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Vom Bürgertelefon bis zum Online-Portal

HEINZELMANN Service.Desk

E-Government

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung, auch als E-Government bezeichnet, stellt eine der größten Herausforderungen für moderne Verwaltungen dar. Der Bedarf an effizienten, digitalen Lösungen ist heute so hoch wie nie zuvor. Mit dem HEINZELMANN Service.Desk erhält Ihre Gemeinde eine maßgeschneiderte E-Government-Lösung, die den Verwaltungsalltag vereinfacht und den Bürgerkontakt optimiert.

Der HEINZELMANN Service.Desk bietet ein leistungsstarkes Servicemanagement-Tool, das den internen Verwaltungsaufwand reduziert und gleichzeitig den Bürgerservice auf ein neues Level hebt. Anfragen und Anliegen werden effizient bearbeitet, automatisch den richtigen Abteilungen zugewiesen und ohne Verzögerung beantwortet. So verbessern Sie die Servicequalität Ihrer öffentlichen Verwaltung nachhaltig.

E-Government erfordert ein Höchstmaß an Datensicherheit und Transparenz. Der HEINZELMANN stellt sicher, dass Ihre Verwaltung die volle Kontrolle über alle Daten behält, um Datenschutzanforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig die digitale Selbstbestimmung Ihrer Bürger zu wahren. Mit dem HEINZELMANN Service.Desk optimieren Sie Ihre E-Government-Prozesse – effizient, sicher und bürgernah.

  • Self-Service-Bürgerportal / Bürgeranfragen und Antragsbearbeitung
  • Mängelmeldungen im öffentlichen Raum
  • Fuhrparkmanagement
  • Gebäudemanagement (Haustechnik)
  • Personalverwaltung und Onboarding
  • Feuerwehrplanung
  • Abfallwirtschaft und Entsorgung
  • Kita-Portal
  • Digitale Tourismusanlaufstelle

Der HEINZELMANN Service.Desk bietet eine Vielzahl von Vorteilen für die
öffentliche Verwaltung und den Bürgerservice:

  • Benutzerfreundlichkeit: Einfache Bedienung für Mitarbeitende und Bürger.
  • Sicherer Datenschutz: Schutz durch regelmäßige interne Audits.
  • Schnelle Inbetriebnahme: Installation auf einem Webserver in nur 20 Minuten.
  • ITIL- und ISIS-12-konform: Erfüllt anerkannte IT-Standards.
  • Flexible Prozessmodellierung: Anpassbar an die Bedürfnisse der Verwaltung.
  • Hohe Integrationsfähigkeit: Koppelbar mit Asset.Desk für IT-Asset-Management.
  • Service-Automatisierung: Effizientere Abläufe durch Automatisierung.
  • Self-Service: Intuitive Nutzung durch Bürger und Mitarbeitende.
  • Made in Germany: Qualität und Zuverlässigkeit.
  • On-Premise oder SaaS: Flexible Bereitstellungsoptionen.

Entscheiden Sie oder lassen Sie Ihre Bürger wählen, über welchen Kanal
Sie mit Ihnen in Kontakt treten:

  • Telefon / Smartphone

  • E-Mail

  • Self-Service-Portal

Anwendungsbeispiel –  E-Government mit dem HEINZELMANN Service.Desk

Bürgerportal

Es gibt viele Möglichkeiten, den HEINZELMANN Service.Desk zu nutzen. Er ist in jede IT-Landschaft integrierbar und hilft mit seiner offenen Struktur, individuelle Prozesse und Bedürfnisse abzubilden, ohne gewohnte Arbeitsabläufe stark zu beeinflussen.

Vom Verwaltungsportal zur kommunalen Plattform

Einige Städte verwenden den HEINZELMANN bereits als Tool, in dem Bürger ihre Anregungen, Kritiken, Lob und Beschwerden mitteilen können. Vor allem jüngere Bürger bevorzugen es, über Online-Formulare schnell von ihrem Smartphone aus Anfragen zu stellen. Der Wunsch nach digitaler Teilhabe wächst.

Ein Beispiel aus Ihrem Alltag?

Frau Schulze entdeckt bei ihrem Abendspaziergang einen umgeknickten Baum, der das Klettergerüst eines Spielplatzes blockiert. Die Lob- und Beschwerdestelle hat Dienstschluss, und sie hat keine Zeit anzurufen. Was nun?

Ihre Stadt kann ein Formular auf der Webseite bereitstellen, mit dem Bürger solche Probleme direkt melden können. Bürger können das Thema und den Mangel auswählen, ihn genauer beschreiben und ihre persönlichen Daten eingeben, um eine schnelle und personalisierte Rückmeldung zu erhalten.

So funktioniert ein „Bürgerlob-Portal“:

Der HEINZELMANN wird als Basis-Ticketsystem für interne Problemfälle verwendet, aber auch als Tool, um E-Mails und Formulare als Tickets zu verarbeiten. Damit werden eingehende Anfragen automatisch und ohne menschliches Zutun bearbeitet.

Vorteile des Einsatzes:

E-Mails und Beschwerden werden zentral und effizient bearbeitet, ohne dass etwas unbeachtet bleibt. Zusätzlich bieten Reports eine detaillierte Auswertung der Bearbeitungszeit.

Automatisierte und optimierte Prozesse:

Herr Müller bemerkt eine flackernde Straßenlaterne. Er meldet das Problem über die Stadt-Webseite, und ein Workflow wird gestartet. Wiederkehrende Probleme wie defekte Straßenlaternen können im HEINZELMANN als wiederkehrende Workflows definiert werden. Mitarbeiter werden automatisch informiert, und der Workflow wird sofort gestartet, um schneller zu handeln.

Wie funktioniert der Workflow?

Der Bürger meldet das Problem, und das Ticket startet automatisch einen vordefinierten Workflow für wiederkehrende Probleme wie defekte Straßenlaternen. Mitarbeiter können den Prozess direkt über die App starten, was die Auftragsverteilung beschleunigt und vereinfacht.

Mit dem HEINZELMANN können Service-Management-Prozesse zentral verwaltet werden, wodurch eine effiziente Bearbeitung gewährleistet wird und doppelte Bearbeitungen vermieden werden.