HEINZELMANN Workflow: Komplexe Prozesse vollständig automatisieren

Standardprozesse wie die Einstellung eines neuen Mitarbeiters oder ein IT-Change bestehen aus vielen abhängigen Aufgaben. Das Zusatzmodul HEINZELMANN Workflow ist Ihre zentrale Workflow-Engine für das Business Process Management (BPM) in ITSM und ESM: Definieren, automatisieren und steuern Sie mehrstufige Prozesse transparent von Anfang bis Ende.

So wandeln Sie Chaos in kontrollierte Abläufe um

1. Prozesse als Ticket-Ketten definieren

Bauen Sie Ihre wiederkehrenden Prozesse als eine Kette von zusammenhängenden Tickets. Mit einem einzigen Initialticket – zum Beispiel "Neuer Mitarbeiter ab 01.10." – starten Sie den gesamten Workflow. Das System erstellt daraufhin automatisch alle vordefinierten Teilaufgaben (z.B. "PC bestellen", "Account anlegen") und weist sie den zuständigen Teams zu.

2. Intelligente, automatisierte Steuerung

Die nächste Aufgabe in der Kette wird erst dann angestoßen, wenn die vorherige erledigt wurde, oder nach einem definierten Zeitplan. In Kombination mit dem Modul Formular können Sie jeden Arbeitsschritt mit individuellen Feldern und Pflichtangaben als Checkliste gestalten.

3. Volle Transparenz und Kontrolle (Kritischer Pfad)

Behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle. Die Ermittlung des "kritischen Pfads" zeigt Ihnen auf einen Blick, welche Aufgaben den Endtermin des gesamten Workflows gefährden. Sie erkennen Störungen sofort und sehen, wie sich Änderungen auf das Fälligkeitsdatum auswirken.

4. Prozesse kontinuierlich optimieren

Umfassende Reports helfen Ihnen dabei, die Durchlaufzeiten und Engpässe Ihrer Workflows zu bewerten. Nutzen Sie diese Daten, um Ihre Standardprozesse zu analysieren und im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) zu optimieren.

5. Formale Genehmigungen & Schleifen steuern

Integrieren Sie mehrstufige Genehmigungsverfahren direkt in Ihre Prozesse. Definieren Sie Wertgrenzen für Freigaben und erstellen Sie flexible Wiederholungsschleifen, um sicherzustellen, dass alle formalen Anforderungen (z.B. bei Beschaffungen) eingehalten werden.

Spezielle Anwendungsfälle für Ihre Branche

Für Unternehmen:

• • ITIL-konformes Change Management: Bilden Sie einen formalen IT-Change-Prozess ab. Ein "Request for Change"-Ticket startet einen Workflow, der automatisch Aufgaben für die technische Prüfung, kaufmännische Freigabe, Umsetzung und finale Abnahme erstellt.
• • Mitarbeiter-Onboarding (ESM): Wenn die Personalabteilung einen neuen Mitarbeiter anlegt, stößt der Workflow automatisch einen abteilungsübergreifenden Prozess an: Die IT bestellt den Laptop, das Facility Management bereitet den Arbeitsplatz vor und HR plant die Einarbeitung.

Für die Öffentliche Verwaltung:

• • Digitaler Beschaffungsantrag: Ein Workflow stellt sicher, dass ein Beschaffungsantrag alle notwendigen Genehmigungsstufen in der korrekten Reihenfolge durchläuft – vom Vorgesetzten über die Haushaltsstelle bis zur finalen Bestellung. Das schafft einen transparenten und revisionssicheren Prozess.
• • Baugenehmigungsverfahren: Das Initialticket "Bauantrag eingegangen" löst automatisch Aufgaben für alle beteiligten Ämter aus (z.B. Bauamt, Umweltamt). Der Workflow überwacht dabei die Einhaltung gesetzlicher Fristen.

Clever kombiniert: Workflow & Shop

Verbinden Sie Ihre automatisierten Abläufe nahtlos mit Ihrer Beschaffung. Ein laufender Workflow kann an jedem beliebigen Schritt – typischerweise nach einer Genehmigung – vollautomatisch eine Bestellung im Modul Shop auslösen.

Funktionen im Detail

Funktion	Beschreibung
Prozessautomatisierung	Automatisierte Erstellung und Steuerung von mehrstufigen Workflows für Standardprozesse (SOPs).
Ablaufsteuerung & Abhängigkeiten	Definieren Sie Prozessketten und die automatische Zuweisung von Aufgaben an zuständige Gruppen.
Genehmigungsworkflows	Integrieren Sie formale Freigabeschritte, Wertgrenzen und Wiederholungsschleifen in Ihre Abläufe.
Zeitgesteuerte Workflows	Starten Sie Prozesse automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt (z.B. für regelmäßige Wartungen).
Kritischer Pfad (Analyse)	Überwachen Sie Endtermine und erkennen Sie frühzeitig mögliche Verzögerungen im Gesamtablauf.
Reporting & KVP	Analysieren Sie die Effizienz Ihrer Workflows zur Identifikation von Optimierungspotenzial (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess).

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