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Lifecycle Management Module:

Asset.Desk

Stammdaten

Datenmanagement und Integration
*
Verwaltung
Mitarbeiterdaten
Lokalisationsdaten
Active-Directory-Integration
Basisformulare

Kaufmännische Daten

Kaufmännisches Datenmanagement und Analyse
*
Kaufmännische Datenverwaltung
Nummerngeber
Identifikation
Kostenanalyse
Auswertungen

Leistungsverrechnung

Integrierte Automatisierung der Kostenabrechnung
*
Interne Verrechnung
Externe Kosten
Rechnungsimport
Leistungsverrechnung
Automatisierung

Komponenten Verwaltung

Verwaltung und Kostenerfassung von IT-Komponenten
*
Komponentenmanagement
Verwaltung
IT-Ressourcen
Komponenten (CIs)
Kostenerfassung

Einkauf

Kaufmännisches Datenmanagement und Analyse
*
Bestellwesen
Reklamationswesen
Lieferantenmanagement
CMDB-Verbindung
Preisanfragen
komXwork-Schnittstelle

Verkauf

Effizientes Verkaufs- und Auftragsmanagement
*
Angebotserstellung
Auftragsbearbeitung
Lieferung
Rechnungserstellung
Automatisierung

Mobile Device View

Umfassender Überblick über mobile Geräte
*
Geräteansichtent
Ausstattung
Betriebszustand
Zuordnung

Budgetkontrolle

Effiziente Kontrolle von Aufwendungen und Budgets
*
Budgetüberwachung
Ausgabenkontrolle
Kostenmanagement
Finanzpläne
Finanzbudgets

Optimieren Sie Ihre IT- und Betriebsprozesse mit den Asset.Desk Modulen

Steigern Sie die Effizienz Ihrer IT- und Betriebsprozesse mit den vielseitigen Zusatzmodulen von Asset.Desk Lifecycle Management. Egal, ob Sie die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter und Standorte verwalten, Budgets kontrollieren oder Ihre mobilen Geräte im Blick behalten möchten – Asset.Desk bietet für jede Anforderung eine Lösung. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die verfügbaren Module und ihre Hauptfunktionen, um Ihre täglichen Arbeitsabläufe zu optimieren.

Stammdaten

Optimieren Sie Ihre Betriebsprozesse mit dem Zusatzmodul „Stammdaten“ von Asset.Desk. Verwalten Sie effizient Mitarbeiter- und Lokalisationsdaten, einschließlich Standorten, Gebäuden, Stockwerken, Räumen, Lagern und Abteilungen.

Hauptfunktionen:

  • Umfassende Lokalisationsdaten: Abbildung der gesamten betrieblichen Struktur zur optimalen Asset-Zuordnung.
  • Mitarbeiter- und Lokalisationsverwaltung: Ermöglicht die effiziente Verwaltung dieser Daten.
  • Active Directory Integration: Automatische Übernahme von Mitarbeiter- und Lokalisationsdaten aus dem Active Directory (bei lizenziertem Active Directory Loader).
  • Zentrale Datenpflege: Verwaltung von Artikel- und Partnerdaten (Lieferanten und Kunden) für eine effiziente Beschaffung und Verkauf.
  • Formulare und Protokolle: Enthaltene Basisformulare für die Übergabe und Rückgabe von Objekten sowie Protokolle, Auswertungen und Listen.
  • Berichte und Auswertungen: Umfangreiche Standardberichte, Auswertungen und Listen zur Nutzung der Stammdaten.

Kaufmännische Daten

Optimieren Sie Ihre betriebswirtschaftlichen Prozesse mit dem Zusatzmodul „Kaufmännische Daten“ von Asset.Desk. Verwalten Sie umfassend Anschaffungs- und Finanzdaten, Garantie, Leasing, AfA sowie Buchhaltungs- und Verrechnungsdaten.

Hauptfunktionen:

  • Kommerzielle Datenverwaltung: Erhalten Sie eine umfassende Übersicht über alle kommerziellen Daten Ihrer Assets, unabhängig davon, ob diese gekauft, gemietet, geleast oder bereits abgeschrieben und entsorgt wurden.
  • Identifikation und Etikettendruck: Verwaltung von Inventar- und Anlagennummern, Lieferschein- und Rechnungsnummern, Lieferanteninformationen und Finanzierungsarten. Flexibel definierbare Nummernkreise und Etikettendruck unterstützen die eindeutige Kennzeichnung Ihrer Assets.
  • Kostenanalyse: Detaillierte Auswertungen für Gesamtkosten, Anschaffungskosten und unterjährige Kosten wie Servicearten oder Kostenstellen. Grafische und tabellarische Auswertungen bieten Transparenz über die Kostenverteilung im Unternehmen.
  • Manuelle Leistungsverrechnung: Erfassen und analysieren Sie verursachungsgerecht Reparatur-, Service- und andere Kosten eines Assets oder einer Person. Umlage von Softwarelizenzkosten und detailgenaue Leistungsverrechnung an Kostenstellen und Buchungskreise (Mandanten).
  • Zentrale Datenpflege: Verwaltung von Artikel- und Partnerdaten (Lieferanten und Kunden) für eine effiziente Beschaffung und Verkauf.
  • Standardberichte und Auswertungen: Zahlreiche Standardberichte und individuelle Auswertungen sorgen für Transparenz und Unterstützung bei der Entscheidungsfindung.
  • Inventaretiketten und mobiler Support: Unterstützt 2D-Scans über Barcodes sowie Radiofrequenz-Scans (RFID) zur einfachen Inventur und Prozessunterstützung.

Leistungsverrechnung

Optimieren Sie die interne Leistungsverrechnung Ihrer IT-Abteilung mit dem Zusatzmodul „Leistungsverrechnung“ von Asset.Desk. Mit Asset.Desk „Leistungsverrechnung“ stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Abteilung als Profit-Center agiert und behalten die volle Kontrolle über Ihre internen Verrechnungsprozesse. Automatisieren Sie die Verrechnung und schaffen Sie Transparenz über Ihre IT-Kosten.

Hauptfunktionen:

  • Servicekatalog und Preislisten: Erstellen und verwalten Sie einen umfassenden Servicekatalog mit definierten Verrechnungspreisen. Nutzen Sie Preislisten für einmalige und wiederkehrende Kosten.
  • Automatisierte Verrechnungen: Automatisieren Sie interne Verrechnungsprozesse über periodische Leistungsverrechnungen mittels Preislisten oder Kostenvorlagen. Einzelbuchungen sind ebenfalls möglich.
  • Mehrstufige ITIL-konforme Verrechnung: Übertragen Sie die Kosten der IT-Ressourcen auf die entsprechenden Service-Kostenstellen und verrechnen Sie diese Services an die Anwender zu Festpreisen. Transparente Salden der IT-Kostenstellen helfen bei der wirtschaftlichen Analyse.
  • Flexible Abrechnungsperioden: Definieren Sie Abrechnungsperioden wie Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr. Rückwirkende Verrechnungen sind ebenfalls möglich.
  • Verrechnung externer Kosten: Importieren und verrechnen Sie externe Kosten (z.B. Mobilfunk, Drucker-Leasing) mit Buchungskreisen und Kostenstellen im Kundenprojekt.
  • Erfassung und Pflege von Services: Verwalten Sie Services im Servicekatalog und erfassen Sie Kosten auf Kostenstellen pro Serviceart.
  • Transparente Kostenanalyse: Belasten und entlasten Sie Kostenstellen und weisen Sie die Kosten pro Kostenstelle, Serviceart und IT-Ressource aus. Interne Reports bis auf Anwenderebene bieten detaillierte Einblicke.
  • Antworten auf wichtige Fragen: Identifizieren Sie Kostentreiber und analysieren Sie, welche Servicearten die höchsten Kosten verursachen.

Komponentenverwaltung

Optimieren Sie die Verwaltung Ihrer IT-Ressourcen mit dem Zusatzmodul „Komponentenverwaltung“ von Asset.Desk. Verwalten Sie Komponenten (Configuration Items, CIs) detailliert und konfigurieren Sie Ihre IT-Ressourcen aus Bauteilen und Artikeln.

Hauptfunktionen:

  • Detaillierte Ressourcenbeschreibung: Beschreiben Sie einzelne IT-Ressourcen und deren Komponenten.
  • Konfigurationszustände speichern: Speichern Sie feststehende Konfigurationszustände als Stücklisten.
  • Komponentenkosten erfassen: Erfassen Sie die Kosten von Komponenten zu einem Objekt.

Lagerverwaltung:

  • Übersichtliche Bestandsverfolgung: Verfolgen Sie die Bestände an Komponenten in Ihren Lagern, einschließlich Zubuchungen und Entnahmen.
  • Materialentnahmescheine: Drucken Sie Materialentnahmescheine als Übergabebeleg für zusätzliche Kontrolle.
  • Komponentenmanagement: Entfernen und lagern Sie Komponenten aus Geräten und übernehmen Sie diese als gebrauchte Teile ins Lager.

Komponentenmanagement und Lagerbuch:

  • Artikelstamm Pflege: Pflegen Sie den Artikelstamm von Komponenten vollständig in Asset.Desk.
  • FIFO-Prinzip: Nutzen Sie das FIFO-Prinzip (First In – First Out) beim Ein- und Auslagern, um den korrekten Beschaffungspreis zu verwenden.
  • Lagerbuchverwaltung: Legen Sie Preise, Belegnummern und Lieferscheindaten im Lagerbuch fest. Splitten Sie Bestände bei der Bearbeitung von Lagerpositionen.

Einkauf

Mit dem Zusatzmodul „Einkauf“ von Asset.Desk steht Ihnen ein ganzheitliches Angebots-, Bestell- und Reklamationswesen für IT-Assets und Mobiliar zur Verfügung. Vervollständigen Sie den Lebenszyklus Ihrer Assets, indem Sie diese von Beginn an durch Asset.Desk verwalten.

Hauptfunktionen:

  • Ganzheitliches Bestellwesen: Vom Angebot über die Bestellung bis hin zur Reklamation – alle Prozesse werden zentral verwaltet.
  • Stammdatenmanagement: Verwalten Sie Artikel-, Lieferanten- und Standortinformationen zentral und effizient.
  • Angebotsanfragen und Bestellungen: Erstellen Sie lieferantenabhängige und unverbindliche Angebotsanfragen. Bestellungen können per E-Mail, Fax oder Post versendet werden.
  • Erfassung von Bestellpositionen: Nutzen Sie Stammdaten, um Artikelnummern, Listenpreise und Verpackungseinheiten automatisch in Bestellungen zu übernehmen. Ergänzen Sie bei Bedarf Freitextpositionen.
  • Liefereingangsbuchung: Bestätigen Sie den Wareneingang und erzeugen Sie die entsprechende Anzahl an Assets im System. Verfolgen Sie Reklamationen bei fehlerhaften Lieferungen.
  • Dokumentenmanagement: Alle erzeugten Dokumente werden vorgangsbezogen als PDF in einer Verzeichnisstruktur abgelegt.
  • Ausschreibungen: Bilden Sie Ausschreibungen ab und fragen Sie Angebote bei mehreren Lieferanten gleichzeitig an. Optimieren und beschleunigen Sie Preisanfragen.
  • komXwork Schnittstelle: Speichern und verwalten Sie alle elektronischen Dokumente zentral in komXwork. Das optionale Zusatzmodul mit bidirektionaler Schnittstelle bietet Transparenz und Struktur für Angebotsanfragen, Bestellungen, Lieferscheine, E-Mails und mehr. Profitieren Sie von einem strukturierten Ablagesystem, das den Asset.Desk-Prozessen echten Mehrwert bietet.

Verkauf

Das Zusatzmodul „IT-Verkauf“ von Asset.Desk ermöglicht den effizienten Verkauf von Waren und Dienstleistungen. Erstellen Sie mühelos Angebote, Aufträge und Rechnungen für Kunden oder Partnerunternehmen und dokumentieren Sie alle Lieferungen. Nutzen Sie Asset.Desk für die Angebotserstellung, Auftragsbearbeitung, Kommissionierung, Lieferung und Rechnungserstellung.

Hauptfunktionen:

  • Angebotserstellung und Auftragsüberführung: Erstellen und versenden Sie Angebote direkt aus Asset.Desk. Überführen Sie bestätigte Angebote nahtlos in Aufträge und reservieren Sie die gewünschten Artikel.
  • Bestellabwicklung: Bei fehlendem Lagerbestand können Sie direkt Bestellungen bei Lieferanten auslösen. Verkaufspreise werden automatisch berechnet und korrekt ausgewiesen.
  • Liefer- und Rechnungsdokumentation: Versenden Sie Waren aus dem Warenausgang, erstellen Sie Lieferscheine und Rechnungen auf Knopfdruck.
  • Wiederkehrende Rechnungen: Erstellen Sie automatisch wiederkehrende Rechnungen, z. B. für Mieten oder Projekte.
  • Rechnungskorrekturen und Gutschriften: Erfassen Sie Korrekturen und Gutschriften schnell und einfach.
  • Dokumentendruck und Versand: Drucken oder versenden Sie alle Dokumente automatisch per E-Mail.
  • Reporting: Umfangreiches Reporting über offene, laufende, abgeschlossene und nicht erhaltene Aufträge.
  • Buchhaltungsintegration: Bereitstellung der vorkontierten Rechnungsdaten für die Buchhaltung.

Mobile Device View

Mit der Asset.Desk Mobile Device View behalten Sie stets den Überblick über die Ausstattung, den Betriebszustand und die Zuordnung Ihrer mobilen Geräte im Betrieb.

Hauptfunktionen:

  • Übersichtliche Baumansicht: Alle mobilen Geräte werden in einer speziellen Baumansicht im Manager gebündelt dargestellt.
  • Detaillierte Gerätedaten: Für jedes mobile Gerät werden detaillierte Hard- und Softwareinformationen wie Hersteller, Modell, CPU, Batterie, Betriebssystem, installierte Apps, Mobilfunkanbieter-Daten und IMEI-Nummer angezeigt.
  • Automatische Datenmeldung: Installieren Sie den Android- oder iOS-Scanner von FCS auf den Geräten, damit sich diese automatisch mit ihren Hard- und Softwaredaten am Asset.Desk Server registrieren. Die ausgelesenen Daten werden pro Endgerät in die Asset.Desk-Datenbank importiert.
  • Gezielte Auswertungen: Durch detaillierte Gerätedaten und spezifische Auswertungen bleiben Sie jederzeit über den Zustand und die Verwendung Ihrer mobilen Endgeräte informiert.

Budgetkontrolle

Mit dem leistungsstarken Modul „Budgetkontrolle“ von Asset.Desk können Sie alle Aufwendungen und Kosten, die in Asset.Desk anfallen, effizient über vorgegebene Budgets kontrollieren.

Hauptfunktionen:

  • Umfassende Kostenkontrolle: Verfolgen Sie die Aufwendungen für Bestellpositionen, Vertragszahlungen, wiederkehrende Kosten aus der Leistungsverrechnung und sämtliche Kosteneinträge in den Objektbüchern.
  • Budgetdefinition: Legen Sie Budgets in Asset.Desk fest, inklusive Investitionsnummer, Buchungskreis, Kostenstelle, Budgetwerten und Gültigkeiten.
  • Budgetauswertung: Behalten Sie den Überblick über reservierte, verbrauchte und verbleibende Budgetmittel. Grafische Darstellungen zeigen den prozentualen Verbrauch eines Budgets.
  • Detailierte Übersicht: Pro Budgetzeile erhalten Sie detaillierte Informationen über die Aufwendungen im Einkauf, Vertragszahlungen und Kosteneinträge in den Objektbüchern.

Einsatzbereiche:

  • Einkauf: Ordnen Sie die Kosten einer Bestellposition einem Budget zu und reservieren Sie den Bestellwert als Kostenvoranschlag. Budgets werden bei Liefereingang in Höhe des tatsächlichen Lieferwertes belastet, und Überschreitungen werden sofort gemeldet.
  • Vertragsmanagement: Verrechnen Sie sämtliche Zahlungen eines Zahlungsplans mit der jeweiligen Budgetposition.
  • Mitarbeiter- und Objektzuordnung: Ordnen Sie jedem Mitarbeiter und jedem Asset ein Standard-Budget zu. Bei neuen Objektbucheinträgen wird das vorgeschlagene Budget belastet.
  • Wiederkehrende Kosten: Verwenden Sie Budgets auch für wiederkehrende Kosten und Verteilerschlüssel. Die gewählte Budgetposition wird belastet, wenn ein Objektbucheintrag erstellt wird.
  • CSV-Import: Importieren Sie Budgets mit Budgetwerten und Gültigkeiten aus einer CSV-Datei, um manuelle Eingaben zu vermeiden.

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