Mit dem Zusatzmodul „Einkauf“ steht Ihnen ein ganzheitliches Angebots-, Bestell- und Reklamationswesen für IT-Assets und Mobiliar zur Verfügung. Vervollständigen Sie den Lebenszyklus Ihrer Werte, indem Sie diese von Beginn an durch Asset.Desk verwalten. Die verlässliche Basis bildet das Stammdatenmanagement: Hier pflegen Sie Artikel-, Lieferanten- und Standortinformationen zentral und entsprechend Ihres gewünschten Informationsgehalts.
Zentrale Steuerung aller Einkaufsprozesse im Manager
Asset.Desk inklusive vollumfänglichem Bestellwesen
Beginnend mit einer Angebotsanfrage, die Sie lieferantenabhängig und unverbindlich erstellen können, setzt sich der rote Faden durch den IT-Einkauf fort. Sie erstellen Lieferantenbestellungen einzeln oder vorgangsbezogen. Entsprechend Ihrer Infrastruktur können Sie die Bestellungen flexibel per E-Mail, Fax oder Post versenden.
Die Bestellpositionen werden basierend auf dem Stammdatenmanagement erfasst, aus dem auch die jeweils hinterlegte Artikelnummer beim Lieferanten sowie die Listenpreise und Verpackungseinheiten gezogen und in die Bestellung übernommen werden. Alternativ lassen sich auch Freitextpositionen unkompliziert ergänzen.
Sie bestätigen den Eingang Ihrer Waren durch die Buchung des Liefereingangs aus der gelieferten Position. Dadurch kann direkt die entsprechende Anzahl Assets im System erzeugt werden, also beispielsweise die genaue Anzahl bestellter PCs oder georderter Lizenzen. Sollte es wider Erwarten zu einer fehlerhaften Lieferung kommen, so können Sie zu der jeweiligen Bestellung Reklamationen anlegen und exakt nachverfolgen. Alle Belege werden vorgangsbezogen als PDF in einer strukturierten Verzeichnisdatei abgelegt.
Detaillierte Erfassung von Bestellpositionen und Konditionen
Ausschreibungen optimieren und an mehrere Lieferanten senden
Im Einkauf lassen sich Ausschreibungen effizient abbilden: Angebote können aus einem einzigen Formular heraus bei mehreren Lieferanten gleichzeitig angefragt werden. Auf Knopfdruck lassen sich sodann die Angebotsanfragen für die verschiedenen Lieferanten drucken und / oder per E-Mail direkt versenden.
Das Angebot jenes Lieferanten, der den Zuschlag erhält, kann anschließend nahtlos in die feste Bestellung überführt werden. Das System übernimmt die korrekten Artikelnummern und Preise des ausgewählten Lieferanten vollautomatisch. Die Preisanfragen im Einkauf werden damit maßgeblich optimiert und beschleunigt.
Smarte Optimierung und Bearbeitung von Lieferantenausschreibungen
Schnittstelle zum Dokumentenmanagement-System komXwork
Asset.Desk bietet als optionales Zusatzmodul eine bidirektionale Schnittstelle zu komXwork. komXwork ist eine effiziente Dokumentenmanagement-Software für moderne Verwaltungen. komXwork sorgt für zusätzliche Transparenz und Struktur in den operativen Prozessen und dient der elektronischen Zusammenführung, Archivierung und Verwaltung von Dokumenten.
Mit der Anbindung an komXwork können Sie alle Ihre elektronischen Dokumente, die Sie in Asset.Desk erzeugen und zuordnen, zentral in komXwork speichern und verwalten. Dokumente sind z.B. Ihre im PDF-Format gespeicherten Angebotsanfragen, Bestellungen und Lieferscheine oder aber auch E-Mails, Briefe, Notizen, Bilder oder beliebige andere Dateien. Damit nutzen Sie die Vorteile, die sich ergeben, wenn Sie Ihre Dokumente in einem strukturierten Ablagesystem erfassen und zusammenführen. Das Management von Dokumenten in komXwork bietet einen echten Mehrwert und Zusatznutzen zu den operativen Inventarisierungs- und Managementprozessen in Asset.Desk.
Bidirektionaler Datenaustausch und zentrale Dokumentenverwaltung