Technisches ITAM: Die Dokumentations-Basis für Green IT & ESG

1. Unterstützung der Green-IT-Strategie des IT-Planungsrates

Asset.Desk liefert die notwendigen Datenstrukturen, um die Ziele des Handlungsleitfadens Green-IT des IT-Planungsrates operativ zu begleiten und nachzuweisen:

• Mindestnutzungsdauer (Ziel 9 – Beschaffung): Der Leitfaden empfiehlt eine Nutzung von ≥ 6 Jahren. Asset.Desk unterstützt den Nachweis dieser Lebenszeitverlängerung durch das Monitoring von Kauf- und Inbetriebnahmedaten, Nutzungs- und Statushistorien sowie technischen Indikatoren (z. B. BIOS- bzw. Firmware-Informationen zur Plausibilisierung).
• Mess- und Berichtswesen (Ziele 1/4/7): Asset.Desk stellt als ITAM-System die Stammdaten und Cluster-Strukturen bereit, die für ein integriertes Monitoring der IT-Standorte und Ressourcenverbräuche zwingend erforderlich sind.
• Strategische Brücke: Während der Leitfaden die Vorgaben definiert, liefert Asset.Desk die technische Infrastruktur für die lückenlose Nachweisführung (Evidence-Management).

2. Unterstützung bei gesetzlichen Dokumentationspflichten

Asset.Desk agiert als Baustein in der Compliance-Struktur und erleichtert die Nachweisführung gegenüber Auditoren:

• Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG): Unterstützung der Dokumentation und Risikoanalyse durch Zuordnung von Tier-1-Lieferanten zu Assets sowie die zentrale Ablage von Zertifikaten und Audit-Dokumenten.
• Energieeffizienzgesetz (EnEfG): Bereitstellung der IT-Asset-Datenbasis als Grundlage für das Energiemanagement. Asset.Desk unterstützt die Identifizierung von Konsolidierungspotenzialen in Rechenzentrums-Clustern.
• Vergaberecht (§ 34 VgV): Erleichtert die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien durch die Hinterlegung und Überwachung von Umweltgütezeichen (EPEAT, TCO) im Artikelstamm.

3. Datenbasis für das ESG-Reporting (CSRD & GHG)

Professionelles IT-Asset Management ist die Voraussetzung für belastbare Nachhaltigkeitsberichte. Asset.Desk liefert die validen Rohdaten:

• Environmental: Monitoring der Altersstruktur zur Reduktion der Neuanschaffungsrate. Die Software ermöglicht die Quantifizierung der Bestände als Basis für CO2-Kalkulationen.
• Social: Nachweis der Ausstattungsgerechtigkeit und ergonomischen Konformität durch die Verknüpfung von Assets mit Mitarbeiter-Stammdaten.
• Governance: Sicherstellung der Daten-Hygiene (DSGVO Art. 17) und Transparenz in der Kostenstellen-Zuordnung als Element einer nachhaltigen Unternehmensführung.

4. Ressourcen-Effizienz: Identifizierung von Ghost-Assets

Asset.Desk unterstützt die Identifizierung unproduktiver Ressourcen, um Energie- und Lizenzbedarfe zu optimieren:

• Abgleich provisioniert vs. aktiv: Identifizierung verwaister virtueller Instanzen durch Integration in VMware vCenter und Microsoft Hyper-V (Überprüfung von Power-States und Snapshot-Historien).
• Nutzungs-Indikatoren: Analyse von Software-Nutzungslücken durch Application Metering, um Systeme mit geringer operativer Relevanz für eine Stilllegung zu evaluieren.
• Erreichbarkeits-Monitoring: Identifizierung physischer Hardware-Leichen durch periodische Abfragen (Last-seen-Metriken), um Schatten-IT und Energieverschwender aufzuspüren.

5. Transparenz in Hybrid-Umgebungen (Entra ID & Azure)

Die Verknüpfung von Cloud-Ressourcen mit dem lokalen Bestand minimiert Redundanzen:

• Identitäts-Abgleich: Unterstützung beim Management von Benutzer-Accounts und Geräte-Objekten in Microsoft 365 / Entra ID Umgebungen (je nach Schnittstellenkonfiguration).
• Azure Monitoring: Transparenz über Cloud-Instanzen und Billing-Strukturen zur Vermeidung von Over-Provisioning und unnötigem Ressourcenverbrauch.

6. Unterstützung der Scope 3 Bilanzierung

Asset.Desk liefert die Variablen für die Berechnung indirekter Emissionen aus der Hardware-Wertschöpfungskette:

• PCF-Daten-Mapping: Import von Product Carbon Footprint (PCF) Daten oder Emissionsfaktoren auf Modell- oder Asset-Ebene (bis zur Seriennummer, sofern herstellerseitig verfügbar).
• Daten-Export: Strukturierte Bereitstellung technischer Spezifikationen für spezialisierte CO2-Kalkulations-Tools (Kategorie 1: Eingekaufte Güter). Kurz gesagt: Asset.Desk liefert die exakte „Stückliste“ der IT, die der CO2-Rechner für eine valide Bilanzierung benötigt.

7. Dokumentation der Kreislaufwirtschaft (KrWG & ElektroG)

Unterstützung einer lückenlosen „Chain of Custody“ zur Erleichterung von Audits nach Umweltgesetzen:

• Revisionssichere Dokumentation: Erleichtert den Nachweis über die ordnungsgemäße Übergabe, Rücknahme und Entsorgung durch automatisierte Protokolle und Belegablage.
• Historien-Management: Vollständige Nachvollziehbarkeit des Lebenswegs eines Assets, auch nach Überführung in den Statistikbestand.

8. Unterstützung im nachhaltigen Einkauf (ROC)

Vermeidung unnötiger Ressourcenbindung durch digitale Beschaffungsprozesse:

• Vermeidungs-Check: Automatisierter Abgleich von Anforderungen mit Lagerbeständen und Retouren-Assets vor Neubestellung.
• Nachhaltigkeits-Metriken: Berücksichtigung von Effizienz-Parametern bei Angebotsanfragen an Lieferanten.

9. Papierlose Governance mit Asset.Desk Mobile+

Digitalisierung physischer Asset-Prozesse zur Reduktion von Medienbrüchen:

• Digital Sign: Mobile Erfassung von Unterschriften für rechtssichere PDF-Übergabeprotokolle ohne Papierverbrauch.

10. Praxis-Szenarien

11. Quellen & Referenzen