HEINZELMANN Shop: IT-Beschaffung standardisieren & automatisieren
Verursachen unstrukturierte Bestellungen per E-Mail hohe manuelle Aufwände und Intransparenz in Ihrer Beschaffung? Das Zusatzmodul HEINZELMANN Shop verwandelt Ihren Service.Desk in ein leistungsstarkes Self-Service-Bestellportal. Als zentraler Servicekatalog für Ihr ITSM steuern Sie den gesamten Beschaffungsprozess – von der Auswahl über den Genehmigungsworkflow bis zur Bestellung.
Ihr Nutzen auf den Punkt gebracht:
- Effizienzsteigerung: Reduzieren Sie den manuellen Aufwand durch automatisierte Bestell- und Freigabeprozesse.
- Volle Transparenz: Behalten Sie Bestellungen und Genehmigungsstufen jederzeit im Blick.
- Kosten & Compliance: Steuern Sie mit vordefinierten Katalogen exakt, was bestellt werden darf.
Ein durchgängiger Prozess in 3 Schritten
1. Die Grundlage: Ihr individueller Servicekatalog
Definieren Sie, was bestellt werden darf. In Ihrem persönlichen Servicekatalog hinterlegen Sie freigegebene Artikel und Dienstleistungen – vom Standard-Laptop über Monitore bis hin zu Softwarelizenzen. Artikeldaten und Katalogpflege erfolgen zentral in Asset.Desk. So stellen Sie sicher, dass nur konforme und budgetierte Ressourcen angefragt werden.
2. Der Ablauf: Anpassbare Genehmigungsworkflows
Jede Bestellung aus dem Katalog startet einen vordefinierten Genehmigungsworkflow. Gestalten Sie diesen Prozess flexibel: Eine Computer-Maus kann automatisch freigegeben werden, während ein teures Notebook erst die Genehmigung des Vorgesetzten und danach die der IT-Leitung erfordert.
3. Die Kontrolle: Bestellstatus und Wareneingang im Blick
Nach der Freigabe behalten Sie die volle Transparenz. Verfolgen Sie den Status jeder Bestellung – von der internen Genehmigung bis zur Bestellung und Wareneingangsbuchung in Asset.Desk.
Spezielle Anwendungsfälle für Ihre Branche
Für Unternehmen:
Die IT-Abteilung definiert einen Katalog mit freigegebenen Laptop-Modellen, um die Einhaltung interner IT-Procurement- und Compliance-Richtlinien sicherzustellen. Ein Abteilungsleiter wählt für einen neuen Mitarbeiter das passende Modell. Der Antrag wird automatisch an die zuständige Person mit Budgetverantwortung geleitet – für schnelle Abläufe und nachvollziehbare Kostenkontrolle.
Für die Öffentliche Verwaltung:
Alle Artikel aus einem bestehenden Rahmenvertrag werden im Katalog hinterlegt, um die Vorgaben des Vergaberechts (z. B. UVgO) zu erfüllen. Mitarbeitende bestellen ihren Bedarf direkt im Shop. Das System leitet die Bestellung automatisch zur Freigabe an die zuständige Haushaltsstelle weiter. Die eigentliche Bestellung und Verbuchung des Wareneingangs erfolgen in Asset.Desk – transparent und revisionssicher.
Clever kombiniert: Shop & Workflow
Verbinden Sie das Shop-Modul mit dem Modul Workflow, um Bereitstellungsprozesse abzubilden. Eine genehmigte Bestellung aus dem Shop kann automatisch einen Workflow starten, der Konfiguration, Software-Installation und Auslieferung durch die IT-Abteilung als separate, nachverfolgbare Tickets steuert.
Wichtige Hinweise:
- Für die Nutzung des Shop-Moduls ist das Workflow-Modul zwingend erforderlich (separate Lizenz).
- Der komplette Beschaffungsprozess – Artikelstamm, Kataloge und die tatsächliche Bestellung inkl. Wareneingang – setzt Asset.Desk voraus (separate Lizenz).
Funktionen im Detail
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Servicekatalog erstellen | Erstellen und verwalten Sie Kataloge mit freigegebenen Artikeln und Dienstleistungen (Artikeldaten aus Asset.Desk). |
| Anpassbare Genehmigungsworkflows | Individuelle Gestaltung von mehrstufigen Bestell- und Genehmigungsprozessen. |
| Bestellstatus-Tracking | Transparente Nachverfolgung von Antrag, Freigabe und Bestellung bis zur Wareneingangsbuchung (in Asset.Desk). |
| Automatisierte Freigaberegeln | Automatisierung von Standard-Genehmigungen durch vordefinierte Regeln und Wertgrenzen. |