datenimport aus csv-Dateien – das ermöglicht Ihnen die Anbindung an Ihre Vorsysteme in Eigenregie. Im Lifecycle Management gibt die neue Version nun jederzeit Auskunft über das Alter von Geräten sowie die Altersstruktur – das unterstützt Sie bei notwendigen Ersatzbeschaffungen. Und: Wenn Sie aus Standardberichten Daten nach z.B. Excel exportieren, dann können Sie hier die Datei auch gleich direkt öffnen und begutachten – das erspart Ihnen Navigationsaufwand im Windows Explorer.

Freuen Sie sich auf die neue Asset.Desk Version 8.12.1 (8.12.1.494) – mit den latest Updates vom 18.03.2022!

Neuerungen im Einzelnen

Import Wizard

Daten aus Vorsystemen flexibel ins System bringen? Als Einmal-Aktion oder regelmäßig? Dazu hilft der Import Wizard der neuen Version 8.12.1.

Mit dem Import Wizard erstellen Sie eigene Vorlagen für die Übernahme Ihrer Daten aus Vorsystemen. Auf Basis der Vorlagen können sodann csv-Dateien manuell über Menü oder zeitgesteuert importiert werden.

Der Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch den Erstellprozess der Vorlage. Er liest zunächst aus der von Ihnen angegebenen Beispieldatei die Quellfelder aus. Diese können Sie im UI des Wizard auf Zielfelder in Asset.Desk mappen. Sie geben an, ob Datensätze in Asset.Desk nur neu angelegt oder auch aktualisiert werden sollen. Zusätzlich lassen sich Dezimal- und Datumsformate einstellen. Sie geben der Importvorlage einen Namen und eine Beschreibung und definieren, an welcher Stelle im Importmenü die neue Vorlage als Menüeintrag erscheinen soll. Optional können Sie festlegen, ob die Quelldateien regelmäßig nach Zeitplan im „Silent Mode“ eingelesen werden sollen.

Einmal erstellte Importvorlagen können Sie auch jederzeit anpassen, sollte sich das Datenformat der csv-Datei ändern.

So steht Ihnen ab sofort ein flexibles Werkzeug für die Übernahme von Daten aus Vorsystemen zur Verfügung – ohne Programmieraufwand!

Der Import Wizard ist derzeit auf die Übernahme von Objekten (Geräten und Mobiliar) und Software-Lizenzen begrenzt. Neben csv-Dateien sollen in zukünftigen Version auch xml- und JSON-Formate eingelesen werden können.

>> Erklärvideo zum Import Wizard

Alter der Hardware in Monaten

Wie hoch ist das Durchschnittsalter Ihrer Geräte? Wie sieht das Alter getrennt bei PCs und Servern aus? Welche Geräte sind besonders alt? Ist eine Ersatzbeschaffung angezeigt? Die neue Version 8.12.1 beantwortet diese Fragen.

Als Vorgriff auf weitere KPIs zur Messung der Lifecycle Performance, die wir für einen nachfolgenden Release planen, weist die neue Version bereits das jeweilige Alter der Hardware in Monaten aus. Gerechnet wird es dynamisch auf Basis eines gepflegten „Beschafft am“ Datums an den Objekten. Das Alter finden Sie am Objekt und in den Berichten. Mit diesem KPI erkennen Sie sofort die Altersstruktur Ihrer Geräte. In den Berichten können Sie nach Alter sortieren. Bei Gruppierung z.B. nach Objekttyp oder Standort wird auch das Durchschnittsalter ausgewiesen. Über die Diagrammfunktionen lässt sich die Verteilung des Alters auch als Balken- und Kuchendiagramm darstellen. Sie erkennen, wo Handlungsbedarf für eine Ersatzbeschaffung ist.

Reports direkt beim Export öffnen

Möchten Sie direkt beim Export aus einem Standardbericht, z.B. nach Excel, die exportierte Datei öffnen und die Daten begutachten? Das spart Aufwand und ist jetzt möglich.

Standardberichte in Asset.Desk bieten vielfältige Exportmöglichkeiten, z.B. als xlsx oder pdf. Wenn Sie exportieren, dann können Sie ab sofort über eine Checkbox im „Datei speichern“-Dialog festlegen, dass die Datei nach dem Speichern direkt geöffnet wird. Das erspart Ihnen den Aufwand, nach dem Speichern im Windows Explorer erst zum jeweiligen Verzeichnis zu navigieren, um dann von dort die Datei zu öffnen.

Email-Benachrichtigung bei Zu- und Abgang von Objekten im Raum (ab Release 8.12.1.489)

Für Zugänge oder Abgänge von Objekten in Räumen kann ab sofort eine Email-Benachrichtigung aktiviert werden. Bringt man dann ein oder mehrere Objekte in den Raum (Zugang) oder entfernt man Objekte aus dem Raum (Abgang), so werden vom System die Emails an die hinterlegten Adressen verschickt. Zu- und Abgänge von Objekten zu einem Raum lassen sich alternativ oder auch zusätzlich gesammelt an Email-Adressen zeitgesteuert versenden.

komXwork Dokumenten-Upload mit Ampelsystem (ab Release 8.12.1.489)

Die Schnittstelle zur Dokumentenmanagement-Software komXwork wurde erweitert um ein Ampelsystem: Über grüne und rote Ampel-Symbole am Vorgang oder Dokument erkennt man jetzt sofort, ob ein Vorgang oder Dokument bereits nach komXwork erfolgreich hochgeladen wurde oder ob das nicht geklappt hat. Das Hochladen kann sodann über Schaltfläche für die „roten“ Vorgänge und Dokumente wiederholt werden. Asset.Desk und komXwork sind damit immer „in sync“.

Verschieben im Baum beschleunigt (ab Release 8.12.1.489)

Wir haben das Verschieben von Objekten im Baum überarbeitet und signifikant beschleunigt. Das wirkt sich insbesondere bei großen Datenmengen in großen Bäumen aus.

Daneben gibt es wie immer weitere kleinere Verbesserungen und Verschönerungen.

Schnittstelle i-doit (ab Release 8.12.1.490)

Die neue Version umfasst eine Schnittstelle zum IT-Dokumentationssystem i-doit. Arbeitsplätze aus Computern, Notebooks und Monitoren lassen sich zusammen mit Standortinformationen unidirektional von Asset.Desk nach i-doit übertragen. Für die Übertragung der Daten wird technisch die json-RPC Schnittstelle genutzt, die i-doit anbietet. Asset.Desk überträgt zunächst die relevanten Assets an i-doit als „initial load“. Nachfolgende Änderungen an den Assets in Asset.Desk werden sodann nach i-doit als Updates übergeben. So bleiben Asset.Desk und i-doit immer synchron. Die Kommunikation zwischen Asset.Desk und i-doit verrichtet ein separater Windows Service. Server-Adresse von i-doit sowie Zugangsdaten für die Authentifizierung hinterlegen Sie in den Optionen von Asset.Desk.

VLANs verwalten und zuordnen (ab Release 8.12.1.490)

Im Rahmen der NW-Verbindung von Geräten über Ports ist jetzt die Erfassung und Zuordnung von VLANs möglich. VLANs (Virtual Local Area Network) sind virtuelle, rein logische Netzwerke. Sie dienen als Dokumentation innerhalb einer NW-Verbindung zwischen Geräten. Mit der neuen Version lassen sich VLANs im Manager erfassen und pflegen und den Ports einer NW-Verbindung zuordnen. „Tagged“ und „Untagged“ VLANs lassen sich unterscheiden.

Die zugeordneten VLANs sind auch durch Klick auf die eine Verbindung im Topologie-Plan (Topologie-View) im separaten Detaildialog ersichtlich.

Bedingte Formatierung von Spalten in Berichten (ab Release 8.12.1.490)

Mit der bedingten Formatierung können Werte in Spalten von Berichten durch Regeln optisch hervorgehoben werden. Zum Beispiel lassen sich die Werte in den Spalten mit einem Balken versehen und dadurch auch grafisch anzeigen; Ausreißer-Werte werden durch die Balkengröße dadurch auffälliger. Werte können auch ins Verhältnis gesetzt werden, um Trends durch Pfeile in den Zellen mit anzuzeigen. Doppelte Werte lassen sich durchgestrichen darstellen und vieles mehr.

Buchungskreise-Ansicht mit Kostenstellen-Ebene (ab Release 8.12.1.490)

Die Buchungskreise-Ansicht als Baum im Manager kann ab sofort um die Kostenstellen-Ebene erweitert werden. Über Checkbox lassen sich die Kostenstellen unterhalb der Buchungskreise im Baum optional einblenden. Damit werden die Assets in diesem Baum bis auf Kostenstellen-Ebene gegliedert bzw. gruppiert. Sie erkennen auf einen Blick, welche Assets einer Kostenstelle in einem Buchungskreis zugeordnet sind. Assets lassen sich im Baum zwischen Kostenstellen verschieben (Umzüge).

Lokalisationsdaten auf dem Übersichts-Formular (ab Release 8.12.1.490)

Mit dem Formular-Designer lässt sich ab sofort auch das Anzeigeelement mit den Lokalisierungsdaten (Mitarbeiter, Standort, Gebäude etc.), das sich im Standard im Reiter „Lokalisation“ befindet, auf die Übersichtseite von Geräten und Mobiliar bringen. Damit sind die Lokalisationsdaten „immer vorne“ und sofort augenfällig, wenn das gewünscht ist.

Automatisches Update des Web Daemon und Scanning Agent Windows (ab Release 8.12.1.490)

Der FCS Web Daemon überträgt die Scan-Dateien von externen Clients außerhalb des Firmennetzwerkes über das Internet zum Asset.Desk Server. Der Web Daemon nutzt dabei WebDAV. Die Clients werden jeweils mit dem lokalen Scanning Agent Windows gescannt. Mit der neuen Version kann der Web Daemon inklusive Scanning Agent Windows über Bereitstellung neuer Versionen auf einem Server auf den externen Clients automatisch aktualisiert werden.
(Bitte beachten: Der Web Daemon ist nicht Teil des Asset.Desk Setups und muss separat angefragt werden.)

Erweiterung der komXwork-Integration (ab Release 8.12.1.494)

Bisher war die komXwork-Integration auf den Einkauf begrenzt. Ab sofort lassen sich für Software-Kataloge, Lizenzen und Verträge auch Vorgänge in komXwork anlegen. Somit können die Dokumente aus diesen Bereichen von Asset.Desk, z.B. pdfs, Emails, Bilder, ebenfalls an das Dokumentenmanagement-System komXwork übertragen und dort verwaltet werden. Bei Lizenzen kann man jeweils auch den Vorgang des zugehörigen Software-Katalogs für die Ablage der Dokumente nutzen.

Durch diese Erweiterung sind nun sämtliche Dokumente, die in unterschiedlichen Bereichen von Asset.Desk verknüpft sind, auch in der digitalen Akte von komXwork verfügbar.

Email-Anhänge im Dokumenten-Reiter als eigene Dokumente (ab Release 8.12.1.494)

Email-Anhänge werden beim Hinzufügen der Email-Message in einen Dokumenten-Reiter ab sofort als eigene Dokumente erkannt und gespeichert. Das gilt für manuelles Hinzufügen der Email-Message als auch für Hinzufügen durch Drag & Drop. Es sind somit im Dokumenten-Reiter die eigentliche Message sowie sämtliche Message-Anhänge als eigene Dokumente verfügbar.

Schnellerfassung von Kosten im Objektbuch (ab Release 8.12.1.494)

Im Objektbuch ist ab sofort eine zeilenweise Eingabe für die Schnellerfassung von Kosten im Objektbuch möglich. Das beschleunigt den Erfassungsprozess z.B. von mehreren Kosten-Positionen einer Rechnung auf verschiedene Kostenstellen. Für die Schnellerfassung können Serviceart und Kostenstelle voreingestellt, aber in der Zeileneingabe überschrieben werden.

Mitarbeiter deaktivieren, wenn nicht mehr im Active Directory vorhanden (ab Release 8.12.1.494)

Über eine neue Option in den Einstellungen kann festgelegt werden, dass Mitarbeiter in Asset.Desk deaktiviert werden, wenn diese nicht mehr im Active Directory vorhanden sind. Dazu prüft Asset.Desk, ob die GUID des Mitarbeiters im Active Directory noch existiert. Wenn nein, wird dieser deaktiviert.