IT-Asset-Management & Inventarisierung für Behörden
Die umfassende Software für Asset- & Lifecycle-Management in Kommunen & Schulen
Asset.Desk ist eine modulare Softwarelösung für IT-Asset-Management (ITAM), Inventarisierung, Anlagenverwaltung sowie Lizenz- und Vertragsmanagement. Sie unterstützt On-Premises- und Cloud-Umgebungen und ist auf die Anforderungen von öffentlichen Verwaltungen, Schulen und Kommunen zugeschnitten. Asset.Desk ermöglicht die zentrale Erfassung, Verwaltung und revisionssichere Dokumentation von IT- und Non-IT-Assets über den gesamten Lebenszyklus – von der Beschaffung über Nutzung, Übergabe und Wartung bis zur Aussonderung.
Eine saubere Inventarisierung ist die Grundlage, doch modernes IT-Asset-Management (ITAM) geht weit darüber hinaus. Asset.Desk ist Ihre zentrale Plattform für den gesamten Lebenszyklus Ihrer Assets – von der Beschaffung bis zur Aussonderung. Perfekt zugeschnitten auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung.
Praxis aus der Kommune:
ITAM + ITSM: Stadtverwaltung erfasst alle Assets in Asset.Desk und steuert Bürger- & IT-Tickets über
HEINZELMANN Service.Desk.
ITAM + Softwareverteilung: Schulträger verwaltet Endgeräte in Asset.Desk und verteilt Updates zentral mit
Install.Desk – Klassenzimmer bleiben einsatzbereit.
Mehr als eine Inventarliste: Die strategische Lösung
Compliance & Rechtssicherheit
Asset.Desk unterstützt Sie dabei, komplexe Vorgaben wie die GoBD-konforme Arbeitsweise, Haushaltsrecht oder BSI sicher umzusetzen. Es bietet die nötige Prozesstiefe und schafft die Grundlage für einen revisionssicheren Nachweis.
Lifecycle-Management & Kostenkontrolle
Verwalten Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Assets, optimieren Sie die Nutzung und treffen Sie fundierte Entscheidungen für Ersatzbeschaffungen. Das spart nachhaltig Kosten im Haushalt Ihrer Kommune.
Zentrale Datenbasis (CMDB)
Führen Sie alle Informationen zu Ihrem Inventar an einem Ort zusammen. Schaffen Sie eine zentrale Datenwahrheit (Single Source of Truth) als Fundament für IT-Sicherheit und strategische Planung.
In diesen Fällen ist Asset.Desk die perfekte Lösung:
Wenn die Jahresinventur ansteht
Ihre Listen sind veraltet und die manuelle Erfassung per Klemmbrett ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Mit Asset.Desk digitalisieren Sie den Prozess per App und Barcode-/QR-Scan – schnell, exakt und stressfrei.
Wenn die Haushaltsplanung beginnt
Sie müssen wissen, welche Geräte veraltet sind und ersetzt werden müssen, um Budgets realistisch zu planen. Asset.Desk liefert per Mausklick exakte Altersstrukturanalysen und schafft eine verlässliche Entscheidungsgrundlage.
Wenn ein IT-Audit angekündigt wird
Ein Prüfer verlangt eine lückenlose Übersicht aller Software-Installationen oder Hardware-Komponenten. Asset.Desk erstellt auf Knopfdruck aktuelle, detaillierte Reports, mit denen Sie jederzeit auskunftsfähig sind.
Wenn neue Technik (z.B. für Schulen) eintrifft
Sie haben 150 neue Laptops über den DigitalPakt erhalten und müssen diese nun verwalten und zuordnen. Mit Asset.Desk erfassen Sie die Geräte zentral und managen den gesamten Lebenszyklus, von der Ausgabe bis zur Rücknahme.
Wie Asset.Desk Ihre Verwaltung ganzheitlich unterstützt
Unsere Software wurde mit Blick auf die typischen Prozesse in Behörden, Schulen und Kommunen entwickelt. Profitieren Sie von durchdachten Funktionen:
- Effiziente Datenerfassung als Startpunkt: Mobile Erfassung via Barcode-/QR-Code, Bestandskontrolle, Fotodokumentation.
- Grundlage für die revisionssichere Anlagenbuchhaltung: Lückenlose Historisierung, Audit-Logs und Berechtigungen unterstützen die GoBD-konforme Arbeitsweise.
- Integriertes Lizenz- & Vertragsmanagement: Lizenzen, Verträge, Fristen & Kosten zentral steuern.
- Automatisierte Netzwerkerkennung: Agent/Tracker sowie SNMP erfassen Hard- und Softwaredaten kontinuierlich.
- Aussagekräftiges Reporting: Analysen und Berichte für Haushaltsplanung, Audits und Entscheidungen – inkl. Exporten.
Für Experten: Whitepaper & Lösungen für den öffentlichen Sektor
Asset.Desk ist weit mehr als eine Inventarverwaltung. Entdecken Sie in unseren Whitepapern, wie Sie komplexe, strategische Herausforderungen im IT-Asset-Management meistern.
Anlagenverwaltung gemäß GoBD
Wie Asset.Desk Sie bei der GoBD-konformen Verwaltung Ihres Anlagevermögens unterstützt – inkl. Datenaufbereitung für Prüfungen (abhängig von ordnungsgemäßer Nutzung).
DigitalPakt Schule
Transparente Verwaltung des gesamten Lebenszyklus geförderter IT-Ausstattung für Schulträger.
NIS-2 & BSI-Grundschutz
Vollständige Asset-Übersicht als Basis für Risikobewertung und Sicherheitsprozesse.
KRITIS & Compliance
Lückenlose Asset-Dokumentation als Grundlage für Audits und Nachweise.
Strategische CMDB
Abhängigkeiten erkennen, Services strukturieren, fundierte Entscheidungen treffen.
Warum Excel nicht reicht
Vom manuellen Chaos zur automatisierten, lebendigen Asset-Datenbank.
Bereits zahlreiche Kommunen, Schulträger und öffentliche Einrichtungen setzen Asset.Desk erfolgreich ein – von kleineren Gemeinden bis zu großen Landesbehörden. Sprechen Sie uns gerne an oder fordern Sie direkt eine Online-Demo an.
Testen Sie Asset.Desk unverbindlich
Entdecken Sie selbst, wie Asset.Desk die Prozesse in Ihrer Behörde, Kommune oder Schule vereinfacht.
Lösungen & Module im Überblick
- Inventarisierung & Anlagenverwaltung IT- und Non-IT-Assets zentral erfassen, klassifizieren, etikettieren und übergeben – inkl. Historisierung und Belegablage.
- Lifecycle-Management Beschaffung, Nutzung, Umzüge, Übergaben/Rücknahmen und Aussonderung transparent steuern.
- Lizenzmanagement Lizenzen und Nutzungsrechte verwalten, Compliance prüfen, Optimierungspotenziale erkennen. (Lizenzmanagement in Asset.Desk ist KPMG-zertifiziert.)
- Vertragsmanagement Laufzeiten, Fristen, Wiedervorlagen und Kosten im Blick – direkt am Asset verknüpft.
- Mobile Erfassung Inventur per Barcode-/QR-Code, Fotodokumentation, Bestandskontrolle und Umzüge.
- Automatische Erkennung Zeitgesteuerte Agent-/Netzwerkscans sowie SNMP – kontinuierliche Datenerfassung.
- Reporting & Analysen Standardberichte und Ad-hoc-Auswertungen – inkl. .csv/.xlsx-Export.
- CMDB & Beziehungen Abhängigkeiten abbilden, Services strukturieren, Single Source of Truth schaffen.
- Öffentliche Verwaltung GoBD-konforme Arbeitsweise unterstützen, Dokumentationspflichten erfüllen, DigitalPakt-Schulgeräte managen.
Hinweis: Asset.Desk unterstützt einen maschinell lesbaren Datenexport (.csv/.xlsx) für Prüfungen. Ein standardisierter GDPdU-/Z3-Export ist derzeit nicht Teil des Lieferumfangs. Die GoBD ist eine Verwaltungsvorschrift (keine Zertifizierung); die Konformität ergibt sich aus der korrekten Anwendung der Software in Ihren Prozessen. BSI-konform bedeutet nicht BSI-zertifiziert. Eine Zertifizierung erfolgt ausschließlich durch das BSI oder akkreditierte Stellen.
Checkliste für Ausschreibungen
- GoBD-konforme Arbeitsweise technisch unterstützt (Historisierung, Audit-Log, Berechtigungen)
- DSGVO-konform; Hosting On-Premises oder in deutschem Rechenzentrum möglich
- Inventarisierung von IT- und Non-IT-Assets & Lebenszyklusmanagement
- Lizenz- & Vertragsmanagement integriert (Lizenzmanagement KPMG-zertifiziert)
- Automatische Netzwerkerkennung (Agent/Tracker, SNMP), AD/Azure AD
- Reporting & Exporte (.csv/.xlsx), prüfungsrelevante Datenabzüge
- Rollen- & Rechtemodell, Mandantenfähigkeit (optional)
- Offene Schnittstellen / REST-API
Schnittstellen & Integrationen – Kurzüberblick
- Scanning: Remote-Scan, Agent, vCenter, Mobile – Windows, Linux, macOS, virtuelle Umgebungen, Netzwerkkomponenten.
- Cloud-Scanner: Azure, Google Cloud, AWS, Hetzner; Microsoft 365, Adobe CC, Google Workspace.
- Verzeichnis & Systeme: Active Directory / Azure AD, SCCM-Gateway.
- APIs & Datenzugriff: ODATA Gateway / REST, CSV-Importe, Webservice, Exporte (.csv/.xlsx u. a.).
- DMS & Kommunikation: komXwork (DMS), E-Mail-Benachrichtigungen (OAuth2).
- FCS-Ökosystem: Integration mit HEINZELMANN Service.Desk (ITSM) und Install.Desk (Softwareverteilung).
Optimal kombinierbar: Asset.Desk arbeitet nahtlos mit HEINZELMANN Service.Desk (ITSM) und Install.Desk (Softwareverteilung) zusammen – ideal für integrierte IT- und Verwaltungsprozesse.
