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ITSM- & Helpdesk-Plattform HEINZELMANN Service.Desk für modernes IT- und Enterprise Service Management


Mit hoher Benutzerfreundlichkeit, leistungsstarken Workflows und automatisierten Prozessen optimieren Sie Ihr Service Management auf höchstem Niveau.
HEINZELMANN unterstützt die Abbildung von ITIL-Prozessen sowie die ISIS12-Norm und bietet volle Kostenkontrolle ohne versteckte Customizing-Gebühren.
Die ideale Basis für Compliance-Anforderungen nach NIS-2 und DORA.

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ITSM-, Helpdesk- und Enterprise-Service-Management-Lösung – flexibel On-Premise oder als SaaS

HEINZELMANN Service.Desk ist eine flexible, plattformunabhängige ITSM- und Helpdesk-Software, die alle Abteilungen bei der effizienten Bearbeitung von Serviceanfragen und Tickets unterstützt. Ob IT, Fachbereiche oder unternehmensweiter Service – HEINZELMANN ermöglicht schnelle Entscheidungen und reibungslose Serviceprozesse.

Der Service.Desk eignet sich ideal als:

  • Helpdesk-Software & Ticketsystem
  • Service-Desk-Software für IT-Support
  • ITSM-Software mit ITIL-Prozessen
  • Issue- & Ticket-Tracking-Software
  • Customer-Service- & Support-Software
  • Enterprise Service Management (ESM)-Plattform

Die Lösung ist On-Premise oder als SaaS verfügbar, schnell implementierbar und unterstützt neben dem IT-Service-Management auch Bereiche wie Kundenservice, HR und Facility Management. HEINZELMANN unterstützt die Umsetzung von ITIL-Best Practices sowie die Anforderungen der ISIS12 und eignet sich für Verwaltungen, KMUs und Konzerne.

Joseph-Stiftung
Joseph-Stiftung Christian Diller, Bereichsleiter ICT und Mitglied der Geschäftsleitung der Joseph-Stiftung
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"Wir haben den ROI mit dem neuen System im ersten Jahr erreicht. Die Lösung ist intuitiv, was keine umfangreichen Einführungskurse verlangt, sondern durch einmaliges Consulting abgedeckt wurde."
Stadt Ditzingen
Stadt Ditzingen"Die beiden Produkte Asset.Desk und HEINZELMANN Service.Desk konnten genau unsere Anforderungen erfüllen und eröffneten uns völlig neue Möglichkeiten durch ihre Verknüpfung."
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"Die beiden Produkte HEINZELMANN Service.Desk und Asset.Desk konnten genau unsere Anforderungen erfüllen und die Verknüpfung der beiden Produkte eröffnete uns völlig neue Möglichkeiten."
Bundesamt für Justiz
Bundesamt für Justiz Martin Grabautzky, Bundesamt für Justiz
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"Durch den erhöhten Funktionsumfang rückte der HEINZELMANN Service.Desk in den Vordergrund und wurde nach einer erfolgreichen Testphase eingeführt. Wir sind mit der Flexibilität und der webbasierten Lösung sehr zufrieden."

Architektur des HEINZELMANN Service.Desk: Vom Support zum Enterprise Management

Zentraler Point of Contact (SPOC) Störungsannahme & Multi-Channel Ticketing
ITSM-Steuerung nach ITIL Standards Value Streams & Prozess-Governance
Problem Management
Incident Management
Change Enablement
Service Request Mgmt.
Enterprise Service Management (ESM) Ecosystem
IT-Service
  • Service Level Mgmt. (SLA)
  • Knowledge Management
  • Vorbereitung ISMS / ISIS12
  • Self-Service Portale
Human Resources
  • Employee Lifecycle Mgmt.
  • Strukturierte On-Boardings
  • Off-Boarding Prozesse
  • Vertrauliche HR-Workflows
Facility Management
  • Instandsetzungs-Aufträge
  • Relocation Management
  • Wartungszyklen-Steuerung
  • Gebäude-Inventarisierung
Customer Care
  • Beschwerdemanagement
  • Customer Request Tracking
  • Service-Analytics
  • Externer Kundensupport
Synergie: Integriertes IT-Asset-Management (ITAM)
  • Configuration Items (CIs): Direkte Verknüpfung von Assets mit Tickets.
  • Full Lifecycle: Tracking von Beschaffung bis Aussonderung.
  • Impact-Analyse: Business-kritische Abhängigkeiten erkennen (DORA).
  • Revisionssicherheit: Lückenlose Historie für Audits.
  • Lizenz- & Vertragsschutz: Compliance im Software-Asset-Management.
  • Kostenstellen-Fokus: Präzise finanzielle Zuordnung.
Maximale Daten-Souveränität: On-Premises in Ihrer Infrastruktur oder als deutsches SaaS im zertifizierten Rechenzentrum. Made in Germany | DSGVO-konform | NIS-2 bereit

Erprobte Qualität für Behörden, Kliniken und den Mittelstand


Zahlreiche Institutionen und Unternehmen setzen auf den HEINZELMANN Service.Desk als
zentrale ITIL-Plattform. Unsere Referenzen spiegeln das Vertrauen in eine
rechtssichere Lösung Made in Germany wider – von der kommunalen
Verwaltung bis hin zum weltweit agierenden Industriebetrieb.

Funktionsumfang der HEINZELMANN Helpdesk-, Service-Desk- und ITSM-Software

Der HEINZELMANN Service.Desk bietet einen umfassenden Funktionsumfang für den Einsatz als Helpdesk-Software, Service-Desk-Software und ITSM-Software. Die folgenden Bereiche geben einen strukturierten Überblick über die zentralen Funktionen und Einsatzmöglichkeiten.

Helpdesk-Software, Support Software und Ticketsystem

Der HEINZELMANN Service.Desk eignet sich als
Helpdesk-Software, Support Software und
Ticketsystem für IT-Support und Anwenderservice.

  • Automatisiertes Routing
  • E-Mail-Integration
  • Echtzeit-Chat
  • Kundenspezifisches Branding
  • Einhaltung von Service Level Agreements (SLAs)
  • Multi-Channel-Kommunikation
  • Self-Service-Portal
  • Ticket-Management
  • Verfolgung von Interaktionen
  • Warnungen / Eskalation
  • Dokumentenspeicher
  • IT-Asset-Management (in Kombination mit Asset.Desk)
  • Wissensbasis-Management
  • Vorfall- und Problemmanagement

IT-Service-Software

Als IT-Service-Software unterstützt der HEINZELMANN
Service.Desk die strukturierte Bereitstellung und Verwaltung von
IT-Services. Self-Service-Funktionen und Servicekataloge ermöglichen eine
standardisierte Serviceerbringung.

  • Release-Management
  • Self-Service-Portal
  • Service-Katalog
  • Serviceberichterstattung
  • Störfallmanagement
  • Ticket-Management
  • Wissensmanagement
  • Vertragsmanagement (in Kombination mit Asset.Desk)

ITSM Software

Der HEINZELMANN Service.Desk kann als
ITSM Software zur Abbildung zentraler
Service-Management-Prozesse eingesetzt werden. Er unterstützt
prozessorientiertes Arbeiten entlang etablierter ITSM-Strukturen.

  • Problem-Management
  • Projektmanagement
  • Self-Service-Portal
  • Störfallmanagement
  • ITIL- und ISIS12-Prozessvorlagen
  • Workflow-Management
  • Verfügbarkeits-Management
  • Versions- und Bereitstellungsmanagement
  • Veränderungsmanagement
  • Konfigurationsmanagement
  • Vertrags- und Lizenzmanagement (in Kombination mit Asset.Desk)

Issue Tracking

Für die strukturierte Nachverfolgung von Aufgaben, Fehlern und Problemen
eignet sich der HEINZELMANN Service.Desk als
Issue-Tracking-System. Vorgänge können dokumentiert,
priorisiert und ausgewertet werden.

  • Aufgabenmanagement
  • Dashboard
  • Eskalationsmanagement
  • Problemplanung
  • Projektmanagement
  • Wiederkehrende Probleme
  • Wissensbasis-Management
  • Überprüfung von Vorfällen

Service Desk und Enterprise Service Management (ESM)

Als Service Desk Software und Lösung für Enterprise Service Management (ESM) unterstützt der HEINZELMANN Service.Desk die zentrale Steuerung und Bearbeitung von Serviceanfragen für IT und Fachbereiche.

  • Beschaffungsmanagement
  • Fernbedienung
  • Mobiler Zugriff
  • SLA-Management
  • Self-Service-Portal
  • Störfallmanagement
  • Veränderungsmanagement
  • Wissensdatenbank
  • IT-Asset-Management
  • Configuration Management

Customer Service

Der HEINZELMANN Service.Desk kann auch im
Customer Service eingesetzt werden, um Kundenanfragen
strukturiert zu erfassen, zu bearbeiten und auszuwerten.

  • Erfassung sämtlicher Kundeninteraktionen
  • Leistungskennzahlen
  • Interner Live-Chat
  • Self-Service-Portal
  • Terminverwaltung
  • Bewertungssystem für direktes Feedback zu Support und Supportqualität
  • Warnungen / Eskalation
  • Wissensdatenbank


Mehr als nur IT: Flexibles Enterprise Service Management für Ihr gesamtes Unternehmen

Einfache Umsetzung und unternehmensweite Einsatzmöglichkeiten

Der HEINZELMANN Service.Desk ist einfach zu implementieren und universell einsetzbar. Er unterstützt ITSM-Prozesse nach ITIL-Best Practices sowie Module für Kundenservice, Facility Management, HR und Projektmanagement. Die Lösung ist flexibel konfigurierbar und unterstützt die Umsetzung von ITIL sowie die Anforderungen der ISIS12.
  • Anpassbar: Geeignet für Unternehmen, Organisationen und Verbände.
  • Modular: Vielfältige Management-Module für unterschiedliche Einsatzbereiche.
  • Standardorientiert: Unterstützung von ITIL-Best Practices und ISIS12-Anforderungen.
  • Kosteneffizient: Keine hohen Customizing-Gebühren, hohe Benutzerfreundlichkeit und Usability.

ITIL-Prozesse, Compliance und Asset-Strategie in einer Lösung

Service Management nach ITIL-Standards

Der HEINZELMANN Service.Desk ist darauf ausgelegt, einen ITIL-konformen Betrieb Ihrer IT-Organisation optimal zu unterstützen. Er bietet die Flexibilität, bewährte Best Practices ohne starre Vorgaben umzusetzen.

  • Zentrale ITIL-Disziplinen: Professionelle Abbildung von Incident, Problem, Change und Release Management.
  • Individuelle Workflows: Flexible Gestaltung von Service Requests und Automatisierung von Standard-Prozessen.

Informationssicherheit mit ISIS12

Die Software unterstützt die Umsetzung der ISIS12-Anforderungen und dient als zentrale Plattform für Ihr Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) – ideal für Mittelstand und Kommunen.

  • Strukturierter 12-Stufen-Plan: Unterstützung bei der Etablierung von Sicherheitsleitlinien und Risikomanagement.
  • Revisionssicherheit: Dokumentation aller sicherheitsrelevanten Vorfälle zur Vorbereitung auf Audits und Zertifizierungen.

Bereit für NIS-2 und DORA Compliance

Regulatorische Vorgaben wie NIS-2 und DORA erfordern ein belastbares Vorfallmanagement. HEINZELMANN liefert die notwendige Dokumentationsbasis für diese gesetzlichen Anforderungen.

  • Meldewesen & Dokumentation: Individuelle Masken zur Erfassung meldepflichtiger Sicherheitsvorfälle gemäß den neuen Richtlinien.
  • Governance & Kontrolle: Sicherstellung der Compliance durch granulare Berechtigungssteuerung und lückenlose Prozess-Historie.

Die strategische CMDB: ITSM & Asset.Desk

In Kombination mit Asset.Desk entsteht eine hochperformante CMDB. Diese Verknüpfung von Service und Assets ist der Schlüssel zur geforderten IKT-Resilienz.

  • DORA-Resilienz: Schnelle Impact-Analyse bei Systemausfällen durch direkte Verknüpfung von Assets mit Tickets.
  • Transparenz im Lifecycle: Integriertes Vertrags-, Lizenz- und Hardware-Management direkt im Service-Kontext.
  • Effizienter Support: Techniker sehen sofort alle relevanten Asset-Daten und Abhängigkeiten direkt im Ticket.

HEINZELMANN Module für ITSM, Service Desk und Helpdesk

Modulare ITSM-Software – nur zahlen, was Sie wirklich benötigen

Der HEINZELMANN Service.Desk ist als modulare ITSM- und Service-Desk-Software aufgebaut. Sie erwerben und bezahlen ausschließlich die Module, die Sie tatsächlich benötigen – egal ob für Helpdesk, IT-Service-Management oder Enterprise Service Management.

Die modulare Architektur ermöglicht eine flexible Anpassung an Ihre Anforderungen. Zusätzliche Module lassen sich jederzeit ergänzen, sodass Ihre ITSM-Lösung mit Ihren Prozessen und Ihrer Organisation mitwächst.

E-Mail

Automatisierte Ticketgenerierung und -verwaltung über E-Mail-Integration
*
E-Mail-Integration
Ticketgenerierung
Absenderidentifikation
Prioritätenerfassung
Postfachsteuerung

LDAP / AUTH

Nahtlose Integration und Verwaltung von Verzeichnisdiensten
*
Klassische LDAP-Dienste
Moderne Online-Verzeichnisdienste (wie Entra ID via OAuth2)
Single Sign-On (SSO)
Automatische Benutzeraktualisierung
Multi-LDAP-Unterstützung
Gerätezuordnung

VORLAGE

Effiziente Prozessoptimierung durch wiederverwendbare Ticketvorlagen
*
Ticketvorlagen
Standardanfragen
Automatisierung
Erinnerungsfunktion
Benutzerdefinierte Felder

FORMULAR

Vordefinierte Prozesse unterstützen und Tickets um eigene Felder ergänzen
*
Eigene Formulare erstellen
Individuelle Felder definieren
Kategoriebezogene Zuweisung
Pflichtfelder setzen
Effiziente Bereitstellung der Daten für den Helpdesk

Assets

Einfacher Asset-Import und Verwaltung
*
Asset-Import
CSV-Schnittstelle
Excel-Integration
Ticketzuordnung
IT/Non-IT-Assets
Mit/ohne Asset.Desk

WORKFLOW

Automatisierte Workflows für effiziente Prozessabwicklung
*
Prozessautomatisierung
ITIL-konform
Ablaufsteuerung
Prozessketten
Kritischer Pfad
Berichte

Scrum

Effizientes agiles Projektmanagement mit Scrum-Integration
*
Agiles Management
Scrum-Ansatz
Backlog
Sprints
Burn-Down-Chart

Projekt

Effiziente Verwaltung und Budgetkontrolle von Projekttickets
*
Projekttickets
Aufgabenverfolgung
Budgetkontrolle
Projekttypen

Shop

Abbildung von Bestellprozessen
*
Optimierte IT-Ressourcen-Beschaffung und -Verwaltung
Überwachung von Bestellstatus
Anpassung von Bestellworkflows
Automatisierung von Genehmigungsprozessen

E-Government-Software für digitale Verwaltungsprozesse

Effiziente Digitalisierung von Gemeinden und Verwaltungen

Der HEINZELMANN Service.Desk unterstützt Gemeinden und Verwaltungen bei der Umsetzung moderner E-Government- und Digitalisierungsstrategien.
Als flexible Service-Desk- und Workflow-Lösung ermöglicht er die
strukturierte Bearbeitung von Bürgeranfragen über digitale Kanäle
und optimiert den Bürgerservice nachhaltig.

E-Government-Funktionen:

  • Interaktive Bürgerportale: Digitale Formulare zur strukturierten Erfassung von Bürgeranliegen.
  • Effiziente Workflows: Automatisierte und transparente Prozesse ohne Medienbrüche.
  • Self-Service-Optionen: Online-Nachverfolgung von Anliegen für Bürgerinnen und Bürger.

Verwaltungen profitieren insbesondere von der transparenten Vorgangsbearbeitung, der lückenlosen Dokumentation sowie klar definierten Zuständigkeiten. Der HEINZELMANN Service.Desk unterstützt medienbruchfreie Prozesse, rollenbasierte Zugriffsmodelle und erfüllt zentrale Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit.

Technische Funktionen der HEINZELMANN ITSM- und Service-Desk-Software

Der HEINZELMANN Service.Desk bietet umfangreiche technische Funktionen
zur Abbildung individueller Serviceprozesse, zur Systemintegration
sowie zur effizienten Unterstützung von IT und Fachbereichen.

Prozessindividualisierung und flexible Workflows

Individuelle Anpassung von Prozessen, Rollen und Workflows für unterschiedliche Service- und Organisationsanforderungen.

Konfiguration von Prozessen und Benutzeroberflächen

  • Individuelle Rechtevergabe: Flexibles Gruppenkonzept für Benutzer, Rollen und Berechtigungen.
  • Benutzer- und Rechteverwaltung: Freies Konzept für Benutzergruppen und Zugriffsrechte.
  • Erweiterbare Prozessmasken: Prozesse und Tickets lassen sich um benutzerdefinierte Felder erweitern.
  • Interne und externe Kommunikation: Abbildung der Kommunikation mit Anwendern, Kunden und externen Beteiligten.
  • Automatische Aufgabenverteilung: Zuweisung von Tasks an Gruppen, Rollen oder einzelne Personen.
  • Flexible Ticket- und Aufgabenansichten: Individuell konfigurierbare Darstellungen je nach Rolle und Bedarf.
  • Frei modellierbarer Arbeitsbereich: Anpassbarer Workspace für Anwender und Support-Mitarbeiter.
  • Benutzerspezifische Dashboards: Individuelle Startseiten – optional auch für nicht angemeldete Nutzer.
  • Leistungsstarke Suchfunktionen: Umfangreiche Filter, Suchoptionen und individuelle Ticketlisten.
  • Eigenständiges Customizing: Anpassungen und Konfigurationen können weitgehend ohne externes Customizing vorgenommen werden.

Service-Qualität und transparente Serviceprozesse

  • Gezielte Ticketverfolgung: Merkliste und Knowledgebase zur Beobachtung und Bearbeitung spezieller Tickets.
  • Individuelle Benachrichtigungen: E-Mail-Informationen zum Ticketstatus für Support und Melder, flexibel konfigurierbar.
  • Automatisierte Aktionen: Auslösung definierter Aktionen entlang der einzelnen Prozessschritte.
  • Grafisch modellierbare Workflows: Visuelle Darstellung und Anpassung von Service- und Supportprozessen.
  • Mehrstufige Ticketeskalation: Automatische Eskalation nach Liegezeit, Fälligkeit oder Kategorie.
  • Priorisierung und Zurückstellung: Flexible Steuerung von Tickets nach Dringlichkeit und Bearbeitungsstatus.
  • Zufriedenheits- und Qualitätsumfragen: Individuell definierbare Feedback- und Servicebewertungen.
  • CI-konformes Design: Anpassung von Oberfläche und Darstellung an die Corporate Identity des Unternehmens.
  • Individuelle Ticket- und Reportgestaltung: Reports und Ticketansichten nach persönlichen und organisatorischen Anforderungen.
  • Tätigkeitsnachweise: Nutzung von Tickets als dokumentierte Leistungs- und Tätigkeitsnachweise inklusive nachträglicher Pflege.
  • WYSIWYG-Editor: Komfortable Bearbeitung von Inhalten ohne technische Vorkenntnisse.

Schnittstellen und Eingangskanäle

  • Multi-Channel-Ansatz: Zentrale Bearbeitung von Anfragen über verschiedene Kommunikationskanäle.
  • Vielfältige Eingangskanäle: Self-Service-Portal, E-Mail-Schnittstelle oder Support.
  • Active-Directory-Anbindung: Benutzerimport und Rechtevergabe über AD-Gruppen.
  • Flexible Anwendererfassung: Import von Benutzer- und Gerätedaten per CSV-Datei oder Übernahme aus Asset.Desk beim gemeinsamen Einsatz beider Lösungen.
  • Asset-Datenimport: Manueller Import von Asset-Daten über eine CSV-Schnittstelle.

Einfache Einführung in unternehmensweite Serviceprozesse

  • Unternehmensweit einsetzbar: Unterstützung von IT, HR, Facility Management, Field Service und weiteren Fachbereichen.
  • Flexibles Rechte- und Kategoriensystem: Fein granular steuerbare Zugriffs- und Prozessstrukturen.
  • Hohe Integrationsfähigkeit: Einbindung in bestehende IT- und Systemlandschaften.
  • Kurze Einführungszeiten: Schnelle Implementierung ohne aufwändige Projektlaufzeiten.
  • Niedrige Entwicklungs- und Anpassungskosten: Hoher Standardisierungsgrad bei gleichzeitig hoher Flexibilität.
  • Problemlose Updates: Zukunftssichere Weiterentwicklung ohne Medienbrüche.
  • Schneller Return on Investment (ROI): Früher Mehrwert durch optimierte Serviceprozesse.
  • ITIL: Unterstützung von ITIL-Best Practices im Service-Management.
  • ISIS12-Unterstützung: Abdeckung der zentralen Anforderungen der ISIS12.
  • Flexible Bereitstellung: Betrieb On-Premise oder als SaaS.

Reporting und Dashboards

  • Standard-Reports: Sofort einsatzbereite Auswertungen „out of the box“, z. B. zur Anzahl von Incidents und Tickets.
  • Individuelle Report-Erstellung: Erstellung von Reports nach eigenen fachlichen und organisatorischen Anforderungen.
  • Drill-down-Funktionen: Detaillierte Analyse aggregierter Daten bis auf Einzelfallebene.
  • Individuelle Dashboards: Rollen- und nutzerspezifische Dashboards für transparente Service- und Prozessauswertungen.

Anwendung und Ticketbearbeitung

  • Flexible Ticketerfassung: Erfassung von Tickets durch Mitarbeiter, Anwender und Support-Mitarbeiter.
  • E-Mail-basierte Ticketbearbeitung: Ticketerfassung und -bearbeitung direkt über die E-Mail-Schnittstelle.
  • Mehrstufige Kategorisierung: Strukturierte Einordnung von Tickets auf mehreren Kategorisierungsebenen.
  • Ticketzuweisung im Support-Team: Flexible Weitergabe und Zuweisung von Tickets innerhalb des Support-Teams.
  • Vielseitige Einsatzmöglichkeiten: Nutzung als internes Service-Tool oder als externes Support-Portal für Kunden.

Ressourcenmanagement und Aufgabensteuerung

  • Fähigkeitsbasierte Aufgabenverteilung: Zuweisung von Aufgaben nach Qualifikationen, Rollen und einzelnen Mitarbeitenden.
  • Gezielte Auftragszuweisung: Direkte Zuweisung einzelner Aufträge und Aufgaben an definierte Personen.

Verzeichnisdienste und Authentifizierung

  • LDAP-basierte Verzeichnisdienste: Anbindung an Verzeichnisdienste wie Novell eDirectory oder Microsoft Active Directory.
  • Zentrale Authentifizierung: Benutzeranmeldung und Rechtezuweisung über angebundene Verzeichnisdienste.

Detaillierte Vorteile des HEINZELMANN Service.Desk

Einsatzbereiche: IT, Fachbereiche und Service

Helpdesk-, ITSM- und Enterprise-Service-Management in einer Lösung

Der HEINZELMANN Service.Desk unterstützt den Einsatz als
klassische Helpdesk-Software für Call-In-Services ebenso wie
als Service- und Support-Webportal für interne und externe Nutzer.
So lassen sich unterschiedliche Support- und Service-Szenarien zentral abbilden.

Neben klassischen IT-Service-Management-(ITSM)-Prozessen
eignet sich der HEINZELMANN Service.Desk auch für den Einsatz als
Enterprise Service Management (ESM)-Plattform.
Module für Customer Service Management, Facility Management,
HR Management
und Projektmanagement ermöglichen
unternehmensweite Serviceprozesse auf einer gemeinsamen Plattform.

ITIL-orientierte Serviceprozesse lassen sich flexibel über
unterschiedliche Tickettypen abbilden. Entsprechend dem jeweiligen
Service-Management-Ansatz – z. B. Incidents, Service Requests, Feature Requests,
Bugs, Werkstatt-Tickets oder Customer Requests
– können
individuelle Masken und benutzerdefinierte Felder
zur strukturierten Bearbeitung konfiguriert werden.

Ticketfunktionen im Service Desk

Umfangreiche Ticketfunktionen für Helpdesk und ITSM

  • Zentrale Ticketkommunikation: Alle E-Mails, Informationen und Kommunikationsverläufe werden automatisch strukturiert und übersichtlich unter der jeweiligen Ticketnummer zusammengeführt.
  • Datei- und Dokumentenmanagement: Dateien und Dokumente (z. B. PDF-Dateien) können direkt einem Ticket zugeordnet werden.
  • Nachvollziehbare Ticket-Historie: Vollständige Historie und Versionsverwaltung zur lückenlosen Nachverfolgung aller Änderungen und Ergänzungen.
  • Ticket-Ausdruck: Ausdruck von Tickets inklusive vollständiger Ticketkommunikation möglich.
  • Hervorhebung von Problemlösungen: Einfache und automatische Kennzeichnung erfolgreicher Lösungswege.
  • Verknüpfung verwandter Tickets: Komfortables Verknüpfen zusammengehöriger Tickets über Suchfunktionen.
  • Masterticket-Funktion: Zusammenfassung mehrerer Tickets unter einem übergeordneten Masterticket.
  • Effiziente Ticketbearbeitung: Zuweisung, Annahme und Weiterleitung von Tickets mit wenigen Klicks.
  • Wiedereröffnung abgeschlossener Tickets: Flexibles Reaktivieren bereits bearbeiteter Tickets.
  • Externer Zugriff: Bereitstellung des HEINZELMANN Service.Desk für externe Mitarbeiter und Kunden.
  • Vorgefertigte Textbausteine: Nutzung standardisierter Texte, z. B. Signaturen oder Antwortvorlagen.
  • Aufwands- und Zeiterfassung: Erfassung und Auswertung des Bearbeitungsaufwands je Ticket.
  • Automatische Ticketgenerierung: Fehlermeldungen aus angebundenen IT-Systemen (Software oder Hardware) können automatisch als Tickets erstellt und vorklassifiziert werden (z. B. Priorität, Bearbeiter).

Benutzeroberfläche und Bedienung

Intuitive Bedienung und flexible Benutzeroberfläche

  • Webbasierte Ticketerfassung: Tickets können komfortabel über Web-Formulare erstellt und bearbeitet werden.
  • Einfache und intuitive Bedienung: Die Benutzeroberfläche ist selbsterklärend – umfangreiche Benutzerschulungen sind nicht erforderlich.
  • Anpassbare Web-Formulare: Ticketerstellern stehen konfigurierbare Web-Formulare zur strukturierten Erfassung von Tickets zur Verfügung.
  • Formularbasierte Ticketbearbeitung: Support-Mitarbeiter können Tickets vollständig formularbasiert erfassen, z. B. bei telefonischen Anfragen.
  • Personalisierte Benutzeroberflächen: Variable Oberflächen und individuelle Einstiegsseiten für Ticketersteller und Ticketbearbeiter.
  • Individuelle Dashboards: Ticketersteller sehen ihre eigenen Tickets inklusive aktuellem Status.
  • Übersichtliche Support-Queues: Ticketbearbeiter sehen zugewiesene Tickets sowie neue, noch nicht verteilte Tickets.
  • Browser- und geräteunabhängig: Nutzung über alle gängigen Web-Browser ohne lokale Installation sowie auf mobilen Endgeräten (Smartphones und Tablets).
  • Mehrsprachige Benutzeroberfläche: Unterstützung von Deutsch und Englisch.

E-Mail-Integration und Ticketing

E-Mail-Integration und automatisches Ticketing

  • Automatische Ticket-Erstellung: Eingehende E-Mails an zentrale Support-Adressen werden automatisch als Tickets angelegt.
  • Statusbenachrichtigungen per E-Mail: Kunden erhalten automatische Rückmeldungen zum Eingang und Bearbeitungsstatus inklusive Ticketnummer.
  • Ereignisbasierte Benachrichtigungen: Automatische E-Mails bei Ticketeingang, Annahme durch Bearbeiter, Lösungsvorschlägen und beim Schließen des Tickets.
  • Zentrale Ticketkommunikation: Sämtliche E-Mail-Kommunikation wird in einem durchgängigen Ticketvorgang zusammengeführt.
  • Bidirektionale Kommunikation: Rückfragen von Kunden per E-Mail werden automatisch dem jeweiligen Ticket zugeordnet.
  • Automatische Absendererkennung: Zuordnung von E-Mail-Absendern zu hinterlegten Informationen wie Telefonnummern oder Serviceleveln.
  • Bearbeiterbenachrichtigung: Zuständige Support-Mitarbeiter werden bei eingehenden Kundenantworten automatisch informiert.
  • Unterstützung mehrerer Postfächer: Verarbeitung mehrerer Support-Adressen (z. B. support@firma.de, helpdesk@firma.de).
  • E-Mail-Zugriff für externe Nutzer: Nutzung des Ticketsystems durch externe Kunden ausschließlich per E-Mail möglich.
  • Fälligkeitserinnerungen: Automatische Erinnerungen bei bevorstehenden Terminen und Fristen.

Ticketfelder und Attribute

Ticketfelder, Genehmigungen und erweiterte Ticketsteuerung

  • Umfangreiche Ticketfelder:
    Verwaltung strukturierter Felder wie Titel, Beschreibung, Meldender, Status, Kategorie,
    Ticketnummer, Bearbeitungsdauer, Fälligkeitsdatum, Erledigt am, Bearbeiter, Support-Team,
    Anlagen, Priorität, Anfrage-Art, Service-Klassifizierung und Reaktionszeiten.
  • Genehmigungs- und Freigabeprozesse:
    Tickets mit erhöhtem Bearbeitungsaufwand, z. B. Change Requests, können definierte
    Freigabe- und Genehmigungsworkflows durchlaufen. Individuelle Genehmigungsprozesse
    lassen sich flexibel abbilden.
  • Lösungskennzeichnung und Wissensmanagement:
    Gelöste und abgeschlossene Tickets bilden die Grundlage für das Wissensmanagement.
    Lösungen können gekennzeichnet und gezielt wiedergefunden werden.
  • Kostenabbildung und Kostenübernahme:
    Kostenpflichtige Serviceleistungen für Kunden oder interne Abteilungen können im
    Ticketsystem erfasst und nachvollziehbar dargestellt werden.
  • Reaktivierung geschlossener Tickets:
    Tickets werden vollständig protokolliert und können bei Bedarf erneut geöffnet
    und weiterbearbeitet werden.
  • Annahme und Ablehnung von Tickets:
    Support-Mitarbeiter können Tickets aktiv annehmen oder ablehnen, z. B. im Rahmen
    von Zuständigkeits- oder Kapazitätsprüfungen.
  • Automatische Zuordnung von Anwenderdaten:
    Kunden- und Anwenderinformationen können automatisch aus dem
    Active Directory übernommen und Tickets zugeordnet werden.

Ticketnotizen und Kommunikation

Ticketnotizen, Tätigkeiten und Zeiterfassung

  • Titel:
    Überschrift für Ticketnotizen. Pro Ticket können beliebig viele Notizen
    und Anmerkungen erfasst und angezeigt werden.
  • Beschreibung:
    Mehrzeilige Textfelder zur detaillierten Dokumentation von Tätigkeiten
    und Arbeitsschritten.
  • Kontaktaufnahme per E-Mail:
    Erfasste Notizen können automatisch per E-Mail an den Ticketersteller
    oder an externe Empfänger versendet werden.
  • Tätigkeiten:
    Frei konfigurierbare Auswahl zur strukturierten Erfassung von
    Bearbeitungsschritten.
  • Zeiteinheiten und Aufwandserfassung:
    Erfassung von Bearbeitungszeiten zur Auswertung und optionalen
    Leistungsverrechnung.

Workflows und Benachrichtigungen

Workflows, Automatisierung und Eskalationsmanagement

Wiederkehrende Service- und ITSM-Prozesse lassen sich im
HEINZELMANN Service.Desk als Workflows abbilden und automatisieren.
Einmal definiert, werden Aufgaben automatisch zur richtigen Zeit an die
zuständigen Mitarbeiter verteilt – etwa bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter
(Onboarding), bei Genehmigungsprozessen oder bei standardisierten Serviceabläufen.

Beispiel: Kommt ein neuer Mitarbeiter ins Unternehmen, können Aufgaben wie das
Ausstellen eines Mitarbeiterausweises, die Bestellung von Visitenkarten,
das Anlegen eines E-Mail-Postfachs oder die Genehmigung eines Firmenwagens
automatisch angestoßen werden. Auch während der Bearbeitung eines Tickets
lassen sich definierte ITSM-Workflows jederzeit per Knopfdruck starten.

  • Automatische Benachrichtigungen: Support-Mitarbeiter werden bei Ticketeingang, Zuweisung, Rückfragen oder Statusänderungen automatisch informiert. Texte sind individuell konfigurierbar.
  • Statusinformationen per E-Mail: Meldende und Bearbeiter erhalten automatische E-Mail-Updates bei Änderungen im Ticket.
  • Flexible Ticketzuweisung: Neue Anfragen und Tickets können komfortabel einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden.
  • Transparente Ticketbearbeitung: Bearbeiter können jederzeit alle Tickets einsehen, übernehmen und bearbeiten.
  • Automatisches Eskalationsmanagement: Tickets können anhand definierter Bedingungen (z. B. überschrittenes Fälligkeitsdatum oder ausbleibende Reaktion) automatisch an Eskalationsstufen weitergeleitet werden.
  • Wiedervorlagefunktion: Wiedervorlagen zur strukturierten Nachverfolgung offener Vorgänge.
  • Teamübergreifende Zusammenarbeit: Unterstützung der Zusammenarbeit im Support-Team.
  • Zentrale Benachrichtigung: Automatische Information aller Support-Mitarbeiter bei neuen Tickets.
  • Übersichtliche Zuständigkeiten: Klare Darstellung, welche Tickets welchen Bearbeitern zugeordnet sind.
  • Vollständige Nachvollziehbarkeit: Jederzeit einsehbar, wer wann welche Änderungen an einem Ticket vorgenommen hat.

Suche, Auswertungen und Reporting

Reporting, Auswertungen und KPI-Analysen

Der HEINZELMANN Service.Desk ermöglicht einfach zu konfigurierende
Auswertungen und Reports zur Analyse von Tickets, Servicequalität
und Arbeitslasten. Such-, Filter- und Reportingfunktionen unterstützen
Service-Management, Controlling und kontinuierliche Optimierung.

  • Flexible Ticket-Suche: Tickets können nach frei definierbaren Parametern wie Kunde, Bearbeiter, Kategorie oder Suchbegriffen gefiltert werden.
  • Volltextsuche: Vollständige Durchsuchung von Tickets und Inhalten.
  • Kundenbezogene Auswertungen: Suche nach Tickets einzelner Kunden sowie Auswertungen pro Kunde.
  • Kategorie- und Feldsuche: Analyse von Tickets anhand definierter Felder, Kategorien und Status.
  • Bearbeiterbezogene Ansichten: Anzeige aller Tickets, die dem aktuellen Bearbeiter oder Support-Team zugewiesen sind.
  • Statusbasierte Auswertungen: Analyse von Tickets nach Bearbeitungsstatus (offen, in Bearbeitung, geschlossen).
  • Reaktions- und Bearbeitungszeiten: Auswertung durchschnittlicher Reaktionszeiten.
  • Ticket-Verhältnisse: Analyse des Verhältnisses von offenen zu bearbeiteten Tickets.
  • Ticketvolumen pro Kunde: Übersicht bearbeiteter Tickets je Kunde.
  • Grafische Auswertungen: Konfigurierbare Diagramme wie Balken- und Tortendiagramme.
  • Controlling-Reports: Leistungs- und Kosten-Auswertungen, z. B. zur Weiterberechnung von Services (in Kombination mit Asset.Desk).
  • Knowledgebase-Integration: Ticketinhalte können als Wissensbasis genutzt oder direkt in Knowledgebase-Artikel überführt werden.
  • KPI-Erstellung: Definition und Auswertung von Kennzahlen wie gelöste Tickets pro Tag, Woche oder Monat, Verhältnis geschlossener zu offenen Tickets sowie Identifikation von Peaks (in Kombination mit Asset.Desk).
  • Mehrkriterielle Sortierung: Sortierung nach mehreren Kriterien, z. B. Kunde, Dringlichkeit, Erstellungsdatum und Fälligkeit.
  • Exportfunktionen: Export von Ticketstatistiken für externe Auswertungen.

Berechtigungen und Rollenmodelle

Berechtigungen, Benutzerverwaltung und Zugriffskontrolle

  • Einfache Berechtigungssteuerung: Zentrale und übersichtliche Verwaltung von Zugriffs- und Bearbeitungsrechten.
  • Zentrale Benutzerverwaltung: Benutzerkonten werden direkt über das Active Directory verwaltet.
  • AD-basierte Gruppensteuerung: Benutzergruppen (z. B. potenzielle Meldende) werden im Active Directory gepflegt und automatisch mit entsprechenden Systemberechtigungen ausgestattet, etwa zum Anlegen von Tickets oder zur Nutzung der persönlichen Übersicht „Meine Tickets“.
  • Umfassende Bearbeiterrechte: Berechtigte Support-Mitarbeiter können alle Tickets einsehen und bearbeiten.
  • Rollenbasierte Reporting-Zugriffe: Für Reporting- und Auswertungszwecke können spezielle Benutzergruppen definiert werden.
  • Externer Zugriff per E-Mail: Nutzung des HEINZELMANN Service.Desk durch externe Benutzer und Kunden über E-Mail-Kommunikation möglich.

Schnittstellen und Systemintegration

Kundenverwaltung, Telefonie-Unterstützung und Asset-Integration

  • Ticketexport: Tickets können einfach für externe Personen oder Organisationen exportiert werden.
  • Kundenverwaltung:
    Kundendaten lassen sich zentral im System erfassen und verwalten.
    • Active-Directory-Anbindung: Import von Benutzern und Rechtevergabe über AD-Gruppierungen.
    • CSV-Import: Anwendererfassung über einfachen Datenupload aus CSV-Dateien.
    • Integration externer Systeme: Übernahme von Mitarbeiter- und Gerätedaten aus Drittsystemen wie Asset.Desk, die automatisch im Ticketsystem zur Verfügung stehen.
  • Asset-Daten:
    • CSV-Schnittstelle: Manueller Import von Asset-Daten, einschließlich Non-IT-Assets.

IT-Asset-Management und Customizing

IT-Asset-Management und individuelle Anpassung

In Kombination mit der FCS-Lösung Asset.Desk kann der
HEINZELMANN Service.Desk als leistungsfähige Lösung für
IT-Asset-Management eingesetzt werden. Serviceprozesse werden
direkt mit den zugrunde liegenden Unternehmenswerten und Assets verknüpft.

  • Gerätebezogenes Fehlerreporting: Gerätegenaue Erfassung von Störungen sowie kunden-, geräte-, kostenstellen- und mitarbeiterbezogene Dokumentation der Supportaufwände.
  • Verknüpfung von Service und Assets: Das Service-Management wird direkt mit den IT-Assets und Unternehmenswerten verbunden.
  • Zentrale Datenbasis: Informationen aus der HEINZELMANN-Datenbank stehen auch für andere Management- und Auswertungsverfahren zur Verfügung.

Anpassungen und Customizing können im HEINZELMANN Service.Desk
weitgehend selbstständig durchgeführt werden – ohne aufwändige Entwicklungsprojekte.

  • Individuelle Auswertungen: Eigene Reports und Auswertungen können einfach erstellt werden.
  • Personalisierte Einstiegsseiten: Individuelle Startseiten für Ticketbearbeiter und Ticketersteller.
  • Zentrale Stammdatenpflege: Kataloge, Kategorien und Stammdaten werden zentral verwaltet.
  • Eigene Workflows: Definition und Anpassung individueller Workflows.
  • Flexible Ticketformulare: Formulare zur Ticketerfassung sind frei konfigurierbar.
  • Erweiterbare Felder und Attribute: Unternehmensspezifische Felder und Attribute können jederzeit ergänzt werden.
  • Individuelle Bezeichnungen: Ticket- und Feldbezeichnungen sind administrativ anpassbar.
  • Benutzerdefinierte Felder: Strukturierte Erfassung und Individualisierung von Tickets.
    • Eigenständige Anlage je Tickettyp
    • Hohe Individualität im Service Desk
    • Kundenspezifische Abbildung unterschiedlicher Serviceprozesse
  • Update-sicher: Individuelle Anpassungen bleiben auch bei Updates erhalten.

Flexible Tickettypen und Felder

Ticketkonfiguration und Rollensteuerung

Entsprechend Ihrem individuellen Service-Management-Ansatz lassen sich im
HEINZELMANN Service.Desk unterschiedliche Tickettypen wie
Incidents, Service Requests, Feature Requests, Bugs oder Werkstatt-Tickets
mit eigenen Masken und benutzerdefinierten Feldern abbilden.

Dabei können sowohl Standardfelder genutzt als auch jederzeit
eigene Felder ergänzt werden. Zusätzlich lassen sich
Sichtbarkeit, Erstellung und Bearbeitung von Tickets gezielt
steuern, indem Berechtigungen für einzelne Benutzergruppen, Rollen
oder Bearbeiter
definiert werden.

Service-Management-Prozesse

Abbildung von Service-Management-Prozessen nach ITIL

Der HEINZELMANN Service.Desk unterstützt die Umsetzung von
Service-Management-Prozessen nach ITIL und lässt sich flexibel
an unterschiedliche organisatorische und fachliche Anforderungen anpassen.

  • Flexible Tickettypen: Abbildung von Incidents, Service Requests, Feature Requests, Bugs oder Werkstatt-Tickets.
  • Individuelle Masken: Definition eigener Ticketmasken je Tickettyp.
  • Standard- und benutzerdefinierte Felder: Nutzung vorhandener Felder sowie Ergänzung um individuelle Attribute.
  • Feingranulare Berechtigungen: Steuerung von Sichtbarkeit, Erstellung und Bearbeitung von Tickets je Benutzergruppe oder Rolle.

Unterstützung der ISIS12-Anforderungen

Der HEINZELMANN Service.Desk unterstützt Organisationen bei der
Umsetzung der ISIS12-Anforderungen. ISIS12 ist ein
12-stufiges Vorgehensmodell zur Einführung eines
Informationssicherheitsmanagementsystems (ISMS).

  • Service-Management als Basis: Abbildung der Service-Management-Prozesse mit dem Zusatzmodul SERVICE + WORKFLOW.
  • Servicekatalog: Identifikation sicherheitsrelevanter und kritischer Applikationen sowie Abbildung im Servicekatalog.
  • Service Level Agreements (SLAs): Ableitung und Verwaltung von SLAs auf Basis definierter Services.
  • Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Strukturierte Erfassung, Historisierung und Auswertung sicherheitsrelevanter Vorgänge.
  • Aufbewahrungsfristen: Zeitgesteuertes, automatisches Löschen von Tickets auf Basis definierter Aufbewahrungszeiträume.
  • Unterstützung zentraler ISIS12-Anforderungen: Abdeckung der an ein Service-Management-Tool gestellten funktionalen Anforderungen im ISIS12-Kontext.

Betriebsmodelle: On-Premise oder SaaS

Bereitstellung und Betrieb

Der HEINZELMANN Service.Desk kann sowohl als
On-Premise-Lösung als auch als
Software-as-a-Service-(SaaS)-Lösung eingesetzt werden.
Unternehmen und Organisationen entscheiden flexibel, welches
Betriebsmodell am besten zu ihren technischen, organisatorischen
und regulatorischen Anforderungen passt.

Typische Einsatzszenarien:

  • On-Premise: Für Verwaltungen, KRITIS-nahe Organisationen oder Unternehmen mit hohen Anforderungen an Datenschutz, Datenhoheit oder interne IT-Richtlinien.
  • SaaS: Für Unternehmen und KMUs, die eine schnelle Inbetriebnahme, geringe Betriebsaufwände und einen zentralen Cloud-Betrieb bevorzugen.
  • Hybrid-Szenarien: Kombination aus lokalem Betrieb und externen Zugriffsmöglichkeiten, z. B. für externe Kunden oder Partner.

HEINZELMANN Service.Desk kostenlos testen oder direkt erwerben!

HEINZELMANN Service.Desk können Sie jederzeit kostenlos testen. Gerne können Sie ein unverbindliches Angebot oder auch eine persönliche Online-Demonstration anfordern.

Häufig gestellte Fragen zu HEINZELMANN Service.Desk

Qualität, Support und Auszeichnungen

Wie bewerten Experten und Kunden die Software?

HEINZELMANN wurde im Professional User Rating – IT Operations von Techconsult (Heise-Gruppe) mehrfach in Folge als Champion ausgezeichnet. Anwender bewerten besonders die Service-Qualität, den Funktionsumfang und die Benutzerfreundlichkeit mit Bestnoten. Detaillierte Einblicke in die Ergebnisse finden Sie direkt auf der Portalseite: Professional User Rating - FCS Fair Computer Systems.

Woher stammt der Support und ist die Lösung DSGVO-konform?

Die Software ist Made in Germany. Sie erhalten direkten, deutschsprachigen Herstellersupport aus Nürnberg ohne anonyme Callcenter. HEINZELMANN erfüllt höchste Datenschutzstandards und kann wahlweise On-Premises auf eigenen Servern oder als SaaS in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum betrieben werden.

Preise, Wirtschaftlichkeit und Förderung

Was kostet HEINZELMANN und wie funktioniert die Lizenzierung?

Die Basislizenz für drei Supporter startet bei einmalig 1.295,00 Euro. Im Gegensatz zu vielen Mitbewerbern lizenzieren wir nur aktive Bearbeiter (Supporter). Unbegrenzte Melder und Endanwender sind kostenfrei enthalten. Es gibt keinen Abo-Zwang. Details zur Preistransparenz finden Sie unter Kostenvorteile und auf unserer Preisseite.

Ist die Software über Programme wie den Digitalbonus förderfähig?

Ja, da HEINZELMANN die IT-Sicherheit und Digitalisierung stärkt, ist eine Förderung (z. B. Digitalbonus.Bayern) oft möglich. Wir informieren Sie gerne über förderfähige Softwareprojekte für kleine und mittlere Unternehmen.

ITSM-Standards und Compliance (NIS-2, DORA)

Unterstützt die Lösung einen ITIL-konformen Betrieb?

Ja, HEINZELMANN ermöglicht die effiziente Abbildung zentraler ITIL-Disziplinen wie Incident, Problem und Change Management. Die Software ist so konzipiert, dass sie einen ITIL-konformen Betrieb Ihrer Service-Organisation optimal unterstützt, ohne an Flexibilität einzubüßen.

Wie hilft HEINZELMANN bei der Umsetzung von NIS-2, DORA und OZG?

Die Software liefert die Prozessbasis für regulatorische Anforderungen wie NIS-2 und DORA durch strukturierte Vorfall-Dokumentation. Behörden nutzen HEINZELMANN zudem für die OZG-Umsetzung und BSI-konforme Verwaltungsprozesse. Fachbeiträge dazu finden Sie in unserem Download-Bereich für Whitepaper.

Referenzen und Einsatzbereiche

Welche Unternehmen und Behörden setzen auf HEINZELMANN?

Zu unseren Kunden zählen Bundesbehörden (Bundesamt für Justiz), Stadtverwaltungen (Würzburg, Bamberg, Ingolstadt, Ditzingen), Kliniken (UniversitätsSpital Zürich) sowie namhafte Industrieunternehmen (thyssenkrupp, SENNEBOGEN, CEWE). Eine vollständige Liste finden Sie in unserer Referenzübersicht.

Warum ist die Integration von ITSM und Asset Management sinnvoll?

Die Verknüpfung mit Asset.Desk schafft eine strategische CMDB. Techniker sehen im Ticket sofort Hardware-Details und Lizenzstände, was die Entstörungszeit (MTTR) massiv verkürzt. Details hierzu finden Sie in unseren Whitepapers zu Asset Management.

Testphase und Live-Vorführung

Wie kann ich die Software live erleben oder kostenlos testen?

Wir bieten regelmäßig kostenlose Webinare an. Zudem können Sie eine unverbindliche Online-Demo oder eine begleitete Teststellung (Proof of Concept) mit Ihren eigenen Daten anfordern.