Asset.Desk

Vertragsmanagement

Verwaltung diverser Vertragsarten

Mit dem Asset.Desk Vertragsmanagement verwalten Sie sämtliche Vertragsarten wie Kauf-, Leasing-, Wartungs- und Lizenzverträge umfassend und individuell in einem System. Im Vertrag stellen Sie schnell und einfach eine Verbindung zu Mitarbeitern, Assets oder Software-Lizenzen her, auf die sich der Vertrag bezieht. Auf diese Weise lassen sich auch Verträge untereinander verbinden und Rahmenverträge zuordnen.

Die folgenden Vertragsarten werden im Standard unterstützt:

  • Kaufverträge
  • Leasingverträge
  • Wartungsverträge
  • Mobilfunkverträge
  • Lizenzverträge
  • Abonnementverträge

Die Vertragsarten können jederzeit ergänzt werden, entsprechend Ihrer betrieblichen Anforderungen.

Durch die zentrale Ablagemöglichkeit der Dokumente an einem gesicherten Speicherort Ihrer Infrastruktur erhalten Sie ein revisionssicheres und zentralisiertes Vertragsmanagement. Das Programm ermöglicht zudem umfassende Auswertungsmöglichkeiten, die Forecast und Governance vereinfachen.

Durch zeitliche Einschränkungen und entsprechende Gruppierungen und Filter sehen Sie auf einen Blick, welche Verträge fällig werden, zur Kündigung anstehen und welche Umsätze Sie mit welchen Vertragspartnern z.B. im kommenden Quartal einplanen müssen. Dadurch lässt sich das Tool beispielsweise für Forecasts nutzen. Durch die Funktion der Aktennotiz können Sie alle für Sie wichtigen Informationen individuell am jeweiligen Vertrag hinterlegen.

Durch das integrierte Rollen- und Berechtigungskonzept werden alle Zugriffs- und Bearbeitungsrechte geregelt. So können Sie die Zugriffe auf jegliche Verträge gezielt steuern und so beispielsweise kritisch eingestufte Unterlagen vor unberechtigter Einsicht schützen.

Übersichtliche Umsatz- und Kostenplanung

Das integrierte Cashflow-Management zeigt Ihnen den zu erwartenden Finanzbedarf im Laufe des kommenden Jahres auf Basis der hinterlegten Kunden- und Lieferantenverträge. So werden Sie jederzeit über anstehende Zahlungen und Erträge informiert. Identifizieren Sie Finanzlücken rechtzeitig und behalten Sie den Überblick über Ihren Finanzbedarf über den ausgewählten Zeitraum der Cash-Flow-Analyse hinweg.

Im Vorfeld geben Sie mit der Funktion „Zahlungsplan“ detailliert vor, welche einmaligen und/oder regelmäßigen Zahlungen pro Vertrag geleistet werden müssen. Laufzeiten und Vertragsperioden können individuell gepflegt werden. Analog zu den kreditorischen Verträgen, in denen Sie Ausgaben festlegen, können Sie bei debitorischen Verträgen festlegen, welche Einnahmen Sie periodisch erhalten. Es lassen sich auch hierbei Staffeln abbilden, wie beispielsweise jährlich erhöhte Zahlungen.

Behalten Sie den Überblick dank Wiedervorlagefunktion!

Eine der Kernfunktionen des Vertragsmanagements bildet die Wiedervorlage. Diese informiert Sie stets über wichtige Termine zu Ihren Verträgen, Objekten oder Garantien zu jedem Zeitpunkt im Vertragslebenszyklus.

Verträge lassen sich manuell oder automatisch im System verlängern. Die Wiedervorlagefunktion erinnert Sie an wichtige Termine und Deadlines. Optional kann diese auch eine Reminder-E-Mail an alle Vertragsmanager oder selektiv nur an die zuständigen Bearbeiter senden.

Termine stets im Blick behalten

Über den grafischen Kalender haben Sie jederzeit alle anstehenden Termine im Blick. Egal ob Tages-, Wochen- oder Monatssicht, die Ansicht lässt sich entsprechend Ihrer Wünsche individuell anpassen.

Über administrierbare Berichte können Sie selbstständig Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und Zuständigkeiten verwalten. Wie Sie es von Asset.Desk gewohnt sind, können Sie diese auch exportieren.

Über die grafische Auswertung erhalten Sie einen schnellen Überblick über alle wichtigen Vertragskennzahlen wie Kosten oder Erlöse, aufgegliedert nach Gruppe, Partner und Kostenstelle. Die Auswertungen selbst können flexibel gruppiert oder gefiltert werden. Alle Grafiken sind in die Formate PDF und JPG exportierbar.

Keine Frist mehr verpassen dank der FCS Asset.Desk Vertrag App

Mit der mobilen Version des Vertragsmanagement-Moduls lassen sich alle Verträge und die jeweils wichtigen Daten, wie bspw. Vertragspartner, Laufzeit oder Kostenstelle, schnell und einfach auf Ihrem mobilen Endgerät überblicken – jederzeit und überall.

Wiedervorlagefunktion, Cashflow-Management und Kalenderfunktion halten Sie stets auf dem Laufenden bezüglich des zu erwartenden Finanzbedarfs, Kündigungsfristen, fälliger Zahlungen sowie anstehender Fristen und Termine.

Sie können die App kostenlos für Android-Geräte und iOS-Geräte herunterladen.

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