Die praxiserprobte EAM- & ITAM-Lösung „Made in Germany“

Asset.Desk ist weit mehr als eine klassische Inventarisierungslösung oder ein reines Tool für das ITAM (IT Asset Management). Als ganzheitliche Software vereint sie automatische Netzwerk-Scans, lückenlose Hardware- & Software-Inventarisierung, proaktives Lizenzmanagement und präzises, physisches Asset-Tracking in einem einzigen, datenschutzkonformen (DSGVO) System.

Warum EAM? Der entscheidende Vorteil für Kommunen:

In modernen Verwaltungen greift ein reines IT-Management zu kurz. Die Lösung liegt im strategischen Überbau des Enterprise Asset Managements (EAM):

  • Ganzheitliche Erfassung: Neben klassischen IT-Assets wie Servern, PCs und Lizenzen werden auch alle physischen Güter wie Mobiliar, Bauhof-Geräte und städtische Betriebsmittel erfasst.
  • Smarte Verschmelzung: Asset.Desk vereint proaktives IT-Asset-Management (ITAM) direkt mit der klassischen, physischen Inventarverwaltung.
  • Zentrale Lebenszyklus-Steuerung: Sie kontrollieren alle städtischen Vermögenswerte über eine einzige Plattform und eliminieren teure Insellösungen dauerhaft.
Warum EAM? Der entscheidende Vorteil für Kommunen - Infografik Asset.Desk

Diese nahtlose Kombination macht Asset.Desk zur perfekten Basis für Ihre lückenlose IT-Dokumentation und die kommunale Anlagenbuchhaltung. Nicht umsonst vertrauen bereits staatliche Institutionen wie das Bundesamt für Justiz (BfJ) sowie zahlreiche Kommunen (z. B. Stadt Würzburg, Stadt Bamberg, Stadt Ditzingen) auf unsere zukunftssichere Plattform.

Entdecken Sie, wie Sie Ihr Inventar rechtssicher verwalten, den Support beschleunigen und gleichzeitig die volle Datenhoheit (On-Premises oder in der eigenen Cloud) behalten – ganz ohne Abo-Zwang.

Revisionssicher & Doppik-konform: Asset-Tracking für die Verwaltung

Für die kommunale Anlagenbuchhaltung (Doppik) ist eine genaue und lückenlose Erfassung der Vermögensgegenstände unerlässlich. Asset.Desk bricht isolierte Datensilos auf und führt klassische IT, Mobiliar und sonstige städtische Betriebsmittel in einer zentralen, GoBD-konformen Configuration Management Database (CMDB) zusammen.

Revisionssicheres Asset-Tracking und Doppik-Unterstützung mit Asset.Desk
  • Zentrale Kaufmännische Daten & Objektbuch: Pflegen Sie Anschaffungswerte, Lieferanten, Rechnungen und Garantiezeiten direkt am Objekt. Über das integrierte „Objektbuch“ fungiert jedes Asset wie ein eigenes Konto, in dem laufende Einzelkosten, Wartungsaufwände oder Servicegebühren transparent verbucht und Kostenstellen präzise zugeordnet werden.
  • Kalkulatorische Abschreibung (AfA) auf Knopfdruck: Das System berechnet die kalkulatorische AfA für Ihre verwalteten Hardware-Geräte, Möbel und sogar Softwarelizenzen Cent-genau. Über die „En-Bloc-Funktion“ können Sie Abschreibungsregeln (wie Basispreis, Startmonat und Nutzungsdauer) auch für Hunderte Geräte gleichzeitig aktivieren. Spezielle Berichte weisen Ihnen jederzeit tagesaktuell die exakten Restbuchwerte Ihres Inventars aus.
  • Nahtloser Datenexport & ERP-Anbindung: Über flexible Export-Funktionen und Schnittstellen (z. B. als CSV, Excel, XML oder PDF) lassen sich die aktuellen Buchwerte und AfA-Sätze bequem an Ihre führenden Finanz-, ERP- oder HR-Systeme übergeben. Das verhindert redundante Dateneingaben und eliminiert den doppelten Pflegeaufwand in der Verwaltung.
  • Historisierung & Nachvollziehbarkeit kaufmännischer Daten: Änderungen an kaufmännisch relevanten Werten (z. B. Anschaffungskosten, Abschreibungen, Standort- oder Statusänderungen) werden mit Zeitstempel und Benutzerkennung sowie altem und neuem Wert dokumentiert. Das unterstützt Sie dabei, die Anforderungen der GoBD an eine nachvollziehbare, unveränderbare Buchführung in Ihrer Anlagenbuchhaltung zu erfüllen.
  • Sicherer Lifecycle bis zur Aussonderung: Übergaben und Rückgaben von städtischem Eigentum an Mitarbeiter erfolgen lückenlos dokumentiert – auf Wunsch sogar direkt per digitaler Unterschrift auf dem Tablet. Wird ein Gerät am Ende des Lebenszyklus ausgesondert, erzeugt das System einen Entsorgungsbeleg und überführt das Asset samt seiner kompletten Historie revisionssicher in einen Statistikbestand.

Effiziente Kommunalverwaltung: Stichtagsinventuren und schnelle Raum-Scans per App

Stichtagsinventuren und Umzüge in Rathäusern, Ämtern oder Schulen arten oft in unübersichtliche Papier- und Zettelwirtschaft aus. Mit der App Asset.Desk Mobile+ digitalisieren Sie diese manuellen „Hands-on“-Prozesse vollständig und machen Ihre Datenbank so mobil wie Ihr Smartphone.

Effiziente Kommunalverwaltung und Stichtagsinventuren mit der App Asset.Desk Mobile+
  • Mobile+ App für alle Plattformen (Online & Offline): Mit der App wird Ihr Smartphone oder Tablet (verfügbar für iOS, Android) zum professionellen Inventar-Scanner. Das Beste für Ämter und Schulkeller: Die App funktioniert auch komplett offline. Sie scannen ohne WLAN-Verbindung und synchronisieren die Daten einfach später sicher mit der Datenbank.
  • Pfeilschnelle Raum-Scans (Barcode & RFID): Sie betreten einen Raum, scannen das Raumetikett und erfassen anschließend Hardware und Mobiliar. Nutzen Sie die innovative RFID-Technologie (z. B. mit Zebra-Scannern), erfassen Sie den gesamten Raum pulkweise in Sekunden und völlig ohne direkten Sichtkontakt zu den Etiketten. So wird garantiert kein Asset mehr übersehen.
Praxis-Tipp: Intelligenter Echtzeit-Abgleich & Warnsignale

Das System gleicht Ihre Zählung direkt mit dem Soll-Bestand der Datenbank ab und sortiert die Objekte farblich markiert in smarte Kategorien: „Gezählt“, „Fehlend“ oder „Unerwartet“. Scannen Sie ein Gerät, das laut Datenbank eigentlich in einem anderen Büro stehen sollte, erhalten Sie sofort ein akustisches Warnsignal. Das Gerät wird automatisch als „Umgezogen“ markiert und der alte Standort als Referenz („Raum vorher“) hinterlegt.

  • Fehlende Geräte clever verwalten: Bleiben Geräte bei der Inventur unauffindbar, können Sie diesen direkt in der Kontrollliste eine neue Lokation zuweisen (z. B. "Lager" oder "Verlust"). Beim finalen Inventurabschluss verschiebt das System all diese Geräte vollautomatisch – auf Wunsch auch als En-Bloc-Massenbearbeitung für dutzende Objekte gleichzeitig.
  • Unterjährige Umzüge & Fotodokumentation: Wird ein PC oder ein Schreibtisch im laufenden Betrieb in ein anderes Büro gebracht, lässt sich dieser „unterjährige Umzug“ in Sekunden am Smartphone buchen. Über die integrierte Fotobox können Sie sogar direkt ein Beweisfoto des neuen Aufbaus schießen und dem Asset anhängen. Die revisionssichere Umzugshistorie in Asset.Desk protokolliert dabei für immer, wo das Gerät zuvor stand.

Service Desk & ITAM verzahnt: Effizientes IT-Servicemanagement in der Behörde

Im behördlichen Arbeitsalltag kosten isolierte Systeme wertvolle Zeit: Meldet ein Mitarbeiter im Bürgerbüro oder Sozialamt eine IT-Störung, muss der Support im Helpdesk oft langwierig per Telefon oder unübersichtlichen Listen erfragen, um welches PC-Modell es sich handelt, welche Softwareversionen installiert sind oder ob noch Garantieansprüche bestehen. Die nahtlose Verzahnung von IT Asset Management (ITAM) und IT-Servicemanagement (ITSM) bricht diese Barrieren dauerhaft auf.

Praxisbeispiel: Bürgeramt – Wenn Service Desk (ITSM) und Asset Management (ITAM) verschmelzen

Durch die direkte Kopplung des HEINZELMANN Service Desks mit der Asset.Desk-Datenbank agiert Ihre Verwaltung auf einem ganz neuen Effizienzniveau:

  • Direkte Geräte- & Kontaktzuordnung im Ticket: Geht im HEINZELMANN Service Desk eine neue Störungsmeldung ein, verknüpft das System den meldenden Mitarbeiter automatisch mit seinem in Asset.Desk hinterlegten Dienstgerät. Der IT-Supporter sieht die gesamte Hardware-Ausstattung und alle installierten Softwareprodukte sofort im Ticket.
  • Schnelle Fehlerbehebung ohne Rückfragen: Kaufmännische Zusatzdaten, Händlergarantien oder der exakte physikalische Standort des PCs (Raum- und Stockwerkszuordnung) sind direkt einsehbar – der Support kann ohne zeitraubende Rückfragen mit der Problembehebung starten.
  • Automatisierte Leistungs- und Kostenverrechnung: Entstehen im Zuge einer Ticketbearbeitung Aufwände oder Kosten, werden diese direkt im HEINZELMANN-Ticket verbucht. Über die integrierte Schnittstelle werden die errechneten Beträge vollautomatisch in das GoBD-konforme Objektbuch des Geräts nach Asset.Desk übertragen. Das ermöglicht eine absolut fehlerfreie, verursachungsgerechte Kostenstellenverrechnung in der Doppik.
  • Transparente Auswertungen und Qualitätskontrolle: Direkt in Asset.Desk stehen Ihnen umfassende Auswertungen zum Ticketdurchsatz (offene, geschlossene und erstellte Tickets) sowie detaillierte Berichte zu den Ticketereignissen aus dem Service Desk zur Verfügung. Jedes Support-Ereignis wird revisionssicher mit Informationen zu Kosten, Aufwänden, Supportern und Kontakten pro Gerät dokumentiert.

Diese tiefgehende Integration optimiert den gesamten Lifecycle Ihrer Behörden-IT: Von der ersten Ticket-Anfrage über automatisierte Genehmigungs-Workflows im Service Desk bis hin zur exakten kaufmännischen Verrechnung und der schlussendlichen revisionssicheren Aussonderung des Assets.

Gesetzliche Wartungspflichten und IT-Sicherheit (NIS-2) automatisiert steuern

Neben der reinen Bestandsführung müssen Kommunen sicherstellen, dass ihre physischen Geräte sicher funktionieren und ihre IT-Netzwerke den strengen gesetzlichen Schutzvorgaben entsprechen. Asset.Desk nimmt Ihnen diese komplexe Überwachung ab und schützt Ihre Verwaltung vor Haftungsrisiken.

NIS-2 Compliance & BSI-IT-Grundschutz für Kommunen und kommunale Eigenbetriebe

Das NIS2-Umsetzungsgesetz (NIS2UmsuCG) ist seit dem 6. Dezember 2025 in Kraft und hat das BSI-Gesetz (BSIG) grundlegend novelliert; die Registrierungsfrist beim BSI ist bereits abgelaufen. Zwar sind klassische Kommunalverwaltungen nicht pauschal erfasst – betroffen sind aber häufig kommunale Eigenbetriebe und Unternehmen (z. B. Stadtwerke, ÖPNV, kommunale Kliniken, Wasser- und Abwasserbetriebe oder Entsorgungsbetriebe) ab entsprechender Größe. Asset.Desk liefert Ihnen durch die lückenlose automatische Erfassung auf Knopfdruck die zwingend geforderte, tagesaktuelle Datengrundlage für Ihre Strukturanalyse nach BSI-Standard 200-2 sowie für das Patch- und Änderungsmanagement (Baustein OPS.1.1.3). Das System unterstützt die nach § 30 BSIG geforderten Risikomanagementmaßnahmen – insbesondere das explizit geforderte Asset-Management (§ 30 Abs. 2 Nr. 9 BSIG) sowie die Absicherung von Lieferketten – und bereitet verlässliche Evidenzen für interne Kontrollen und Audits im ISMS auf. Zudem weist die Software wichtige Sicherheitsmerkmale wie verbaute TPM-Chips und den BitLocker-Verschlüsselungsstatus Ihrer Endgeräte kontinuierlich nach.

Praxisbeispiel: Wasserbetrieb mit IT und Betriebstechnik (OT)

Ein kommunaler Wasserbetrieb betreibt neben der klassischen Büro-IT auch Leitsysteme, Pumpensteuerungen und Sensorik an mehreren Wasserwerken und Pumpstationen. Genau an dieser Schnittstelle zwischen IT und OT entsteht die größte Lücke: Die IT-Abteilung kennt in der Regel ihre Windows-Rechner und Server lückenlos, verliert aber schnell den Überblick über Steuerungstechnik, die über Jahre von unterschiedlichen Dienstleistern verbaut wurde.

Mit Asset.Desk lässt sich das strukturieren:

  • Ein gemeinsames Inventar für IT und OT: Server und Leitstellen-PCs werden automatisch per Netzwerk-Scan erfasst; Steuerungskomponenten und Sensorik, die sich nicht per Netzwerk-Scan auslesen lassen, werden strukturiert im selben System erfasst und gepflegt – inklusive Standort (z. B. "Pumpwerk Nord"), Hersteller und Firmware-/Softwarestand.
  • Automatischer Netzwerk-Scan für die IT-Seite: Änderungen an der Büro-IT (neue Software, fehlende Patches) werden tagesaktuell erkannt – die Grundlage für die Risikoanalyse nach § 30 Abs. 2 Nr. 1 BSIG.
  • Lieferketten-Transparenz: Wird für eine bestimmte Komponente eines Herstellers eine Schwachstelle bekannt, zeigt Asset.Desk anhand des gepflegten Inventars, wie viele Geräte dieses Typs im Einsatz sind und an welchen Standorten – wichtig für § 30 Abs. 2 Nr. 4 BSIG (Sicherheit der Lieferkette).
  • Prüf- und Wartungsnachweise: Wiederkehrende Prüfungen an Pumpen, Schaltschränken oder Notstromaggregaten (z. B. nach DGUV V3) werden mit Prüfplaketten dokumentiert und über die Wiedervorlage-Funktion automatisch vor Fristablauf gemeldet.
  • Revisionssicherer Nachweis: Bei einer BSI-Prüfung oder einem Audit lässt sich für jedes erfasste Asset lückenlos belegen, wann welcher Patch-, Prüf- oder Wartungsstand vorlag – statt einzelner Excel-Listen verschiedener Abteilungen.
Gesetzliche Wartungspflichten und NIS-2 Compliance automatisiert steuern mit Asset.Desk
  • Prüfplaketten & Wartung (z.B. nach DGUV Vorschrift 3): Verabschieden Sie sich von unübersichtlichen Excel-Listen für den TÜV oder den Elektriker. Tragen Sie Prüfverfahren (wie z. B. BGV A3 / DGUV V3) und die jeweiligen Prüffristen in Monaten direkt am Gerät ein. Das System berechnet automatisch den nächsten Prüftermin und speichert alle historischen Plaketten revisionssicher ab. Ein massiver Effizienzgewinn für Ämter und Bauhöfe: Sie können Prüfplaketten für Hunderte gleichartige Werkzeuge oder Geräte bequem per "en bloc"-Massenbearbeitung zuweisen und über die App Asset.Desk Mobile+ sogar direkt vor Ort über das Smartphone abrufen.
  • Proaktive Erinnerungen per Wiedervorlage: Das System denkt für Sie mit. Die integrierte Wiedervorlage-Funktion warnt Sie rechtzeitig vor ablaufenden Prüffristen, auslaufenden Garantien oder Kündigungsfristen von Wartungsverträgen. Sie können das System so konfigurieren, dass der jeweils verantwortliche Mitarbeiter oder das Facility Management vollautomatisch per E-Mail benachrichtigt wird, sobald eine Wartung ansteht. Bußgelder oder Versicherungsausfälle durch verpasste Pflichttermine gehören damit endgültig der Vergangenheit an.