Asset.Desk und die GoBD – Revisionssichere Inventarisierung in der Praxis

Einleitung

Die strukturierte und digitale Verwaltung von Inventar, IT-Assets und Anlagegütern ist Voraussetzung für effiziente, transparente und rechtskonforme Prozesse. Dieses Whitepaper beleuchtet die zentralen Anforderungen der GoBD, ihre Relevanz für das Asset- und Inventarmanagement und zeigt auf, wie Asset.Desk eine revisionssichere und gesetzeskonforme Umsetzung im Alltag unterstützt.

1. Was sind die GoBD?

Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) sind eine Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums der Finanzen. Sie regeln, wie steuerlich relevante elektronische Daten zu führen, aufzubewahren und für Betriebsprüfungen bereitzustellen sind.

Die GoBD gelten für alle Organisationen, die Geschäftsvorfälle elektronisch erfassen oder digital archivieren – darunter Buchführungssysteme, Warenwirtschaft, CRM- und Inventarisierungslösungen.

Die wichtigsten Anforderungen der GoBD

  • Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit: Relevante Informationen sind dauerhaft dokumentiert.
  • Unveränderbarkeit: Änderungen werden protokolliert (Revisionssicherheit).
  • Zeitgerechte Erfassung: Geschäftsvorfälle und Inventarbewegungen werden zeitnah erfasst.
  • Ordnung & Struktur: Logischer, systematischer Datenaufbau.
  • Datenzugriff: Maschinell auswertbarer Zugriff für die Finanzverwaltung.

2. Warum sind die GoBD für das Inventarmanagement relevant?

Inventargegenstände (z. B. Computer, Server, Drucker, Fahrzeuge, Maschinen) sind Vermögenswerte und in der Anlagenbuchhaltung zu erfassen. Für diese Objekte gelten dieselben Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Änderungshistorie und Dokumentation wie für klassische Buchungsvorgänge.

Typische Szenarien mit GoBD-Relevanz

  • Standortwechsel von IT-Equipment
  • Austausch oder Verschrottung von Hardware
  • Umbuchungen zwischen Kostenstellen/Abteilungen
  • Zuordnung von Nutzern zu Geräten
  • Wartungs- und Reparaturhistorien

Eine revisionssichere Erfassung beugt Beanstandungen in Prüfungen vor. Geeignete Inventarsoftware sollte die GoBD-konforme Dokumentation gezielt unterstützen.

3. Wie unterstützt Asset.Desk die Umsetzung der GoBD?

Asset.Desk bietet zahlreiche Funktionen, die die GoBD-konforme Arbeitsweise im Alltag erleichtern:

  • Revisionssichere Protokollierung: Vollständige Historisierung (Zeitstempel, Benutzer, Art der Änderung) – frühere Zustände bleiben nachvollziehbar.
  • Benutzer- & Rechteverwaltung: Differenzierte Rollen/Rechte verhindern ungewollte Manipulationen.
  • Struktur & Ordnung: Systematische Ablage nach Standorten, Bereichen, Kostenstellen u. a.
  • Audit-Reporting: Berichte zu Historien, Zustandsänderungen und Eigentumsübergaben.
  • Digitale Belege: Etiketten, Übergabeprotokolle, Garantieinfos direkt am Asset.
  • Datenexport: Maschinell lesbare Exporte für Prüfungen.

4. Datenbereitstellung & Zugriffsarten

Asset.Desk unterstützt die Bereitstellung prüfungsrelevanter Daten in den gängigen Formaten .csv und .xlsx. Ein standardisierter GDPdU-/Z3-Export ist aktuell nicht Teil des Lieferumfangs. In der Praxis haben sich CSV/XLSX bei Betriebsprüfungen bewährt; die konkrete Form der Datenbereitstellung stimmen Organisation und Prüfer regulär miteinander ab.

Zugriffsarten gemäß GoBD (Kurzüberblick)

  • Z1 – Unmittelbarer Zugriff: Lesender Zugriff des Prüfers im System (rollen-/rechtebasiert).
  • Z2 – Mittelbarer Zugriff: Bereitstellung geforderter Auswertungen/Berichte (Reports, Exporte).
  • Z3 – Datenträgerüberlassung: Bereitstellung auf Datenträger. (Hinweis: GDPdU-/Z3-Dateiformat nicht enthalten; Alternativen via CSV/XLSX.)

5. Best Practices & Verantwortlichkeiten (GoBD-konforme Arbeitsweise)

Gut zu wissen: Die GoBD ist eine Verwaltungsvorschrift – Software wird nicht „GoBD-zertifiziert“. Asset.Desk stellt die technischen Voraussetzungen bereit (Historisierung, Berechtigungen, Protokolle, Reporting). GoBD-Konformität wird durch das Zusammenspiel mit Ihren Prozessen erreicht.
  • Verfahrensdokumentation: Prozesse, Zuständigkeiten, Systeme & Schnittstellen beschreiben – inklusive Inventurverfahren.
  • Rollen-/Rechtekonzept: Verantwortlichkeiten festlegen, Vier-Augen-Prinzip dort, wo es sinnvoll ist.
  • Protokollierung aktiv nutzen: Historisierung/Audit-Logs einschalten und regelmäßig prüfen.
  • Zeitnahe Erfassung: Inventarbewegungen und Änderungen zeitgerecht erfassen/freigeben.
  • Ordnung & Klassifikation: Eindeutige IDs, strukturierte Ablage (Standort, Kostenstelle, Organisationseinheit).
  • Aufbewahrung & Backup: Datensicherung und Aufbewahrungsfristen (i. d. R. 6/10 Jahre) einhalten.
  • Prüfzugriffe abstimmen: Vorgehen für Z1/Z2/Z3 vorab mit Steuerberatung/Prüfung klären.
  • Schulung & IKS: Nutzer sensibilisieren, internes Kontrollsystem (IKS) verankern.

6. Praxisnutzen und Mehrwert

Mit Asset.Desk kombinieren Sie rechtliche Sicherheit mit Effizienz:

  • Risiken minimieren: Lückenlose Dokumentation für Prüfungen durch Finanzbehörden/Rechnungshöfe.
  • Aufwand reduzieren: Automatisierte Prozesse statt manueller Nachweise.
  • Transparenz erhöhen: Jederzeit aktuelle, nachvollziehbare Datenlage.
  • Zukunftssicher agieren: Saubere Datenbasis für IT- und Asset-Strategien.

7. Fazit

Die GoBD definieren klare Anforderungen an Dokumentation und Nachvollziehbarkeit. Asset.Desk liefert die technischen Bausteine, mit denen Behörden, Kommunen und Unternehmen diese Anforderungen im Alltag pragmatisch erfüllen – und schafft gleichzeitig mehr Transparenz und Effizienz im Asset Management.

Stand: August 2025 • Diese Information ersetzt keine Rechtsberatung.