APIs für Asset.Desk und HEINZELMANN – Systeme verbinden, Prozesse automatisieren
Asset.Desk und HEINZELMANN Service.Desk lassen sich über dokumentierte Schnittstellen in bestehende IT-Landschaften integrieren. So können Asset-, Organisations- und Prozessdaten automatisiert verarbeitet, Tickets aus externen Systemen erzeugt und ITAM- mit ITSM-Prozessen verbunden werden.
Was ist eine API?
API steht für „Application Programming Interface“, auf Deutsch Programmierschnittstelle. Sie ermöglicht es verschiedenen Software-Systemen, automatisch Daten auszutauschen und definierte Funktionen gegenseitig anzustoßen.
Für Sie bedeutet das: Asset.Desk und HEINZELMANN können in bestehende Systemlandschaften eingebunden werden – zum Beispiel mit Microsoft Entra ID, ERP-/HR-Systemen oder Monitoring-Lösungen. Das reduziert manuelle Doppelpflege und unterstützt durchgängige Prozesse.
Gut zu wissen: Die Asset.Desk Web API ist keine zusätzliche Benutzeroberfläche, sondern die technische Integrationsschicht von Asset.Desk. Anwender können weiterhin mit Asset.Desk Classic oder Asset.Desk Web arbeiten, während Dienste und Drittsysteme definierte Asset.Desk-Funktionen automatisiert über die API nutzen.
Systeme verbinden. Abläufe automatisieren.
Moderne IT-Landschaften bestehen aus vielen spezialisierten Anwendungen. Mit den dokumentierten Schnittstellen von Asset.Desk und HEINZELMANN lassen sich vorhandene Systeme in durchgängige Daten- und Prozessabläufe einbinden – vom Identity Management über ERP und HR bis zu Monitoring, Service Management und Reporting.
Das Ergebnis: weniger manuelle Doppelpflege, aktuellere Informationen und effizientere Abläufe über Systemgrenzen hinweg.
Automatisieren
Wiederkehrende Aufgaben und definierte Fachfunktionen können über APIs technisch angestoßen und in automatisierte Abläufe eingebunden werden.
Verbinden
ITAM, ITSM, Cloud- und Fachsysteme lassen sich über klar definierte Schnittstellen miteinander verknüpfen und besser aufeinander abstimmen.
Kontrollieren
Authentifizierung sowie Benutzer- und Rollenrechte sorgen dafür, dass nur die vorgesehenen Daten und Funktionen für eine Integration verfügbar sind.
Erweitern
Neue Integrationsszenarien können auf Basis der dokumentierten APIs umgesetzt werden – passend zur vorhandenen Systemlandschaft und zum jeweiligen Geschäftsprozess.
Eine Integration endet dabei nicht beim reinen Datenaustausch. So können beispielsweise Informationen aus einem Einkaufs- oder ERP-Prozess in Asset.Desk übernommen, Assets organisatorisch zugeordnet und spätere Störungen über HEINZELMANN in einen geregelten Serviceprozess überführt werden.
Asset.Desk als Daten- und Prozessdrehscheibe
Kurz gesagt: Die Web API macht Asset.Desk nicht nur auslesbar. Sie stellt zahlreiche Fachfunktionen programmatisch bereit – vom Anlegen und Ändern von Assets über organisatorische Zuordnungen bis zu Entra-, Beschaffungs- und Reporting-Prozessen.
Weniger manuelle Doppelpflege
Daten aus HR-, Einkaufs-, Cloud-, Service- oder Reporting-Systemen können über definierte Schnittstellen mit Asset.Desk verbunden werden.
Fachlogik statt Datenbankzugriff
Integrationen nutzen vorgesehene API-Funktionen. Dadurch bleiben Berechtigungen, Validierungen, Nummerngeber und abhängige Verarbeitungsschritte kontrollierbar.
Automatisierbare Prozesse
Technische Dienste können wiederkehrende Aufgaben ausführen, ohne dass ein Benutzer den Desktop-Client geöffnet haben muss.
Wichtig: Welche Endpunkte genutzt werden können, hängt von Version, Benutzerrechten und lizenzierten Modulen ab. Ein konkretes Integrationsszenario sollte deshalb vorab technisch geprüft werden.
Was lässt sich über die Asset.Desk Web API integrieren?
Die Asset.Desk Web API stellt zahlreiche ITAM-Funktionen für Integrationen und Automatisierungen bereit. Im Mittelpunkt steht nicht der einzelne technische Endpunkt, sondern der Nutzen für durchgängige Daten- und Prozessabläufe.
| Bereich | Was lässt sich umsetzen? | Nutzen |
|---|---|---|
| Assets & Geräte | Geräte anlegen, aktualisieren und organisatorisch zuordnen | Weniger manuelle Erfassung und schnellere Übernahme neuer Assets |
| Inventarnummern | Inventarnummern automatisiert erzeugen und in Integrationsprozessen verwenden | Einheitliche Nummerierung auch bei extern angestoßenen Prozessen |
| Organisation & Standorte | Mitarbeiter, Abteilungen, Räume, Standorte und Kostenstellen zuordnen | Aktuelle organisatorische Asset-Daten ohne unnötige Doppelpflege |
| Hardware & Inventardaten | Technische Geräteinformationen systemübergreifend verarbeiten | Bessere Datenbasis für ITAM, Support und Reporting |
| Kaufmännische Daten | Kaufdatum, Lieferant, Preis, Garantie, Wartung oder Leasing übernehmen | Technische und kaufmännische Informationen in einem System zusammenführen |
| Software & Lizenzen | Softwarekataloge, Zuordnungen und Nutzungsinformationen einbinden | Mehr Transparenz über installierte und zugeordnete Software |
| Microsoft Entra ID | Benutzer, Gruppen und ausgewählte Zuordnungen automatisiert abgleichen | Cloud- und ITAM-Daten bleiben besser synchronisiert |
| Beschaffung | Angebote, Bestellungen, Wareneingänge und Assets miteinander verknüpfen | Durchgängiger Prozess vom Einkauf bis zum Asset-Lifecycle |
| Reporting | Asset-, Vertrags- und weitere ITAM-Daten für Auswertungen bereitstellen | Automatisierte Reports und bessere Entscheidungsgrundlagen |
| Individuelle Felder | Kundenspezifische Informationen in Integrationsabläufe aufnehmen | Flexible Anpassung an bestehende Datenmodelle und Prozesse |
Technische Details auf Anfrage: Die konkreten Endpunkte, Datenmodelle und Requests sind in der technischen API-Dokumentation beschrieben. Für ein Integrationsprojekt stellen wir Ihnen die passende Dokumentation gerne zur Verfügung.
Was lässt sich mit der API automatisieren?
So lesen Sie die Einordnung:
Dokumentiert = als konkreter Prozess oder Anwendungsfall in den vorliegenden Produktunterlagen beschrieben. · API-seitig unterstützt = die benötigten Daten oder Fachaktionen sind über dokumentierte API-Funktionen verfügbar; die konkrete Verkettung kann projektspezifisch sein. · Projektspezifisch = technisch plausibles Integrationsszenario, dessen Umsetzung für das konkrete Fremdsystem geprüft werden muss.
| Szenario | Typischer Datenfluss | API-Funktionen | Einordnung |
|---|---|---|---|
| Neues Asset aus Einkauf oder ERP | Bestellung / Lieferung → Asset.Desk | Gerät anlegen, Inventarnummer erzeugen, kaufmännische Daten ergänzen, organisatorisch zuordnen | API-seitig unterstützt |
| Mitarbeiterwechsel | HR-System → Asset- und Organisationsdaten | Mitarbeiter-, Abteilungs-, Standort- und Kostenstelleninformationen aktualisieren | Projektspezifisch |
| Entra-ID-Abgleich | Microsoft Entra ID → Transferprofil → Asset.Desk | Cloud-Benutzer und Gruppen abrufen, Zuordnungen aktualisieren | Dokumentiert |
| Softwarezuordnungen aktualisieren | Entra ID → Web API → Softwarekatalog | Vollständiger Refresh Entra-basierter Softwarekatalog-Zuordnungen | Dokumentiert |
| Beschaffung bis Asset-Erzeugung | Angebot → Bestellung → Wareneingang → Asset | Bestellungen senden/schließen, Wareneingang buchen, Budget prüfen, gelieferte Assets übernehmen | API-seitig unterstützt |
| BI & Reporting | Asset.Desk → Reporting / BI | Berichts- und Filterendpunkte, geplante Auswertungen | API-seitig unterstützt |
Hinweis: „API-seitig unterstützt“ bedeutet, dass die dafür benötigten Daten und Fachaktionen über dokumentierte Endpunkte verfügbar sind. Eine fertige Standardintegration zu jedem Drittsystem ist damit nicht automatisch zugesagt.
Microsoft Entra ID automatisiert mit Asset.Desk verbinden
Was ist Microsoft Entra ID? Microsoft Entra ID ist der cloudbasierte Verzeichnis- und Identitätsdienst von Microsoft zur Verwaltung von Benutzern, Gruppen und digitalen Identitäten.
Die API enthält eigene Funktionen für Microsoft-Entra-ID-Profile, Benutzer, Gruppen und Softwarekatalog-Zuordnungen. Dadurch lassen sich Cloud-Verzeichnisdaten strukturiert in ITAM-Prozesse einbeziehen.
Konkretes Beispiel: Für Entra-basierte Softwarekatalog-Zuordnungen ist ein vollständiger Refresh als dokumentierter API-Prozess beschrieben. Damit kann ein technischer Prozess die Aktualisierung ohne manuelles Öffnen des Clients anstoßen.
ITAM und ITSM verbinden: Asset.Desk + HEINZELMANN Service.Desk
HEINZELMANN Service.Desk verfügt ebenfalls über eine dokumentierte API. Damit können externe Systeme Tickets anlegen und bearbeiten, Ticket-Events ergänzen, Supportinformationen abrufen und betroffene Assets zuordnen. Im Zusammenspiel mit Asset.Desk entsteht so eine durchgängige Verbindung zwischen IT-Asset-Management und Service Management.
| Bereich | Was lässt sich über die HEINZELMANN API umsetzen? | Nutzen |
|---|---|---|
| Tickets | Tickets automatisiert erstellen, ändern, abschließen oder erneut öffnen | Externe Systeme können Serviceprozesse direkt anstoßen oder weiterführen |
| Asset-Bezug | Betroffene Geräte direkt mit Tickets verknüpfen | Supporter sehen schneller, welches Asset von einer Störung betroffen ist |
| Ticket-Events & Dokumente | Aktivitäten ergänzen und Dokumente an Tickets übergeben | Informationen aus Drittsystemen bleiben im Serviceprozess nachvollziehbar |
| Supportorganisation | Supportgruppen, Supporter, Tickettypen, Kategorien und Kontakte abrufen | Automatisierte Zuordnung und strukturierte Übergabe an den richtigen Serviceprozess |
| Monitoring | Störungen aus externen Monitoring-Systemen automatisiert als Ticket übernehmen | Aus einem technischen Alarm wird direkt ein geregelter Servicevorgang |
Monitoring-System meldet Störung – HEINZELMANN erstellt das Ticket
Für HEINZELMANN ist zusätzlich ein konkretes Monitoring-Szenario dokumentiert: Ein externes Monitoring-System kann über einen API-Endpunkt automatisiert ein Ticket erzeugen. Damit lassen sich technische Alarme direkt in einen geregelten Serviceprozess überführen.
Asset.Desk Web API und OData-Gateway
Asset.Desk verfügt über mehrere Schnittstellenwege. Das bestehende OData-Gateway bleibt für vorgesehene mobile Anwendungen relevant. Für aktuelle Web-Funktionen und neue Integrations- beziehungsweise Automatisierungsszenarien steht die Asset.Desk Web API zur Verfügung.
| Merkmal | OData-Gateway | Asset.Desk Web API |
|---|---|---|
| Schwerpunkt | Bestehende mobile Zugriffsszenarien | Web-Funktionen, technische Dienste, Integration und Automatisierung |
| Technischer Ansatz | OData-Webservice | REST API mit OpenAPI-Dokumentation |
| Fachaktionen | Abhängig vom vorgesehenen OData-Szenario | Viele dokumentierte Lese-, Schreib- und Prozessendpunkte |
| Typische Nutzung | Asset.Desk Mobile+ / bestehende Anwendungen | Entra ID, Asset- und Organisationsdaten, Beschaffung, Reporting und Drittsysteme |
Mehr als Web API und OData: Asset.Desk bietet weitere Connectivity-Module und Integrationswege – unter anderem für Active Directory, Microsoft SCCM, Web Daemon, Dokumentenmanagement sowie die Vernetzung mit Install.Desk und HEINZELMANN Service.Desk.
Die wichtigsten Begriffe verständlich erklärt
REST API
Eine standardisierte Schnittstelle, über die andere Systeme Daten austauschen und definierte Funktionen automatisiert aufrufen können.
OpenAPI / Swagger
Eine strukturierte technische Dokumentation der verfügbaren Schnittstellen, Funktionen, Datenmodelle und Requests.
Bearer Token
Ein zeitlich begrenzter technischer Zugangsnachweis, mit dem geschützte API-Aufrufe authentifiziert werden.
JSON
Ein weit verbreitetes Datenformat, mit dem moderne Anwendungen Informationen strukturiert austauschen.
Microsoft Entra ID
Der cloudbasierte Verzeichnis- und Identitätsdienst von Microsoft zur Verwaltung von Benutzern, Gruppen und digitalen Identitäten. Er kann in Asset.Desk-Integrationsszenarien eingebunden werden.
API-Endpunkt
Eine klar definierte Funktion innerhalb einer API, über die beispielsweise Daten gelesen, aktualisiert oder ein Prozess ausgelöst wird.
Technische API-Dokumentation für Integrationsprojekte
Die Schnittstellen von Asset.Desk und HEINZELMANN sind technisch dokumentiert. Für konkrete Integrationsvorhaben stellen wir Interessenten und Kunden die jeweils passende Dokumentation, verfügbare API-Beschreibungen und technische Hinweise zur Verfügung.
| Dokumentation | Inhalt | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Asset.Desk Web API Dokumentation | Authentifizierung, Asset-Anlage und -Änderung, Nummerngeber, kaufmännische Daten, Lokalisation, Softwarekatalog und weitere ITAM-Funktionen | Individuelle Systemintegration und automatisierte ITAM-Prozesse |
| Asset.Desk OpenAPI / Swagger | Strukturierte Beschreibung der verfügbaren REST-Endpunkte, Modelle und Requests | Technische Umsetzung, Entwicklung und Tests |
| HEINZELMANN API Dokumentation | Ticketanlage, Ticketänderung, Status- und Abschlussfunktionen, Ticket-Events, Dokumente, Supportgruppen, Supporter, Kategorien und Kontakte | ITSM-Integration und automatisierte Serviceprozesse |
| HEINZELMANN API-Erweiterung für Monitoring | Voraussetzungen, Einrichtung und automatisierte Ticketerstellung aus externen Monitoring-Szenarien | Monitoring → Ticket → geregelter Serviceprozess |
Dokumentation anfragen: Sie möchten prüfen, ob sich Ihr HR-, ERP-, Monitoring-, Cloud- oder Service-System mit Asset.Desk oder HEINZELMANN verbinden lässt? Die passende technische Dokumentation erhalten Sie bei einer konkreten Anfrage über vertrieb@fair-computer.de.
Hinweis: Umfang und verfügbare Endpunkte können von Produktversion, Lizenzierung und dem jeweiligen Integrationsszenario abhängen. Wir prüfen deshalb vorab, welche Schnittstellen für Ihr Projekt sinnvoll und verfügbar sind.
Authentifizierung, Berechtigungen und technische Integration
| Thema | Asset.Desk Web API | Bedeutung im Projekt |
|---|---|---|
| Dokumentation | OpenAPI / Swagger | Endpunkte, Modelle und Requests sind strukturiert dokumentiert und für Integrationsprojekte nachvollziehbar. |
| Authentifizierung | JWT Bearer Token über Login-Endpunkt | Geschützte API-Aufrufe erfordern eine Authentifizierung über ein gültiges JWT-Bearer-Token. |
| Berechtigungen | Asset.Desk Benutzer- und Rollenrechte | Verfügbare Daten und Funktionen werden durch die in Asset.Desk hinterlegten Benutzer- und Rollenrechte eingeschränkt. |
| Datenformat | JSON-basierte Datenübertragung | Standardisiertes Datenformat für automatisierte Integrationen und Datenverarbeitung. |
| Fehlerbehandlung | HTTP-Statuscodes und API-Fehlercodes | HTTP-Statuscodes und Fehlerangaben ermöglichen eine strukturierte Fehlerbehandlung in angebundenen Systemen. |
Technischer Hinweis: Ein Bearer Token ist nicht automatisch gleichbedeutend mit OAuth 2.0. Für Asset.Desk sollte deshalb präzise von tokenbasierter beziehungsweise JWT-Bearer-Authentifizierung gesprochen werden.
Versionierung, Rate Limits und Webhooks: Die aktuelle Asset.Desk-Web-API ist in der Swagger-Dokumentation als v1 ausgewiesen. In den derzeit vorliegenden technischen Unterlagen finden sich jedoch keine verbindlichen Angaben zu Rate-Limits oder Webhooks. Solche Rahmenbedingungen werden deshalb für die eingesetzte Produktversion und das konkrete Integrationsprojekt geprüft.
Von der Schnittstelle zum automatisierten Prozess
Der eigentliche Mehrwert entsteht nicht durch einen einzelnen API-Endpunkt, sondern durch die fachlich richtige Verkettung mehrerer Schritte. FCS unterstützt bei der Prüfung, welche Daten benötigt werden, welche Endpunkte zur Verfügung stehen und wie sich der Prozess sicher in die vorhandene Systemlandschaft integrieren lässt.
1. Prozess definieren
Welche Information entsteht wo, wer ist führendes System und welches Ereignis soll den Ablauf starten?
2. Endpunkte und Rechte prüfen
Benötigte API-Funktionen, Module, technische Konten und Berechtigungen werden festgelegt.
3. Automatisierung umsetzen
Datenflüsse werden angebunden, getestet, protokolliert und für den produktiven Betrieb abgesichert.
Häufige Fragen zur Asset.Desk Web API
Ist die Asset.Desk Web API nur zum Auslesen von Daten gedacht?
Kann die API Assets automatisch anlegen?
Kann Asset.Desk mit Microsoft Entra ID verbunden werden?
Kann Asset.Desk mit einem Service Desk verbunden werden?
Kann ein Monitoring-System automatisch Tickets in HEINZELMANN erzeugen?
Ersetzt die Web API das OData-Gateway?
Wie sind API-Versionierung, Rate Limits und Webhooks geregelt?
Gibt es fertige Standardconnectoren für jedes Drittsystem?
So können API-gestützte Prozesse im Alltag aussehen
Die folgenden Beispiele zeigen, wie Asset.Desk und HEINZELMANN in bestehende Systemlandschaften eingebunden werden können. Dokumentierte Standardfunktionen und projektspezifische Integrationen werden dabei bewusst unterschieden.
Monitoring meldet eine Störung
Ein Monitoring-System erkennt einen Fehler und übergibt die Störungsinformationen automatisiert an HEINZELMANN. Dort wird ein Ticket angelegt und anschließend im regulären Serviceprozess bearbeitet.
Dokumentiert
Neues Gerät aus einem Einkaufsprozess
Nach Bestellung oder Wareneingang können Gerätedaten, Inventarnummern, kaufmännische Informationen und organisatorische Zuordnungen über die Asset.Desk Web API in den Asset-Lifecycle übernommen werden.
API-seitig unterstützt
Entra-ID-Zuordnungen automatisch aktualisieren
Ein technischer Prozess stößt den Abgleich von Microsoft-Entra-ID-Daten beziehungsweise Entra-basierten Softwarekatalog-Zuordnungen an. Die Aktualisierung kann ohne manuellen Start im Client erfolgen.
Dokumentiert
Supporter erhält Asset-Kontext zum Ticket
Ein betroffenes Gerät kann einem HEINZELMANN-Ticket zugeordnet werden. So erhält der Support neben der Störungsmeldung direkten Bezug zum betroffenen Asset und kann die Bearbeitung gezielter starten.
API-seitig unterstützt
HR- oder ERP-Daten übernehmen
Je nach Projekt können externe Systeme beispielsweise Mitarbeiter-, Organisations-, Geräte- oder kaufmännische Daten an Asset.Desk übergeben. Welche Datenflüsse sinnvoll sind, wird für das konkrete Integrationsszenario geprüft.
Projektspezifisch
Management- und Berichtsdaten bereitstellen
ITAM-Daten können über dokumentierte Reporting- und Filterfunktionen automatisiert für Auswertungen oder weiterführende Prozesse bereitgestellt werden.
API-seitig unterstützt
Sie haben einen eigenen Anwendungsfall? Ob Monitoring, HR, ERP, Cloud, Service Management oder Reporting: Wir prüfen gemeinsam, welche vorhandenen Schnittstellen und Endpunkte für Ihren Prozess geeignet sind.
Welche Systeme können mit Asset.Desk und HEINZELMANN zusammenspielen?
Offene und dokumentierte APIs schaffen die technische Grundlage, um Asset.Desk und HEINZELMANN in bestehende Systemlandschaften einzubinden. Welche Daten tatsächlich ausgetauscht werden und in welche Richtung der Datenfluss erfolgt, wird für das jeweilige Integrationsprojekt festgelegt.
| Beispielsystem | Mögliche Daten und Prozesse | Einordnung |
|---|---|---|
| Microsoft Entra ID | Benutzer, Gruppen, Transferprofile und Entra-basierte Softwarezuordnungen mit Asset.Desk abgleichen | Dokumentiert |
| SAP / ERP-Systeme | Beispielsweise Kostenstellen, Lieferanten, kaufmännische Stammdaten, Bestell- oder Lieferinformationen mit Asset.Desk austauschen und in den Asset-Lifecycle übernehmen | Projektspezifisch |
| HR-Systeme | Mitarbeiter- und Organisationsdaten für Eintritt, Abteilungswechsel, Gerätezuordnung oder Offboarding bereitstellen | Projektspezifisch |
| Monitoring-Systeme | Technische Störungen automatisiert an HEINZELMANN übergeben und daraus einen geregelten Ticketprozess starten | Dokumentiert |
| HEINZELMANN Service.Desk | Tickets mit betroffenen Assets verbinden, Ticketinformationen verarbeiten und ITAM- mit ITSM-Kontext zusammenführen | API-seitig unterstützt |
| Install.Desk / Softwareverteilung | Inventardaten aus Asset.Desk für die Softwareverteilung nutzen, Geräte in Verteilprozesse übernehmen und aktualisierte Softwarestände wieder im Asset-Kontext verfügbar machen | Produktintegration |
| Power BI / BI-Systeme | Asset-, Vertrags- oder Reportdaten für Dashboards, Kennzahlen und Management-Auswertungen bereitstellen | Projektspezifisch |
| Weitere Fachanwendungen | Individuelle Datenflüsse über die dokumentierten APIs – abhängig von benötigten Daten, Rechten, Modulen und vorhandenem Endpunkt | Projektspezifisch |
FCS-Produktintegration: Bei HEINZELMANN Service.Desk und Install.Desk handelt es sich um Lösungen aus der FCS Desk.Suite. Sie können enger mit Asset.Desk zusammenspielen als projektspezifisch angebundene Fremdsysteme. Die konkrete Nutzung hängt von den eingesetzten Modulen und der Kundenumgebung ab.
Beispiel SAP: In einem möglichen Integrationsprojekt kann SAP das führende System für kaufmännische oder organisatorische Informationen bleiben. Asset.Desk übernimmt beispielsweise relevante Kostenstellen-, Lieferanten- oder Beschaffungsdaten und ergänzt sie um den technischen Asset-Lifecycle. Umgekehrt können Asset-Informationen für nachgelagerte Prozesse bereitgestellt werden.
Keine pauschale Standardconnector-Zusage: Die Nennung von SAP, HR- oder BI-Systemen beschreibt mögliche projektspezifische Integrationsszenarien. Ob eine fertige Standardanbindung vorhanden ist oder eine individuelle Umsetzung erforderlich ist, prüfen wir für das konkrete System und den gewünschten Datenfluss.
Ihr Integrationsszenario mit Asset.Desk und HEINZELMANN prüfen
Sie möchten Asset-Daten automatisiert übernehmen, Microsoft Entra ID anbinden, SAP oder ein anderes ERP-/HR-System integrieren, Monitoring mit dem Service Desk verbinden oder ITAM und ITSM enger verzahnen? Wir prüfen gemeinsam, welche API-Funktionen zu Ihrem Szenario passen und stellen Ihnen auf Wunsch die passende technische Dokumentation zur Verfügung.