Asset.Desk und die GoBD – Revisionssichere Inventarisierung in der Praxis
Whitepaper
Einleitung
Die strukturierte und digitale Verwaltung von Inventar, IT-Assets und Anlagegütern stellt eine zentrale Voraussetzung für effiziente, transparente und rechtskonforme Prozesse in Organisationen dar. Sowohl privatwirtschaftliche Unternehmen als auch öffentliche Einrichtungen sehen sich dabei zunehmend mit gesetzlichen Anforderungen konfrontiert – insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung der GoBD.
Dieses Whitepaper beleuchtet die zentralen Anforderungen der GoBD, erläutert deren Relevanz für das Asset- und Inventarmanagement und zeigt auf, wie die Softwarelösung Asset.Desk eine revisionssichere und gesetzeskonforme Umsetzung in der Praxis unterstützt.
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Was sind die GoBD?
Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) sind eine Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums der Finanzen. Sie regeln, wie steuerlich relevante elektronische Daten zu führen, zu speichern und bei Bedarf für Betriebsprüfungen bereitzustellen sind.
Die GoBD gelten für alle Unternehmen und Organisationen, die ihre Geschäftsvorfälle elektronisch erfassen oder digital archivieren. Dazu zählen insbesondere Buchführungssysteme, Warenwirtschaft, CRM- und Inventarisierungslösungen.
Die wichtigsten Anforderungen der GoBD:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Alle relevanten Informationen müssen dauerhaft nachvollziehbar dokumentiert sein.
- Unveränderbarkeit: Einmal gespeicherte Informationen dürfen nicht ohne Protokollierung verändert werden (Revisionssicherheit).
- Zeitgerechte Erfassung: Geschäftsvorfälle und Inventarbewegungen müssen zeitnah erfasst werden.
- Ordnung und Struktur: Die Daten müssen logisch aufgebaut und systematisch geordnet sein.
- Zugriffsrechte für die Finanzverwaltung: Es muss ein maschinell auswertbarer Datenzugriff möglich sein.
Warum sind die GoBD für das Inventarmanagement relevant?
Inventargegenstände wie Computer, Server, Drucker, Büromöbel, Fahrzeuge oder Maschinen stellen oft betriebsnotwendige Vermögenswerte dar und sind als solche in der Anlagenbuchhaltung zu erfassen. Für diese Objekte gelten dieselben Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Änderungshistorie und Dokumentation wie für klassische Buchungsvorgänge.
Typische Szenarien mit GoBD-Relevanz im Inventarmanagement:
- Standortwechsel von IT-Equipment
- Austausch oder Verschrottung von Hardware
- Umbuchungen zwischen Kostenstellen oder Abteilungen
- Zuordnung von Nutzern zu bestimmten Geräten
- Erfassung von Wartungs- und Reparaturhistorien
Fehlt hier eine revisionssichere Erfassung, kann dies bei Betriebsprüfungen zu Beanstandungen führen. Um dies zu vermeiden, sollte die eingesetzte Inventarsoftware Funktionen bereitstellen, die eine GoBD-konforme Dokumentation unterstützen.
Wie unterstützt Asset.Desk die Umsetzung der GoBD konkret?
Asset.Desk bietet zahlreiche Funktionen, um die Anforderungen der GoBD in der täglichen Praxis umzusetzen. Dazu gehören unter anderem:
Revisionssichere Protokollierung: Jede Veränderung an einem Asset wird automatisch historisiert. Dabei werden Zeitstempel, Benutzername und Art der Änderung dokumentiert. Frühere Zustände bleiben nachvollziehbar erhalten.
- Benutzer- und Rechteverwaltung: Durch differenzierte Rollen- und Rechtevergabe ist sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Daten verändern oder freigeben können. Dies verhindert ungewollte Manipulationen.
- Zentrale Strukturierung: Alle Daten werden strukturiert nach Standorten, Bereichen, Kostenstellen oder anderen frei definierbaren Kriterien abgelegt. Dies erfüllt das Gebot der Ordnungsmäßigkeit.
- Audit-Reporting: Asset.Desk stellt prüfungsrelevante Berichte über Historien, Zustandsveränderungen oder Eigentumsübergaben zur Verfügung. Diese lassen sich als PDF oder Excel-Datei exportieren.
- Digitale Belege: Dokumente wie Inventaretiketten, Übergabeprotokolle oder Garantieinformationen können direkt am Asset hinterlegt werden. Dies erleichtert die Dokumentation für Prüfungen.
- Datenexport für Prüfungen: Asset.Desk ermöglicht den Export prüfungsrelevanter Daten in maschinell lesbaren Formaten.
Hinweis zur Datenbereitstellung im Rahmen der GoBD
Asset.Desk ermöglicht den maschinell lesbaren Export prüfungsrelevanter Daten. Ein standardisierter Export im GDPdU-/Z3-Format – wie er insbesondere in DATEV- oder ERP-Systemen zum Einsatz kommt – wird derzeit nicht unterstützt. Stattdessen stehen die weit verbreiteten Formate .csv und .xlsx zur Verfügung, die sich nach Erfahrung unserer Kunden in der Praxis bei Betriebsprüfungen als ausreichend erwiesen haben.
Praxisnutzen und Mehrwert
Die GoBD-Umsetzung mit Asset.Desk bietet nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch operative Vorteile:
Risiken minimieren: Keine Lücken in der Dokumentation bei Prüfungen durch Finanzbehörden oder Rechnungshöfe.
- Zeit sparen: Automatisierte Prozesse verringern den Aufwand für manuelle Nachweise.
- Transparenz erhöhen: Alle Beteiligten haben Zugriff auf die aktuelle Datenlage – jederzeit und nachvollziehbar.
- Zukunftssicherheit: Regelkonforme Datenhaltung fördert nachhaltige IT- und Asset-Strategien.
Fazit
Die GoBD stellen konkrete Anforderungen an die digitale Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Vermögensbewegungen. Mit Asset.Desk verfügen Unternehmen, Kommunen und Organisationen über ein leistungsstarkes Werkzeug, um diese Anforderungen zu erfüllen. Die Software schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern optimiert zugleich die Transparenz und Effizienz im Asset Management. Eine GoBD-konforme Arbeitsweise wird damit zur gelebten Praxis – revisionssicher, anwenderfreundlich und zukunftsorientiert.