Lifecycle Management: IT-Assets und Anlagegüter über den gesamten Lebenszyklus steuern
Asset.Desk Lifecycle Management unterstützt Unternehmen bei der strukturierten Steuerung aller Prozesse entlang des Asset-Lebenszyklus – von der Anforderung und Beschaffung über Inventarisierung, Nutzung und Umzüge bis hin zur Rückgabe und Entsorgung.
Sowohl IT-Assets als auch weitere Anlagegüter werden zentral, revisionssicher und nachvollziehbar in einer konsistenten Systemlandschaft verwaltet.
Vollständige Lifecycle-Abbildung
Abbildung aller Phasen eines Assets – von der Anforderung über Beschaffung, Installation und Nutzung bis zur Stilllegung oder Entsorgung.
Zentrale Asset-Datenbasis
Zusammenführung kaufmännischer, technischer und organisatorischer Asset-Informationen in einer konsistenten und validen Datenbasis.
Kontrolle & Compliance
Transparenz über Bestand, Nutzung, Kosten und Verantwortlichkeiten als sichere Grundlage für Compliance-Anforderungen und IT-Governance.
- Der operative Mehrwert
- Lifecycle Management mit Asset.Desk schafft Transparenz über alle Bewegungen und Veränderungen von Assets. Historien, Übergaben und Standortwechsel werden lückenlos dokumentiert – als Basis für effizientes IT-Asset-Management (ITAM) und revisionssichere Prozesse.
Auszeichnungen & Zertifizierungen
Das Asset.Desk wurde mehrfach herstellerunabhängig ausgezeichnet – unter anderem als Champion im Bereich Software Asset & License Management sowie im Client Lifecycle Management. Zudem verfügt die Lösung über eine offizielle KPMG-Zertifizierung, die Ihnen maximale Sicherheit, höchste Qualität und lückenlose Konformität bei allen Prozessen des Asset-Lebenszyklus garantiert.
Asset-Lifecycle: von der Beschaffung bis zur Entsorgung
Asset.Desk Lifecycle Management unterstützt Sie bei allen Prozessen entlang des Lebenszyklus eines Assets – sowohl für IT-Assets als auch für andere Anlagegüter.
Vom strategischen Einkauf über die lückenlose technische Inventarisierung und tägliche Nutzung bis hin zur revisionssicheren Entsorgung: Alle Phasen und Bewegungen werden in einer zentralen Plattform transparent und effizient abgebildet. Das System verbindet kaufmännische, technische und organisatorische Daten zu einer validen Entscheidungsgrundlage für Ihr gesamtes Unternehmen.
Der Asset-Lebenszyklus im Detail
Prozesse, Daten & Compliance:
- Vollständige Lifecycle-Abbildung: Asset.Desk steuert jede Phase von der ersten Anforderung über Beschaffung, Installation und Nutzung bis hin zur finalen Stilllegung.
- Zusammenführung aller Asset-Daten: Vereint die kaufmännische Sicht (Artikel, Verträge), die technische Ansicht (Inventarnummern, Asset-Typen) und organisatorische Details (Zuweisung zu Nutzern).
- Kontrolle und Compliance: Gewährleistet lückenlose Transparenz über vorhandene, benötigte und tatsächlich genutzte IT-Ressourcen sowie die damit verbundenen Kostenstrukturen.
Logistik, Belege & Mobile Inventur:
- Protokollierung von Umzügen: Jeder Hardware- und Asset-Umzug innerhalb von Abteilungen oder Firmengebäuden wird lückenlos erfasst und in der Historie dokumentiert.
- Übergabe- & Rückgabebelege: Erstellen und drucken Sie rechtssichere Quittungen direkt aus dem System. Nach der Unterschrift des Mitarbeiters werden die Belege direkt am Asset verknüpft.
- Mobile Bestandskontrolle (App Mobile+): Effiziente Unterstützung bei der Ersterfassung, physischen Bestandskontrolle und der regelmäßigen Inventur über mobile Endgeräte.
Wie viele PC-Systeme oder Firmenwagen sind im Einsatz?
Wo befinden sie sich und wie sind sie ausgestattet?
Der Asset-Lebenszyklus liefert die Antworten
Assets sind wertvolle Objekte mit einer begrenzten Nutzungsdauer. Unabhängig davon, ob es sich um IT-Geräte, Softwarelizenzen oder mobile Anlagegüter handelt – der Lebenszyklus folgt stets denselben grundlegenden Phasen. Im Lifecycle Management von Asset.Desk werden alle Assets digital, lückenlos und revisionssicher begleitet.
- 01. Beschaffung & Erfassung
- Der Lebenszyklus startet direkt beim strategischen Einkauf. Alle kaufmännischen und technischen Daten werden strukturiert im System angelegt, bevor das Asset physisch eintrifft und final an den vorgesehenen Nutzer übergeben wird.
- 02. Nutzung, Umzüge & Rückgabe
- Während der gesamten Einsatzzeit dokumentiert das System jeden Standortwechsel, jede Hardware-Erweiterung und organisatorische Umzüge innerhalb des Firmengebäudes. Am Ende der Nutzungsdauer wird auch die physische Rückgabe lückenlos protokolliert.
- 03. Nachhaltige Entsorgung
- Beim Ausscheiden eines Objekts aus dem Unternehmen sorgt Asset.Desk für eine nachvollziehbare Ausbuchung. Der gesamte historische Datenbestand zu allen Bewegungen und Veränderungen bleibt revisionssicher und jederzeit für Audits verfügbar.
Lifecycle-Management Module
Mit Asset.Desk Lifecycle Management bleiben Sie flexibel, effizient und immer einen Schritt voraus. Erweitern Sie Ihre IT-Asset-Management-Lösung mit den Lifecyclemanagement-Modulen, wann immer es nötig ist – und das ohne unnötige Kosten. Egal, ob Sie die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter und Standorte verwalten, Budgets kontrollieren oder Ihre mobilen Geräte im Blick behalten möchten – Asset.Desk bietet für jede Anforderung eine Lösung.
Stammdaten
Effiziente Verwaltung Ihrer Mitarbeiter- und Lokalisationsdaten
- Datenübernahme aus Active Directory
- Zentrale Artikel- & Partnerdatenpflege
- Abbildung betrieblicher Strukturen
- Formulare für Übergaben und Rückgaben
- Verwaltung von Standorten, Räumen & Abteilungen
Kaufmännische Daten
Überblick über kommerzielle Daten aller Assets
- Inventar- und Vertragsnummernverwaltung
- Identifikation über Inventaretiketten
- Kostenanalyse für Anschaffung, Service und AfA
- Standardberichte und Auswertungen verfügbar
- Flexible Nummernkreise für Objekte
- Integration mobiler Inventur (Barcode/RFID)
Leistungsverrechnung
Automatische Verwaltung Ihrer Verrechnungspreise
- Kostenstellen-Verrechnung
- Servicekatalog mit Preislisten
- ITIL-konforme Verrechnung
- Transparente Kostenübersicht inkl. Mapping
- Interne Verrechnungen automatisieren
- Individuelle Einzelbuchungen & Reporting
Komponentenverwaltung
Effiziente Verwaltung Ihrer IT-Komponenten
- Verwaltung von Kleinteilen (Maus, Tastatur, Toner...)
- Detaillierte IT-Ressourcenabbildung
- Zubuchungen und Entnahmen tracken
- Komponentenkosten präzise erfassen
- Einfache, übersichtliche Lagerverwaltung
- FIFO-Prinzip beim Ein- und Auslagern
Einkauf
Ganzheitliches Angebots-, Bestell- und Reklamationswesen
- Zentrale Stammdatenverwaltung
- Vollumfängliches Bestellwesen
- Lieferantenbestellungen und -anfragen
- Liefereingangsbuchung und Reklamationen
- Integrierte komXwork-Schnittstelle
Verkauf
Effiziente Verwaltung Ihrer IT-Verkäufe
- Erstellung von Angeboten und Aufträgen
- Dokumentation von Lieferungen
- Liefereingang und Rechnungen auf Knopfdruck
- Verwaltung wiederkehrender Rechnungen
- Ausführliches, revisionssicheres Reporting
Mobile Device View
Behalten Sie den Überblick über Ihre mobilen Geräte
- Überblick über Ausstattung und Zustand
- Detaillierte Hard- und Softwaredaten
- Integration mit Android- und iOS-Scannern
- Automatische Datenmeldung an Asset.Desk
- Gezielte, mobile Auswertungen und Sichten
Budgetkontrolle
Effiziente Verwaltung Ihrer Firmenbudgets
- Überwachung von Bestellaufwendungen
- Zahlungsbeträge bei Verträgen im Blick
- Verwaltung wiederkehrender Kosten
- Kosteneinträge direkt in Objektbüchern
- Grafische Darstellung des Budgetverbrauchs
Der ideale Helfer bei der Inventur: Asset.Desk Mobile+ App
Direkte Inventarisierung von Assets
- Sofortige Erfassung: Neue Assets können direkt beim Wareneingang erfasst werden, sodass neue Werte sofort im System verfügbar sind.
- Einfache Kennzeichnung: Assets lassen sich vor Ort mit Inventaretiketten kennzeichnen, um eine frühzeitige Zuordnung in Asset.Desk sicherzustellen.
- Echtzeit-Synchronisation: Änderungen, die während der Inventur festgestellt werden, werden direkt in die Asset.Desk-Datenbank übernommen.
Kontrolle und Abschluss der Inventur
- Verlässliche Prüfung: Vor dem Abschluss der Inventur kann das Ergebnis in einer Kontrollliste geprüft werden, um vollständige Bestände sicherzustellen.
- Automatisierte Verbuchung: Nach Abschluss werden alle Änderungen automatisch verbucht und die gezählten Assets mit einem Inventurstempel dokumentiert.
Inventur mit RFID
Die Asset.Desk Mobile+ App unterstützt die Inventur per RFID und ermöglicht die nahtlose Integration von RFID-Scannern für eine extrem schnelle, berührungslose und präzise Bestandsaufnahme großer IT-Bestände.
FAQs zum Asset.Desk Lifecycle Management
Welche Vorteile bietet das Lifecycle Management mit Asset.Desk? ▼
Asset.Desk Lifecycle Management unterstützt Sie umfassend bei allen Prozessen entlang des Lebenszyklus eines Assets und bietet drei wesentliche Kernvorteile:
- Vollständige Phasen-Abbildung: Steuerung von der Anforderung über Beschaffung, Inventarisierung und Installation bis zur finalen Entsorgung in einem einzigen, zentralen System.
- Maximale Transparenz & Compliance: Volle Kontrolle über benötigte, vorhandene und tatsächlich genutzte Assets sowie über alle Kosten und Compliance-Vorgaben.
- Ganzheitliche 360-Grad-Datenbasis: Zentrale Zusammenführung aller Asset-Daten aus kaufmännischer (z. B. Artikel, Verträge), technischer (Inventarnummern, Asset-Typen) und organisatorischer Sicht (Nutzer, Standorte).
Können neben IT-Assets auch andere Anlagegüter verwaltet werden? ▼
Ja, absolut. Obwohl Asset.Desk stark im Bereich IT-Asset-Management (ITAM) verwurzelt ist, lassen sich beliebige andere Anlagegüter wie Firmenwagen, Büromöbel, Werkzeuge oder Maschinen flexibel erfassen. Der gesamte Lebenszyklus sowie alle kaufmännischen Verträge und Zuweisungen gelten für alle Asset-Typen gleichermaßen.
Wie unterstützt die App Mobile+ die physische Inventur? ▼
Die App Mobile+ bringt das Lifecycle Management auf mobile Endgeräte. Neue Assets können direkt beim Wareneingang mobil gescannt und erfasst werden. Während der physischen Bestandskontrolle im Firmengebäude gleicht die App die Daten in Echtzeit mit der Asset.Desk-Datenbank ab. Nach Abschluss der Inventur werden alle Änderungen automatisch verbucht und die Assets mit einem digitalen Inventurstempel versehen.
Werden Hardware-Umzüge und Übergaben an Mitarbeiter rechtssicher dokumentiert? ▼
Ja, lückenlos. Jeder Standortwechsel, Raumwechsel oder jede Abteilungsänderung wird automatisch in der historischen Asset-Historie protokolliert. Für die Übergabe und Rückgabe von Geräten (z. B. Notebooks an Mitarbeiter) generiert das System offizielle Übergabebelege. Diese Quittungen können ausgedruckt, unterschrieben und direkt wieder revisionssicher am Asset-Datensatz hinterlegt werden.
Unterstützt das System auch modernere Scan-Verfahren wie RFID? ▼
Ja, die Verwaltung ist vollständig für den Einsatz von RFID-Technologie optimiert. Die Asset.Desk Mobile+ App erlaubt die Integration professioneller RFID-Scanner. Dadurch können ganze Räume oder IT-Racks berührungslos und innerhalb weniger Sekunden fehlerfrei gescannt werden, was den Zeitaufwand für die jährliche Inventur massiv reduziert.
Muss ich alle Lifecycle-Module sofort erwerben? ▼
Nein, Asset.Desk ist modular aufgebaut. Sie bleiben maximal flexibel und erweitern Ihre ITAM-Lösung genau dann um optionale Zusatzmodule (wie Budgetkontrolle, Einkauf, Leistungsverrechnung oder Mobile Device View), wenn Ihre internen Prozesse es erfordern. Das verhindert unnötige Initialkosten und sorgt für ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis.
Asset.Desk kostenlos testen oder direkt erwerben!
Gerne können Sie ein unverbindliches Angebot oder auch eine persönliche Online-Demonstration anfordern.