HEINZELMANN E-Mail: Tickets direkt aus Ihrem Posteingang
Machen Sie es Ihren Kunden und Mitarbeitern so einfach wie möglich: Mit dem Zusatzmodul HEINZELMANN E-Mail wird die E-Mail-to-Ticket Funktion zum zentralen Baustein Ihrer Ticket-Automatisierung. Als Teil Ihres IT Service Managements (ITSM) sorgt das Modul für lückenlose Prozesse und verhindert, dass Anfragen im Posteingang untergehen.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Automatische Ticketerstellung: Jede E-Mail wird direkt zum Ticket – inklusive Betreff, Inhalt und Anhängen.
- Intelligente Zuordnung: E-Mails werden automatisch bestehenden Kontakten zugeordnet und Folge-E-Mails dank Ticketnummer korrekt verbucht.
- Effiziente Vorsortierung: Durch die Anbindung mehrerer Postfächer (z.B. Shared Mailboxes) landen Anfragen direkt im richtigen Team.
Vom Posteingang zum gelösten Fall: Ein nahtloser Prozess
Das E-Mail-Modul agiert wie ein intelligenter Filter für Ihre Service-Postfächer. Alle relevanten Informationen einer E-Mail werden automatisch ausgelesen und strukturiert in einem neuen Ticket abgelegt. Das umfasst den Absender, den Betreff als Ticket-Titel, den E-Mail-Inhalt als Beschreibung sowie sämtliche Anhänge. Auch die in Outlook gesetzte Priorität wird direkt übernommen. Die gesamte nachfolgende Kommunikation kann ebenfalls per E-Mail erfolgen, wobei jede Antwort lückenlos im Ticket-Verlauf dokumentiert wird. Das ist die Grundlage für nachvollziehbare Kundenkommunikation und die Einhaltung von Service Level Agreements (SLAs).
Spezielle Anwendungsfälle für Ihre Organisation
Für Unternehmen:
Richten Sie spezifische E-Mail-Adressen für verschiedene Servicebereiche ein (z.B. `it-support@ihrefirma.de`, `facility@ihrefirma.de`). So stellen Sie sicher, dass eine Meldung über einen defekten Drucker direkt im IT-Helpdesk landet, während eine Anfrage zur Raumbuchung automatisch dem Facility Management zugewiesen wird – ein perfektes Beispiel für Enterprise Service Management (ESM).
Für die Öffentliche Verwaltung:
Schaffen Sie eine zentrale Anlaufstelle für Bürgeranliegen (z.B. `buergerbuero@ihrestadt.de`). Jede eingehende E-Mail erzeugt ein Ticket mit eindeutiger Nummer. Das garantiert eine lückenlose Nachverfolgbarkeit, stellt die Einhaltung von Antwortfristen sicher und verhindert, dass Anfragen im täglichen E-Mail-Verkehr untergehen.
Funktionen im Detail
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| E-Mail-to-Ticket-Automatisierung | E-Mails werden automatisch in Tickets umgewandelt, inklusive Betreff, Inhalt und Anhängen. |
| Absenderidentifikation | Erkennt automatisch bekannte Mitarbeiter oder Kunden; unbekannte Absender werden einem Standardkontakt zugeordnet. |
| Prioritätenerkennung | Übernimmt die Dringlichkeit (z.B. "Hohe Priorität") aus der E-Mail direkt ins Ticket. |
| Automatische Verbuchung | Antwort-E-Mails mit Ticketnummer im Betreff werden automatisch dem richtigen Ticketverlauf zugeordnet. |
| Postfachsteuerung | Unterstützt die Anbindung mehrerer Postfächer (z.B. Shared Mailboxes) für eine optimale Vorsortierung. |
| Mailserver-Kompatibilität | Unterstützt alle gängigen POP3- und IMAP-fähigen Mailserver. |
| Moderne Cloud-Anbindung | Voll kompatibel mit Exchange Online (Microsoft 365) über die moderne und sichere Microsoft Graph-API. |
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