Lizenzverträge: Vertragsmanagement für Audit-Sicherheit & Fristenkontrolle
Das Zusatzmodul Lizenzverträge für Asset.Desk ergänzt Ihr Softwarelizenzmanagement um die kaufmännische Vertragssicht. Sie sehen jederzeit, über welche Verträge Lizenzen beschafft wurden, welche Laufzeiten gelten und wann Verlängerungen oder Kündigungsfristen anstehen. Alle audit-relevanten Vertragsinformationen werden direkt am jeweiligen Lizenzeintrag hinterlegt.
Früher: Verträge lagen verteilt in Ordnern, Excel-Listen oder E-Mails.
Heute: Asset.Desk verbindet Lizenzdaten und Vertragslaufzeiten zentral –
für Compliance, Transparenz und sichere Audit-Nachweise.
Asset.Desk erkennt, ob Lizenzen gültig sind und prüft Laufzeiten automatisch auf Basis der hinterlegten Verträge.
Wiedervorlage- und Erinnerungsfunktionen informieren rechtzeitig über Lizenzabläufe, Verlängerungen und Kündigungsfristen.
Verwalten Sie Einzel- und Rahmenverträge zentral, setzen Sie Verträge zueinander in Relation und hinterlegen Sie alle Dokumente für Audits revisionssicher.
Der operative Mehrwert: Mit dem Modul Lizenzverträge schaffen Sie eine zusätzliche Sicht auf Ihre Lizenzen – inklusive Laufzeiten, Konditionen und vollständiger Dokumentation. So vermeiden Sie ungewollte Verlängerungen, sichern Compliance und sind jederzeit audit-ready.
Warum Vertragsmanagement für Softwarelizenzen entscheidend ist
Lizenzen sind nur dann wirklich compliant, wenn auch die zugehörigen Verträge vollständig dokumentiert sind. Gerade bei Wartungsverträgen, Abonnements und Rahmenverträgen entstehen Risiken durch Laufzeiten, automatische Verlängerungen oder vergessene Kündigungsfristen.
Mit dem Zusatzmodul Lizenzverträge verwalten Sie alle Vertragsinformationen dort, wo auch Ihre Lizenzen liegen: direkt in Asset.Desk – inklusive Laufzeiten, Konditionen, Dokumentenablage und Wiedervorlagen für Audit und Einkauf.
Das Ergebnis: Mehr Rechtssicherheit, volle Transparenz und jederzeit Audit-Bereitschaft im Softwarelizenzmanagement.
Praxisbeispiel: Kündigungsfristen rechtzeitig im Blick
Ein Wartungsvertrag für eine wichtige Software verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn nicht fristgerecht gekündigt wird. In der Praxis werden Kündigungstermine oft in Excel-Listen oder E-Mail-Postfächern übersehen.
Mit dem Modul Lizenzverträge:
- Asset.Desk erinnert automatisch an Kündigungsfristen und Vertragsabläufe
- Alle Vertragsdokumente sind zentral am Lizenzeintrag hinterlegt
- Verlängerungen oder Downgrades können rechtzeitig entschieden werden
Vorteil: Sie vermeiden ungewollte Verlängerungen und behalten Kosten sowie Laufzeiten sicher im Griff.
Praxisbeispiel: Audit-Nachweise sofort verfügbar
Im Rahmen eines Software-Audits muss ein Unternehmen nachweisen, über welche Verträge bestimmte Lizenzen beschafft wurden und ob diese noch gültig sind. Ohne zentrale Ablage beginnt häufig die Suche nach PDFs, Bestellungen und Laufzeiten.
Mit dem Modul Lizenzverträge:
- Vertragsinformationen sind direkt am jeweiligen Lizenzeintrag dokumentiert
- Gültigkeit wird automatisch über die Vertragslaufzeit geprüft
- Alle Belege und Nachweise stehen revisionssicher für das Audit bereit
Vorteil: Audit-Bereitschaft auf Knopfdruck und deutlich weniger Aufwand bei Herstellerprüfungen.
Praxisbeispiel: Versteckte Vertragskosten und „stille Verlängerungen“ vermeiden
Viele Unternehmen zahlen jahrelang für Wartung, Software-Assurance oder Zusatzpakete, weil Verträge automatisch weiterlaufen – selbst wenn die Software intern kaum noch im Einsatz ist. Diese „stillen Verlängerungen“ fallen oft erst bei Budgetkürzungen oder im Audit auf.
Typisch ist auch: Ein Rahmenvertrag ist vorhanden, aber einzelne Leistungen oder Module laufen separat aus und werden unbemerkt kostenpflichtig verlängert.
Mit dem Modul Lizenzverträge:
- Sie sehen alle Laufzeiten, Verlängerungen und Zusatzkonditionen zentral in Asset.Desk
- Wiedervorlagen erinnern rechtzeitig an auslaufende Optionen und Wartungen
- Verträge können gezielt angepasst oder beendet werden, bevor Kosten entstehen
Vorteil: Sie vermeiden versteckte Dauer-Kosten und behalten auch komplexe Vertragsstrukturen sicher unter Kontrolle.
Häufige Fragen zum Modul Lizenzverträge
Was ist das Modul Lizenzverträge?
Lizenzverträge ist ein Zusatzmodul im Asset.Desk Lizenzmanagement, mit dem Sie Softwareverträge, Laufzeiten und Konditionen direkt an den jeweiligen Lizenzen dokumentieren. So entsteht eine vollständige Vertragssicht für Compliance und Einkauf.
Warum ist Vertragsmanagement im Lizenzmanagement so wichtig?
Lizenzen sind nur dann wirklich gültig, wenn auch die zugehörigen Verträge sauber nachweisbar sind. Ohne zentrale Verwaltung drohen vergessene Kündigungsfristen, ungewollte Verlängerungen und fehlende Audit-Dokumente.
Welche Informationen kann ich in Asset.Desk hinterlegen?
- Vertragslaufzeiten und Verlängerungskonditionen
- Kündigungsfristen und Wiedervorlagen
- Rahmenverträge und Einzelverträge
- PDFs, Kaufbelege und Audit-Dokumente
Wie hilft Asset.Desk bei Kündigungsfristen?
Asset.Desk erinnert automatisch an Vertragsabläufe und Kündigungstermine. So können Sie rechtzeitig entscheiden, ob verlängert, angepasst oder gekündigt werden soll.
Ist das Modul auch für Audits relevant?
Ja. Alle Vertragsinformationen werden direkt am Lizenzeintrag hinterlegt. Damit sind Nachweise bei Herstellerprüfungen oder internen Audits sofort verfügbar und revisionssicher dokumentiert.
Können auch Rahmenverträge abgebildet werden?
Ja. Neben Einzelverträgen lassen sich auch Rahmenverträge verwalten und zueinander in Relation setzen – ideal für komplexe Lizenzlandschaften.
Welche typischen Risiken werden dadurch vermieden?
Viele Unternehmen zahlen jahrelang für Wartungen oder Zusatzleistungen, weil Verträge automatisch weiterlaufen. Das Modul Lizenzverträge verhindert solche „stillen Verlängerungen“ durch transparente Laufzeiten und rechtzeitige Erinnerungen.
Wie ergänzt sich Lizenzverträge mit anderen Lizenzmanagement-Modulen?
Lizenzverträge ergänzt Cloud Scanner und Application Metering ideal: Während Cloud-Abos und Nutzungsdaten Transparenz schaffen, sorgt das Vertragsmanagement für rechtssichere Nachweise und Fristenkontrolle.