Die Reise geht weiter…
Prozesse im IT-Asset-Management anreichern, transparent machen, vereinfachen und beschleunigen – das ist ein Schwerpunkt des neuen Release Asset.Desk 8.12.0. Daneben gibt es sinnvolle Business Erweiterungen, z.B. im Lizenzmanagement, und neue grafische Darstellungen in den Standard-Berichten.
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Einen Überblick über alle Neuerungen in Asset.Desk 8.12.0 erhalten Sie in unserem News Video.
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Asset.Desk 8.12.0 in a Nutshell
Mit der neuen Version 8.12.0 haben wir den beliebten Übergabe- und Rückgabeprozess im Lifecycle-Management erweitert und erheblich vereinfacht.
Hierzu haben wir den wichtigen Übergabe- und Rückgabeprozess im Lifecycle-Management erweitert und die neue Korb-Funktion ergänzt. Assets können nun zum Zweck der Übergabe oder Rückgabe an Mitarbeiter in einem Korb gesammelt werden. Was übergeben werden soll, lässt sich vorher in Checklisten als Vorgaben definieren. So lässt sich der Prozess gut kontrollieren. Auch Software-Lizenzen lassen sich mit übergeben. Die zu übergebenden Assets schieben Sie bequem mit der Maus aus einer gefilterten Liste per Drag-and-Drop in den Korb. Ist der Korb vollständig, so übergeben Sie die Objekte einfach per Klick auf einmal. Der Rückgabeprozess läuft sodann auf die gleiche Weise ab.
Für Entnahmen von Artikeln aus dem Lager haben wir die Drag-and-Drop-Technik ergänzt. Sie ziehen die gewünschte Komponente einfach per Maus aus dem Lager auf ein Zielobjekt. Das vereinfacht den Prozess.
Software-Lizenzen können ab sofort optional als Assets im Baum mit angezeigt werden. Von dort besteht die Möglichkeit, die Lizenz per Drag-and-Drop direkt einem Gerät oder Mitarbeiter zuzuweisen. Dabei prüft das System die Metrik. Zugewiesene Lizenzen erscheinen direkt unterhalb des jeweiligen Geräts bzw. Mitarbeiters im Baum. Somit ist die Ansicht der Assets im Baum vollständig.
Eine neue Regel legt fest, dass eine Lizenz nur einmal zugewiesen werden kann und damit endgültig verbraucht wird. Des Weiteren besitzen Lizenzen nun ein Ablaufdatum und werden danach automatisch getrennt und deaktiviert.
Bei Umzug eines Objekts in eine neue Abteilung bzw. zu einem anderen Mitarbeiter mit bestehender Kostenstelle kann nun optional am Objekt eine abweichende Kostenstelle eingegeben werden (keine automatische Vererbung).
In der Vertragsliste lassen sich in der neuen Version optional die monatlichen Zahlungen für ein Jahr inklusive ggf. Restwert einblenden. So sind dann die monatlichen Gesamtzahlungen auf einen Blick zu erkennen.
In benutzerdefinierten Berichten wurde eine Mehrfachbearbeitung (en bloc) von Zeilen eingeführt, soweit dies möglich ist. Das vereinfacht die Bearbeitung.
Auch optisch haben wir nachgelegt: Wird in einem Standard-Bericht nach einer oder mehreren Spalten gruppiert, so steht nun für die Anzeige der Verteilung ein Balken- und Tortendiagramm zur Verfügung. Wir haben diese grafische Darstellung in sämtlichen Standard-Berichten ergänzt. Das schafft mehr Übersichtlichkeit und Transparenz.
Neben Drag-and-Drop ist die Zuordnung von Dokumenten in Asset.Desk nun auch per „Copy und Paste“ möglich.
Des Weiteren lässt sich ab sofort die Beschreibung eines Objekts im Baum in Klammern mit anzeigen.
Neuerungen im Einzelnen
Erweiterte und vereinfachte Übergabe und Rückgabe
Der wichtige Übergabe- und Rückgabeprozess im Lifecycle-Management bietet mit der neuen Korb-Funktion deutlich mehr Möglichkeiten. Zunächst können Sie definieren, welche Objekttypen überhaupt an Mitarbeiter übergeben werden sollen (z. B. ein PC, ein Monitor, eine oder mehrere bestimmte Software-Lizenzen). Dazu stellen Sie je nach Anforderung unterschiedliche Checklisten zusammen. Auch Software-Lizenzen lassen sich in der Checkliste definieren.
In einem Sammelkorb-Fenster wählen Sie zunächst den Mitarbeiter und dann wahlweise eine Checkliste. Aus einer Asset-Liste, die Sie filtern, schieben Sie einfach per Drag-and-Drop die zu übergebenden Objekte in den Korb. Auch Software-Lizenzen lassen sich auf diese Weise in den Korb legen. Sie erkennen auf einen Blick, ob anhand der Vorgaben der Checkliste der Sammelkorb vollständig ist. Ist der Korb komplett, also sind alle notwendigen Objekte vorhanden, so übergeben Sie die Objekte elektronisch mit einem Klick. Auf Wunsch kann das Übergabeprotokoll gedruckt werden.
Auch die Rückgaben sammeln Sie entsprechend über den Korb und kontrollieren somit, ob die Rückgabe vollständig ist. Lizenzen werden bei Rückgabe entsprechend vom Mitarbeiter gelöst.
Lagerentnahme per Drag-and-Drop
Artikel lassen sich nun auch per Drag-and-Drop aus dem Komponentenlager entnehmen. Das vereinfacht den Prozess. Dazu wird der gewünschte Artikel oder eine bestimmte Lagerposition in der Liste des Lagers markiert und mit der Maus auf das Ziel (Gerät, Mobiliar, Lagerraum) gezogen. Der Entnahmedialog erscheint sodann befüllt mit den relevanten Daten inklusive des Ziels. Sie müssen nur noch bestätigen.
Software-Lizenzen als eigene Assets im Baum
Mit einer neuen Regel legen Sie fest, ob Software-Lizenzen auch im Baum angezeigt werden sollen. Ist die Regel aktiviert, so wird die Lizenz im Baum im neuen Zweig „Software-Lizenzen“ in einer Liste angezeigt und kann direkt hier gepflegt und zugewiesen werden. So lässt sich die Lizenz den Ziel-Assets (Geräte oder Mitarbeiter) einfach per Drag-and-Drop zuweisen. Dabei prüft das System die Metrik. Zugewiesene Lizenzen werden dann direkt unter dem jeweiligen Asset (Gerät oder Mitarbeiter) im Baum angezeigt. So sind nun auch die Software-Assets immer im Blick, die Assets im Baum vollständig, und der Prozess der Zuweisung wird einfacher und schneller.
Software-Lizenzen zur Einmalnutzung
Die neue Regel „Einmalnutzung“ legt bei einer Lizenz fest, dass diese nur einmal zugeordnet werden kann und sodann als verbraucht gilt. Wird eine Lizenz mit Einmalnutzung wieder getrennt, so wird entsprechend der Wert für „Verwendbar“ in der Lizenz reduziert.
Software-Lizenzen mit Ablaufdatum
Unter den kommerziellen Daten der Lizenz findet sich auch ein Ablaufdatum, das optional gesetzt werden kann. Wird das Ablaufdatum erreicht, so wird die Lizenz deaktiviert und die Zuweisungen werden getrennt.
Erweiterte Kostenstellenauswahl beim Umzug
Bei Umzug eines Objekts in eine neue Abteilung bzw. zu einem anderen Mitarbeiter mit bestehender Kostenstelle kann nun optional am Objekt eine abweichende Kostenstelle eingegeben werden (keine automatische Vererbung). Hierzu öffnet sich sodann ein entsprechender Auswahldialog für eine neue Kostenstelle.
Monatliche Zahlungen in der Vertragsliste
Die monatlichen Zahlbeträge für ein auswählbares Jahr lassen sich in der Vertragsliste optional mit anzeigen. So sind dann die monatlichen Gesamtzahlungen auf einen Blick zu erkennen. Ebenfalls wird der jeweilige Restwert des Vertrags in einer separaten Spalte ausgewiesen. Dies schafft Übersichtlichkeit für Ihre bewerteten Verträge.
Balken- und Tortendiagramm in Standard-Berichten
Wird in einem Standard-Bericht nach einer oder mehreren Spalten gruppiert, so steht nun für die Anzeige der Verteilung alternativ auch ein Balken- und Tortendiagramm zur Verfügung. Diese grafische Darstellung gibt es nun in sämtlichen Standard-Berichten als neue Option. Das schafft mehr Übersichtlichkeit und Transparenz.
Mehrfachbearbeitung in benutzerdefinierten Berichten
In benutzerdefinierten Berichten ist eine Mehrfachbearbeitung (en bloc) von Zeilen möglich, wenn es sich um Berichte mit Objekten handelt und die Objekt-ID als Spalte vorhanden ist. In diesen Fällen erscheint neu die Schaltfläche „Bearbeiten“ unterhalb des Berichts, und es lassen sich die markierten Zeilen en bloc ändern.
Beschreibung zur Anzeige im Baum
Über eine neue Option kann gesteuert werden, dass die Beschreibung eines Objekts im Baum zusätzlich in Klammern mit angezeigt wird.
Daneben gibt es viele kleinere Verbesserungen und Verschönerungen.
Copy und Paste bei Zuordnung von Dokumenten
Dokumente lassen sich neben Drag-and-Drop nun auch per „Copy und Paste“ in Asset.Desk zuordnen. Dazu markieren und kopieren Sie das gewünschte Dokument z. B. im Explorer oder auch Browser per Kontextmenü oder Ctrl-C und fügen es anschließend im Dokumentenfenster des Zielobjekts in Asset.Desk per Schaltfläche „Einfügen“ oder Ctrl-V ein.
Viel Erfolg und effizientes Asset Management mit der neuen Version 8.12.0 wünscht
Ihr FCS Team
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