HEINZELMANN Vorlage: Prozesse automatisieren, Fehler vermeiden
Wiederkehrende Anfragen und uneinheitliche Fehlermeldungen kosten Zeit. Das Zusatzmodul HEINZELMANN Vorlage ist Ihr Werkzeug für maximale Prozessautomatisierung und -sicherheit im Rahmen Ihres ITSM: Standardisieren Sie wiederkehrende Tickets und automatisieren Sie terminbasierte Aufgaben.
Ihr Nutzen auf den Punkt gebracht:
- Zeitersparnis: Schnellere Bearbeitung durch vordefinierte Standard-Workflows und Tickets.
- Fehlerreduktion: Konsistente Datenerfassung und klar definierte Abläufe verhindern Flüchtigkeitsfehler.
- Flexibilität: Passen Sie Vorlagen und Prozesse exakt an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.
Schluss mit Routine – Hallo Effizienz!
1. Standardisieren & Beschleunigen
Stellen Sie vordefinierte Ticketvorlagen für häufige Anfragen (z.B. "Druckerproblem") als Teil Ihres Service-Katalogs bereit. Mit einem Klick wird ein Ticket mit korrekter Kategorie, Priorität und Zuweisung erstellt. Das Ergebnis: Schnellere Ticketerstellung und weniger Sortieraufwand für den Helpdesk.
2. Automatisieren & Erinnern
Vergessen Sie nie wieder wichtige Routineaufgaben und etablieren Sie digitale Standard Operating Procedures (SOPs). Lassen Sie Tickets für wiederkehrende Aufgaben (z.B. "Server-Wartung") automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt erstellen und dem zuständigen Bearbeiter zuweisen.
3. Anpassen & Steuern
Bilden Sie Ihre individuellen Prozesse exakt ab. Erstellen Sie eigene Ticket-Typen wie "Incidents", "Service Requests" oder "Change Requests" nach ITIL-Standard und definieren Sie über eigene Masken, welche Informationen für jeden Prozess zwingend erforderlich sind.
Spezielle Anwendungsfälle
Für Unternehmen:
- • ITIL-konformer Service-Katalog: Erstellen Sie Vorlagen für "Incidents", "Service Requests" und "Changes". Ein "Service Request" für einen neuen Mitarbeiter wird so automatisch der IT-Abteilung zugewiesen, während eine "Incident"-Meldung direkt beim Support-Team landet.
- • Automatisierte Wartungspläne: Planen Sie die monatliche Prüfung der USV-Anlage oder den wöchentlichen Neustart eines Servers als automatisch erstelltes Ticket, das den zuständigen Admin rechtzeitig erinnert.
Für die Öffentliche Verwaltung:
- • Termin- und Fristenmanagement: Erstellen Sie eine Vorlage, die automatisch 4 Wochen vor Ablauf einer wichtigen Frist ein Ticket generiert (z.B. bei Vertragsverlängerungen). Dies ist ein klassischer Anwendungsfall für Enterprise Service Management (ESM), um administrative Prozesse abteilungsübergreifend zu steuern.
Clever kombiniert: Vorlage & Formular
Heben Sie Ihre Automatisierung auf die nächste Stufe: In Verbindung mit dem Modul Formular können Sie standardisierte Abfragen und Checklisten direkt in Ihre Ticketvorlagen integrieren. So stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen und Arbeitsschritte von Anfang an im Ticket enthalten sind.
Funktionen im Detail
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Wiederverwendbare Vorlagen | Standard-Tickets für häufige Anfragen, inkl. Beschreibung, Kategorie und automatischer Zuweisung. |
| Proaktive Erinnerungen | Automatische Erstellung von Aufgaben und Tickets aus Vorlagen für wiederkehrende Termine. |
| Prozessautomatisierung | Zeitgesteuerte Aktivierung von Aufgaben und Erinnerungen in Form von Tickets. |
| Benutzerdefinierte Felder & Typen | Erstellen Sie eigene Ticket-Typen und Eingabemasken, um individuelle ITSM-Prozesse (z.B. nach ITIL) abzubilden. |
| Integration von Checklisten | In Kombination mit dem Formular-Modul können standardisierte Abfragen und Checklisten in Vorlagen hinterlegt werden. |
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