Lebenshilfe Duisburg: IT-Asset-Management und mobile Inventur mit Asset.Desk
Wie die heilpädagogische Einrichtung mit Asset.Desk den Überblick über ihre IT-Assets zurückgewann, Compliance sicherstellte und ihre mobilen Prozesse optimierte.
Die Ziele: Überblick, Compliance und mobile Verwaltung
Die Lebenshilfe Duisburg setzte sich klare Ziele für die Modernisierung ihres IT-Asset-Managements:
- Einführung einer umfassenden Inventarisierungslösung für alle IT-Assets.
- Lückenlose Nachverfolgung von Assets, insbesondere bei Übergaben an Mitarbeiter.
- Vereinfachung des Beschaffungs- und Auslieferungsprozesses für IT-Ausstattung.
- Einführung eines zuverlässigen Softwarelizenzmanagements zur Sicherstellung der Compliance.
Die Herausforderung: IT-Management im Wandel
Die Verlagerung vieler Mitarbeiter ins Home-Office stellte das IT-Team vor die Herausforderung, die ausgegebenen IT-Werte lückenlos zu tracken. Gleichzeitig wurde die IT-Umgebung immer komplexer, was die Kostenkontrolle und die Sicherstellung der korrekten Softwarelizenzierung erschwerte.
„Ziel war dabei die Einführung einer Inventarisierungslösung für IT-Assets, um den vollständigen Überblick über sämtliche Werte zu erhalten. Die Assets sollten dabei problem- und stressfrei von der Anlage im System bis zur Entsorgung gemanagt werden.“
Die Lösung: Asset.Desk – Eine flexible und zukunftssichere ITAM-Plattform
Die Entscheidung fiel auf Asset.Desk als Software "made in Germany". Dank des modularen Aufbaus lässt sich das System optimal an die individuellen Anforderungen anpassen und wächst bei Bedarf mit. Ein wichtiger Faktor war die mobile Inventarisierung per App sowie die umfassenden Funktionen im Lizenzmanagement, um auch Cloud-Umgebungen und Software-Abonnements abzudecken.
In vier Schritten zum erfolgreichen IT-Asset-Management:
- Installation von Asset.Desk: Erfolgreiche Installation auf dem Terminal Server und Einrichtung des IT-Scans, inklusive Übernahme der Unternehmensstruktur aus dem Active Directory.
- Aufbau der Asset-Datenbank: Zuordnung vorhandener Assets zu den Mitarbeitern, mit besonderem Fokus auf Mobiltelefone, iPads und Zubehör.
- Digitale Prozesse für IT-Beschaffung: Etablierung digitaler Prozesse für Beschaffung, Wareneingang, Anlage im System, Etikettendruck und Inbetriebnahme der mobilen App.
- Softwarelizenzmanagement (SAM): Vervollständigung der Scandaten, Anlage von Katalogen und Einpflege von Lizenzen, durchgeführt von einem FCS-Spezialisten.
„Die Pandemie zeigte deutlich, wie wichtig Kostenmanagement und -optimierung sind. [...] Mit Asset.Desk gewinnen wir die Kontrolle zurück und schaffen mit dem Asset.Desk Lizenzmanagement Transparenz und Kostenoptimierung.“
Der Projekterfolg: ROI im ersten Jahr und zukunftssicheres ITAM
Die Einführung von Asset.Desk brachte der Lebenshilfe Duisburg klare Vorteile und einen schnellen Erfolg:
- Schnelle Implementierung: Das Livesystem wurde mit nur drei Tagen Consultingaufwand eingeführt.
- Klare Identifizierung: Inventarnummernkreise und Etikettendruck stellen eine eindeutige Zuordnung der Assets sicher.
- Etablierte mobile Prozesse: Der gesamte Asset Lifecycle wird nun erfolgreich mobil abgebildet.
- Solide SAM-Basis: Eine verlässliche Grundlage für das Lizenzmanagement wurde geschaffen.
- Sofortiger ROI: Der Return on Investment wurde bereits innerhalb des Einführungsjahres erreicht.
Behalten auch Sie den Überblick über Ihre IT-Assets
Die Erfolgsgeschichte der Lebenshilfe Duisburg zeigt, wie Asset.Desk Organisationen im sozialen Sektor und darüber hinaus unterstützt, ihr IT-Asset-Management zu modernisieren.
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