Asset.Desk und die GoBD: So gelingt die revisionssichere Inventarisierung

Compliance im Fokus – Warum GoBD auch Ihr Asset Management betrifft

Die digitale Verwaltung von Inventar, IT-Assets und Anlagegütern ist entscheidend für effiziente und transparente Prozesse in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Doch mit der Digitalisierung wachsen auch die gesetzlichen Anforderungen, allen voran die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“). Diese Vorschriften des Finanzministeriums sind nicht nur für die Buchhaltung relevant, sondern haben direkte Auswirkungen auf Ihr Inventar- und Asset Management.

Fehlt eine nachvollziehbare und revisionssichere Dokumentation von Änderungen an Ihren Assets, können bei Betriebsprüfungen empfindliche Probleme entstehen. Dieser Artikel erläutert die Kernanforderungen der GoBD für Ihr Asset Management und zeigt, wie die Softwarelösung Asset.Desk von FCS Sie dabei unterstützt, diese praxisnah und gesetzeskonform umzusetzen.

Die GoBD: Was fordert das Finanzamt von Ihrer digitalen Inventarverwaltung?

Die GoBD legen fest, wie steuerlich relevante elektronische Daten geführt, gespeichert und für Prüfer bereitgestellt werden müssen. Das betrifft alle Systeme, in denen solche Daten anfallen – auch Ihre Inventarisierungs- oder ITAM-Lösung.

Die wichtigsten GoBD-Prinzipien für Ihr Asset Management auf einen Blick:

• Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit: Jede Änderung an einem Asset (Standort, Nutzer, Status etc.) muss lückenlos dokumentiert sein: Wer hat wann was geändert?
• Vollständigkeit & Richtigkeit: Alle relevanten Informationen zum Asset müssen korrekt erfasst sein.
• Zeitgerechte Erfassung: Änderungen müssen zeitnah im System dokumentiert werden.
• Ordnung: Die Daten müssen strukturiert und systematisch abgelegt sein.
• Unveränderbarkeit (Revisionssicherheit): Einmal erfasste, relevante Informationen dürfen nicht ohne eine nachvollziehbare Protokollierung (Historie) geändert werden können.
• Maschinelle Auswertbarkeit: Prüfer müssen die Daten digital auswerten können.

Warum Ihr Inventar GoBD-relevant ist: Konkrete Beispiele

Inventargegenstände wie Computer, Server, Softwarelizenzen, Möbel oder Maschinen sind betriebliche Vermögenswerte. Änderungen daran sind oft steuerlich relevant und müssen GoBD-konform dokumentiert werden. Eine einfache Excel-Liste genügt diesen Anforderungen in der Regel nicht.

Typische GoBD-relevante Szenarien, die eine revisionssichere Erfassung erfordern:

• Ein Laptop wird einem neuen Mitarbeiter zugewiesen.
• Ein Server wechselt den Standort oder die Kostenstelle.
• Ein Bürostuhl wird repariert oder ausgemustert.
• Eine Softwarelizenz wird einem anderen Gerät zugeordnet.
• Ein Fahrzeug erhält eine neue Ausstattung oder wird verkauft.

Für all diese Vorgänge benötigen Sie eine lückenlose, unveränderbare Historie, wie sie Asset.Desk bereitstellt.

Asset.Desk: So setzen Sie die GoBD in der Praxis um

Asset.Desk bietet gezielte Funktionen, um die GoBD-Konformität Ihrer Inventarverwaltung sicherzustellen:

• Revisionssichere Historisierung: Das Herzstück der GoBD-Unterstützung. Asset.Desk protokolliert automatisch jede relevante Änderung an einem Asset-Datensatz (wer, wann, was, alter/neuer Wert). Diese Historie ist unveränderbar und erfüllt das Kernprinzip der Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit.
• Benutzer- und Rechteverwaltung: Definieren Sie genau, wer welche Daten sehen und ändern darf. Jede Änderung wird einem Benutzer zugeordnet, was Manipulationen verhindert und die Nachvollziehbarkeit erhöht.
• Strukturierte Datenhaltung: Ordnen Sie Ihre Assets logisch nach Standorten, Räumen, Kostenstellen, Typen etc. Das erfüllt das Gebot der Ordnung und erleichtert Prüfungen.
• Zeitnahe Erfassung: Durch effiziente Erfassungsmethoden wie Netzwerkscans (für IT) oder mobile Erfassung per App (Asset.Desk Mobile+ mit Barcode/RFID für alle Assets) unterstützt Asset.Desk die zeitgerechte Aktualisierung der Daten.
• Digitale Belegablage: Hinterlegen Sie Rechnungen, Übergabeprotokolle oder Wartungsnachweise direkt am Asset in Asset.Desk, um die Nachprüfbarkeit zu erleichtern.
• Audit-Reporting: Erstellen Sie auf Knopfdruck Berichte über Änderungshistorien, Inventarlisten oder Zustandsveränderungen für interne Kontrollen oder externe Prüfungen.
• Datenexport für Prüfer: Exportieren Sie prüfungsrelevante Daten in maschinell lesbaren Formaten (.csv, .xlsx), die von Prüfern ausgewertet werden können und sich in der Praxis bewährt haben.

Hinweis zum Datenexport: Asset.Desk bietet den Export in den gängigen Formaten .csv und .xlsx. Ein spezifisches GDPdU-/Z3-Format wird derzeit nicht direkt unterstützt, ist aber für vorgelagerte Systeme wie das Asset Management nach Kundenerfahrung in der Regel auch nicht zwingend erforderlich.

Mehrwert über die Compliance hinaus

Eine GoBD-konforme Inventarisierung mit Asset.Desk bietet nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch operative Vorteile:

• Minimierte Prüfungsrisiken: Keine Beanstandungen durch Finanzamt oder Rechnungshof dank lückenloser Doku.
• Zeitersparnis: Deutlich weniger Aufwand bei der Nachweisführung und Prüfungsvorbereitung.
• Erhöhte Transparenz: Eine verlässliche Datenbasis für alle Stakeholder.
• Zukunftssicherheit: Basis für effizientes Lifecycle Management und strategische Entscheidungen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu GoBD und Asset.Desk

Frage 1: Sind die GoBD auch für Kommunen und Behörden bindend?

Antwort: Ja, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und digitaler Aufbewahrung, wie sie die GoBD definieren (Nachvollziehbarkeit, Revisionssicherheit etc.), gelten auch für die Haushaltsführung und Inventarverwaltung der öffentlichen Verwaltung. Asset.Desk hilft Ihnen, diese Prinzipien für Ihr Inventar umzusetzen.

Frage 2: Reicht eine Excel-Liste für die GoBD-konforme Inventarisierung?

Antwort: In der Regel nicht. Excel bietet keine automatische, revisionssichere Protokollierung von Änderungen (Unveränderbarkeit). Sie können Ihre Daten aber in Asset.Desk importieren, um zukünftige Änderungen GoBD-konform zu historisieren.

Frage 3: Muss jede kleinste Änderung protokolliert werden?

Antwort: Die GoBD fokussieren auf *steuerlich relevante* oder für die Nachvollziehbarkeit wesentliche Änderungen (Wert, Standort, Status, Verantwortlicher etc.). Asset.Desk protokolliert Änderungen an wichtigen Standard- und konfigurierbaren Feldern automatisch.

Frage 4: Unterstützt der CSV/XLSX-Export von Asset.Desk die maschinelle Auswertbarkeit?

Antwort: Ja, CSV und XLSX sind Standardformate für den maschinellen Datenaustausch und die Auswertung durch Prüfsoftware. Sie erfüllen das GoBD-Prinzip der maschinellen Auswertbarkeit und haben sich in der Prüfungspraxis bewährt.

Fazit: Mit Asset.Desk GoBD-konform und effizient inventarisieren

Die GoBD stellen klare Anforderungen an die digitale Dokumentation Ihres Inventars. Eine manuelle Verwaltung stößt hier schnell an Grenzen. Mit Asset.Desk nutzen Sie ein Werkzeug, das die Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit durch Funktionen wie automatische Historisierung und Rechteverwaltung sicherstellt. So erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Vorgaben, sondern steigern gleichzeitig die Transparenz und Effizienz Ihres gesamten Asset Managements.

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