Vertragsmanagement für Audit-Sicherheit & Fristenkontrolle
Das Zusatzmodul Lizenzverträge für Asset.Desk ergänzt Ihr Softwarelizenzmanagement um die kaufmännische Vertragssicht. Sie sehen jederzeit, über welche Verträge Lizenzen beschafft wurden, welche Laufzeiten gelten und wann Verlängerungen oder Kündigungsfristen anstehen. Alle audit-relevanten Vertragsinformationen werden direkt am jeweiligen Lizenzeintrag hinterlegt.
Früher: Verträge lagen oft verteilt in Aktenordnern, Excel-Listen oder unübersichtlichen E-Mail-Postfächern. Heute: Asset.Desk verbindet Lizenzdaten und Vertragslaufzeiten zentral an einem Ort – für absolute Compliance, Transparenz und rechtssichere Audit-Nachweise.
Warum ein professionelles Vertragsmanagement für Softwarelizenzen entscheidend ist
Lizenzen sind nur dann wirklich compliant, wenn auch die zugehörigen Verträge vollständig dokumentiert sind. Gerade bei Wartungsverträgen, zeitlich begrenzten Abonnements und Rahmenvereinbarungen entstehen erhebliche finanzielle Risiken durch automatische Verlängerungen oder versäumte Kündigungstermine.
Mit dem Zusatzmodul verwalten Sie alle Vertragsinformationen exakt dort, wo auch Ihre Lizenzen liegen: direkt im System – inklusive Laufzeitüberwachung, Konditionen, strukturierter Dokumentenablage und automatischer Wiedervorlagen für Einkauf und IT-Management.
Vertragslaufzeiten automatisch prüfen
Das System erkennt präzise, ob Softwarelizenzen im täglichen Einsatz noch gültig sind, und gleicht die Laufzeiten fortlaufend mit den hinterlegten Verträgen ab.
Kündigungsfristen sicher im Blick behalten
Integrierte Wiedervorlage- und Erinnerungsfunktionen informieren Sie rechtzeitig über auslaufende Lizenzen, anstehende Verlängerungen und Kündigungsfristen.
Rahmenverträge & Audit-Ablage
Verwalten Sie Einzel- und komplexe Rahmenverträge an zentraler Stelle. Setzen Sie diese zueinander in Relation und hinterlegen Sie Belege revisionssicher.
Erfahrungsberichte aus der IT-Praxis
Sehen Sie anhand konkreter Alltagsszenarien, wie Sie mit einer zentralen Vertragsverwaltung Compliance-Sicherheit garantieren, zeitintensive Suchen beenden und versteckte Kostenfresser rechtzeitig stoppen.
Szenario 1: Kündigungsfristen rechtzeitig im Blick
Ein Wartungsvertrag für eine teure Fachanwendung verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn er nicht fristgerecht gekündigt wird. In der Praxis werden Kündigungstermine in Excel-Tabellen oft übersehen.
Mit dem Modul Lizenzverträge:
Das System erinnert Sie und Ihren Einkauf automatisch an Kündigungsfristen
Alle Vertragsdokumente liegen strukturiert direkt am Lizenzeintrag
Verlängerungen, Anpassungen oder Kündigungen werden fristgerecht entschieden
Nutzen: Sie vermeiden unüberlegte Vertragsverlängerungen und kontrollieren Ihre Laufzeiten sicher.
Szenario 2: Audit-Nachweise sofort verfügbar
Bei einem Software-Audit fordert der Hersteller einen Nachweis darüber, aus welchem Rahmenvertrag bestimmte Lizenzen beschafft wurden. Ohne zentrale Ablage beginnt die aufwendige Suche nach E-Mails und Rechnungen.
Mit dem Modul Lizenzverträge:
Alle Verträge, Rechnungen und Nachweise sind lückenlos am Lizenzeintrag dokumentiert
Die rechtliche Gültigkeit wird automatisch über die Vertragslaufzeit validiert
Alle Dokumente stehen für das Audit revisionssicher per Knopfdruck bereit
Nutzen: Schnelle Audit-Sicherheit und drastisch reduzierter Aufwand bei Herstellerprüfungen.
Szenario 3: "Stille Verlängerungen" stoppen
Unternehmen zahlen oft jahrelang für Wartungspakete, weil Verträge automatisch weiterlaufen, obwohl die betroffene Software intern kaum noch aktiv genutzt wird.
Mit dem Modul Lizenzverträge:
Sie sehen alle aktiven Laufzeiten und Sondervereinbarungen auf einen Blick
Fristen-Wiedervorlagen weisen Sie frühzeitig auf auslaufende Serviceoptionen hin
Überflüssige Zusatzleistungen werden gezielt beendet, bevor sie sich erneuern
Nutzen: Sie eliminieren versteckte Dauer-Kosten und behalten komplexe Verträge im Griff.
Lizenzmanagement flexibel erweitern mit optionalen Modulen
Kombinieren Sie Ihr kaufmännisches Vertragsmanagement mit weiteren Lizenzbausteinen, um Ihre gesamte On-Premise- und Cloud-Landschaft revisionssicher in einem zentralen System zu steuern.
Cloud Scanner
SaaS- und Cloud-Lizenzen automatisch erfassen
✓API-Anbindung an M365, Adobe und Google Portale
✓Automatischer Import von Plänen und SKU-Paketen
✓Benutzerzuordnung und Entdeckung von SaaS-Schatten-IT
✓Inventarisierung von Azure & Google Cloud Ressourcen
✓Revisionssichere SaaS-Compliance auf Live-Daten-Basis
Das Zusatzmodul erweitert Ihr Asset.Desk Lizenzmanagement um eine lückenlose, kaufmännische Vertragssicht. Sie dokumentieren hierbei Softwareverträge, Laufzeiten, Kündigungstermine und Sonderkonditionen strukturiert an einem zentralen Ort.
Warum ist integriertes Vertragsmanagement im Lizenzmanagement so wichtig?
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Lizenzen sind juristisch nur dann wirksam nachweisbar, wenn die zugrundeliegenden Kaufverträge, Bestellungen und Rechnungen lückenlos dokumentiert sind. Zudem verhindert das Modul teure Fristversäumnisse und unbemerkte automatische Verlängerungen von nicht mehr benötigter On-Premise- oder SaaS-Software.
Welche Dokumente und Daten kann ich hinterlegen?
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Sie können alle vertragsrelevanten Parameter festhalten: Genaue Vertragslaufzeiten, Fristen für Kündigung oder Verlängerung, hierarchische Abhängigkeiten von Rahmen- zu Einzelverträgen sowie elektronische Anhänge wie Kaufbelege, Lizenzurkunden und PDFs direkt am jeweiligen Lizenzeintrag.
Wie hilft mir das System, Kündigungsfristen nicht zu verpassen?
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Asset.Desk überwacht die Fristen im Hintergrund und erinnert Sie rechtzeitig über konfigurierbare Wiedervorlagefunktionen. So verpassen Sie nie wieder Kündigungstermine und können strategisch planen, ob Sie eine Wartung verlängern, anpassen oder beenden möchten.
Wie ergänzt sich das Modul mit den anderen Lizenzmanagement-Modulen?
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Sie bilden ein unschlagbares SAM-Trio: Der Cloud Scanner liest Ihre SaaS-Lizenzen (z. B. M365) via API ein, das Application Metering ermittelt die reale On-Premise-Nutzung Ihrer Software und das Modul Lizenzverträge steuert die Fristen, Kosten und Dokumentationspflichten für all diese Werte.
