Erfolgsgeschichte Autohaus Wolfsburg: Integriertes IT-Management mit mobiler Inventur
Das Autohaus Wolfsburg (Hotz und Heitmann Gruppe) stand vor der Herausforderung, eine anpassungsfähige und integrationsfähige IT-Asset-Management-Lösung zu finden, die insbesondere die mobile Inventur über zahlreiche Standorte hinweg unterstützt. Zusätzlich plante man die Einführung eines Helpdesks sowie einer Softwareverteilungslösung, die synergetisch mit dem ITAM-System zusammenarbeiten sollten. Diese Fallstudie zeigt, wie das Autohaus Wolfsburg mit den Lösungen von FCS Fair Computer Systems seine IT-Prozesse optimierte.
Die Ziele: Effizientes ITAM, mobiler Zugriff und integrierte Systemlandschaft
Das Autohaus Wolfsburg definierte klare Ziele für die Modernisierung seines IT-Managements:
- Eine schnelle und wenig consultingintensive Einführung einer professionellen IT-Asset-Management-Lösung.
- Die Verknüpfung aller Hardware- und Softwarekonfigurationsstände, Lizenzen und Verträge in einer zentralen Lösung.
- Die Möglichkeit der dezentralen Verwaltung der Assets je Mandant (Autohaus/Standort).
- Umfassende Unterstützung für die mobile Inventur über alle Standorte hinweg.
- Die Automatisierung weiterer IT-Managementprozesse durch die Integration von IT Service Management (Helpdesk) und Softwareverteilung.
Die Herausforderung: Wachstum und Komplexität in einer dezentralen Struktur
Das Autohaus Wolfsburg gehört zu einem der drei Betriebe, aus denen die „Autohaus Wolfsburg Hotz und Heitmann Gruppe“ entstanden ist. An der Fusion im Jahr 1999 waren zugleich das Fahrzeughaus Schade sowie die Hotz GmbH & Co. KG beteiligt. Seitdem ist die Gruppe kontinuierlich gewachsen. Heute managen Dirk Schröder, IT-Leiter beim Autohaus Wolfsburg, und sein Team 25 Autohäuser an neun Standorten.
Von Excel-Listen zu professionellem IT-Asset-Management
Durch dieses stetige Wachstum der IT-Infrastruktur wurde eine übersichtliche Dokumentation des Inventars in einer zentralen Datenbank dringend erforderlich. Dazu benötigte das Autohaus Wolfsburg eine inhaltliche und kaufmännische Übersicht über die gesamte Hardware und alle Lizenzen.
Zu Beginn versuchte man über viele Jahre, mit Excel-Tabellen Herr der Lage zu werden. Dies erwies sich jedoch als extrem zeitaufwendig und zudem ungenügend für das Management der komplexen Prozesse des IT-Asset-Lifecycle-Managements. Deshalb entschieden sich die IT-Verantwortlichen der einzelnen Häuser dafür, eine professionelle IT-Asset-Management-Lösung zu suchen.
Dabei war es für sie von großer Bedeutung, Hardware, Software, Lizenzen sowie Verträge schnell, mit geringem Aufwand und dezentral je Standort in einer Lösung miteinander verwalten zu können.
Die Lösung: Asset.Desk als flexible Basis für integriertes IT-Management
Nach einer ausgiebigen Testphase und mehreren Produktvergleichen fanden die Projektverantwortlichen mit dem Programm Asset.Desk und dem Softwarehaus FCS Fair Computer Systems die gesuchte Lösung. Das Tool ist seither erfolgreich im Einsatz und wurde stetig an die neuen Bedürfnisse angepasst und erweitert.
Minimale Anpassung, maximale Mobilität
Für die Verantwortlichen war es wichtig, dass nicht allzu viel angepasst oder individuell programmiert werden muss. Dirk Schröder, IT-Leiter, betont: „Das Produkt bringt von Haus aus eine Menge mit.“ Maßgeblich für die Entscheidung war zudem, dass das vorhandene Inventar mit der App Asset.Desk Mobile+ über alle Standorte hinweg in kurzer Zeit und mobil erfasst werden konnte. So gelang es, die Erstinventur, welche auch das Labelling (Etikettierung) der IT-Werte an allen Standorten einschloss, zügig und erfolgreich umzusetzen.
Der Projekterfolg: Durchgängige Prozesse und Synergieeffekte
Für das Autohaus Wolfsburg passte der Hersteller FCS die Software so an, dass eine rollierende Inventur bei Sicht, beispielsweise über das von einem IT-Mitarbeiter mitgeführte Smartphone, möglich ist. Außerdem können die IT-Mitarbeiter über mobile Endgeräte auch Geräteumzüge, Reparaturen, Prüfplakettentermine und andere relevante Vorgänge direkt vor Ort dokumentieren.
Optimierter Asset Lifecycle und integrierte IT-Management-Prozesse
Zusätzliche zentrale Themen bei der Einführung waren der IT-Einkaufsprozess sowie der lückenlose Nachweis der Asset-Lebenszyklen. Derzeit bildet das Autohaus den ganzen Asset-Lifecycle-Prozess in Asset.Desk ab – und zwar vom Angebot bis zur Entsorgung. Über das Einkaufsmodul tätigen sie Angebotsanfragen sowie Bestellungen. Nach Prüfung der Ware schieben sie diese in den Wareneingang und ordnen sie bei Aufbau mit der App dem richtigen Mitarbeiter zu. Sobald ein Objekt nicht mehr benötigt wird, wird es fachgerecht entsorgt und der Entsorgungsbeleg an die Buchhaltung weitergegeben.
Darüber hinaus wollte das Autohaus Wolfsburg weitere IT-Managementprozesse automatisieren. Aufbauend auf den präzisen Daten aus der Asset-Lösung setzt das Unternehmen daher auch den HEINZELMANN Service.Desk als Helpdesksystem sowie die Lösung Install.Desk zur Softwareverteilung ein. Damit hat das Autohaus alles aus einer Hand und arbeitet übergreifend in allen Standorten mit denselben, konsistenten Daten. Daraus entstehen mehrere entscheidende Vorteile: Tickets im Helpdesk können direkt mit den Geräten aus der Asset.Desk-Datenbank verknüpft werden. So wissen die verantwortlichen Supportmitarbeiter jederzeit, um welches Gerät es sich handelt, wo es sich befindet, wie es konfiguriert ist und welche Vorfälle bereits für dieses Asset oder den nutzenden Mitarbeiter registriert wurden. Auf diese Weise erhält die IT-Abteilung zusätzlich einen wertvollen Überblick darüber, wie oft und welche Probleme ein bestimmtes Gerät verursacht hat. Parallel dazu dient die Erfassung der Vorfälle auch als Nachweis über die erbrachten Leistungen der IT-Abteilung.
Die Ergebnisse: Transparenz, Effizienz und standortübergreifende Synergien
Die Implementierung der FCS-Lösungen, insbesondere von Asset.Desk, brachte dem Autohaus Wolfsburg deutliche Verbesserungen:
- Eine umfassende inhaltliche und kaufmännische Übersicht über Hardware und Lizenzen wurde geschaffen.
- Der komplette Asset-Lifecycle-Prozess wird nun in einer Lösung abgebildet (vom Angebot bis zur Entsorgung).
- Die Dokumentation von Geräteumzügen, Reparaturen, Prüfplakettenterminen etc. erfolgt effizient direkt vor Ort über mobile Endgeräte.
- Strategische IT-Managementlösungen (ITAM, Service Desk, Softwareverteilung) greifen synergetisch ineinander.
- Standortübergreifendes Arbeiten mit einheitlichen Basisdaten ist nun Realität:
- Tickets im Helpdesk können direkt mit den Geräten aus der Asset-Datenbank verknüpft werden.
- Die Erfassung der Vorfälle dient zeitgleich als Nachweis über die Leistungen der IT-Abteilung.
„Das Produkt bringt von Haus aus eine Menge mit. Es muss nicht viel angepasst oder individuell programmiert werden. Mit ausschlaggebend für die Entscheidung war, dass das vorhandene Inventar mit der App Asset.Desk Mobile+ über alle Standorte hinweg schnell und mobil erfasst werden kann. Die Erstinventur, welche auch das Labelling der IT-Werte an allen Standorten einschloss, wurde erfolgreich abgeschlossen.“
Integrieren auch Sie Ihr IT-Management – mobil und effizient
Die Erfolgsgeschichte des Autohauses Wolfsburg zeigt, wie die Kombination aus Asset.Desk, HEINZELMANN Service.Desk und Install.Desk eine durchgängige und effiziente IT-Verwaltung auch in komplexen, dezentralen Organisationen ermöglicht. Profitieren Sie von Synergieeffekten und mobiler Flexibilität.
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