Erfolgsgeschichte: Kommunalbit AöR optimiert IT-Asset-Management mit Asset.Desk
Die Kommunalbit AöR optimierte durch die Implementierung von Asset.Desk von FCS Fair Computer Systems GmbH ihr IT-Asset-Management sowie die Hard- und Softwareinventarisierung der Städte Erlangen, Fürth und Schwabach umfassend. Diese Erfolgsgeschichte zeigt eindrücklich, wie gezielte ITAM-Lösungen die Effizienz und Transparenz in der öffentlichen Verwaltung steigern können.
Die Ziele: Einheitliches IT-Asset-Management für drei Städte
Die Kommunalbit AöR verfolgte mit der Einführung einer neuen IT-Asset-Management-Lösung klare Ziele:
- Sie wollte das IT-Management und speziell das IT-Asset-Management für alle Kunden (Erlangen, Fürth, Schwabach) vereinheitlichen.
- Eine vollständige Inventarisierung als Basis für ein umfassendes ITAM der IT-Ressourcen im Eigenbestand und bei allen Kunden war ebenfalls ein Kernziel.
- Zudem sollten alle Prozesse der Inventarisierung mit geringem Consultingaufwand das IT-Asset-Management unterstützen.
- Der Wareneingangsprozess sollte umgestellt werden – Neubestände sollten IT-Mitarbeiter über den Desktop oder mittels mobiler Inventur für das ITAM erfassen.
- Schließlich plante man die Einführung eines umfassenden Softwarelizenzmanagements als integralen Bestandteil des IT-Asset-Managements für den Eigenbestand und alle Kunden.
Die Herausforderung: Konsolidierung heterogener IT-Landschaften für ein zentrales ITAM
Die drei Städte Erlangen, Fürth und Schwabach gliederten ihre IT-Bereiche am 01.01.2010 aus und gründeten daraus die Kommunalbit AöR als Anstalt des öffentlichen Rechts. Seitdem versorgt diese die Städte mit allen benötigten ITK-Leistungen.
Deshalb suchte die Kommunalbit nach einer strategisch übergreifenden, leistungsfähigen Softwarelösung, um ihr IT-Asset-Management zu vereinheitlichen und zu optimieren. Im Jahr 2011 entschied sich der verantwortliche Kreis daher für die Erweiterung der bestehenden Partnerschaft mit FCS Fair Computer Systems. Die Städte Schwabach und Fürth hatten nämlich bereits mit Komponenten von Asset.Desk für ihr ITAM gearbeitet. Während Schwabach Asset.Desk bereits vollumfänglich für das IT-Asset-Management einsetzte, nutzte Fürth lediglich den Asset-Scanner, um eine individuell entwickelte Drittlösung mit Hard- und Softwarekonfigurationsdaten zu versorgen. Erlangen hingegen, der größte Partner, verwendete bis dato eine andere Lösung.
Die Herausforderung bestand folglich darin, diese unterschiedlichen Ausgangslagen zu konsolidieren und eine einheitliche, effiziente Plattform für das gesamte IT-Asset-Management zu schaffen.
Die Lösung & der Projekterfolg: Asset.Desk als zentrale IT-Asset-Management-Plattform
Der erste entscheidende Schritt vorwärts im Projekt war die vollständige Inventarisierung aller IT-Ressourcen der drei Städte mithilfe von Asset.Desk, dem Kernstück ihres neuen IT-Asset-Management-Systems. Dabei mussten die Verantwortlichen auch alle Außenstandorte – vom Kindergarten bis zum Friedhof – im Konzept berücksichtigen.
Datenkonsolidierung und automatisiertes Scanning
Gemeinsam mit dem Hersteller FCS übernahm und konsolidierte Kommunalbit alle Altdaten in Asset.Desk. Anschließend führte man ein automatisches IT-Scanning der Geräte durch und erreichte die Aktualisierung der Hard- und Softwaredaten durch zeitgesteuerte Ergänzungsscans. Heute arbeitet auf jedem Rechner in Erlangen, Fürth und Schwabach der Scanning Agent von Asset.Desk. Dieser versorgt die IT-Asset-Management-Lösung tagesaktuell mit Daten zur Konfiguration der Rechner. Darüber hinaus führten die Mitarbeiter in allen Dienststellen eine physische Bestandsaufnahme durch, um die tatsächlichen Zuordnungen der Assets und deren Verbleib im Rahmen des ITAM zu dokumentieren.
Mobile Inventur und optimierte Beschaffungsprozesse
Nach dem Piloten in Erlangen konnten die Mitarbeiter die übrigen Dienststellen ohne große Betreuung selbstständig mit der mobilen Komponente von Asset.Desk, der Asset.Desk Mobile+ App (mobile Inventur für ein effizientes IT-Asset-Management), inventarisieren und etikettieren.
Kommunalbit entschied sich zudem bereits in der Einführungsphase dazu, Neubestände beim Wareneingang direkt in Asset.Desk, ihrem zentralen ITAM-Tool, abzubilden. Um den Beschaffungsprozess weiter zu vereinfachen, führte man das Einkaufmodul ein. Heute lösen die Mitarbeiter sowohl Hard- und Softwarebestellungen als auch Dienstleistungsaufträge über die Software aus. Bei ihrer Lieferung erfassen sie Neubestände mittels der Desktop- oder Mobile+ App und dokumentieren diese bis zu ihrer Entsorgung in der Asset.Desk-Datenbank, dem Herzstück ihres IT-Asset-Managements.
Umfassendes Lizenz- und Vertragsmanagement
Durch das Einpflegen der erworbenen Softwarelizenzen legte die Kommunalbit gleichzeitig den Grundstein für ein umfassendes Softwarelizenzmanagement, einen kritischen Aspekt des IT-Asset-Managements. Das System verwaltet alle Softwarenachweise entsprechend der lizenzierten Metriken und gleicht sie gegenüber dem Ist-Bestand aus dem Softwarescan ab. Auf diese Weise spürt es auch nicht in der Registry hinterlegte Produkte auf und berücksichtigt sie, was die Compliance sicherstellt.
Zusätzlich zu den Softwarelizenzen pflegt Kommunalbit seit mehr als einem Jahr auch alle weiteren IT-Verträge – vom Kauf- über den Leasingvertrag mit Mietschein bis hin zu den Wartungsverträgen – in der Software (Vertragsmanagement als Teil des ITAM). Dabei legt das System automatisch eine Kopie der einem Vertrag zugehörigen Originaldokumente in einem zentralen Datenverzeichnis an. Eine Wiedervorlagefunktion und ein Dashboard ermöglichen seitdem die Quartals- und Jahresplanung im Vertragswesen.
Nicht zuletzt schuf die Kommunalbit damals auch die Voraussetzung für die zukünftige Leistungsverrechnung mittels Asset.Desk, basierend auf den präzisen Daten ihres IT-Asset-Management-Systems. Mit dem Ziel einer höheren Transparenz bildete man die Kostenstellenstruktur pro Mandant darin ab und baute einen Servicekatalog auf.
Die Ergebnisse: Optimiertes IT-Asset-Management und gesteigerte Effizienz
Die Implementierung von Asset.Desk als zentrale ITAM-Lösung führte zu signifikanten Verbesserungen für die Kommunalbit AöR und die von ihr betreuten Städte:
- Man profitierte von einer erfolgreichen begleiteten Teststellung und einer reibungslosen Einführung des IT-Asset-Management-Systems.
- Eine lückenlose Bestandsaufnahme und Inventarisierung aller IT-Ressourcen dient nun als Grundlage für das ITAM.
- Die Einführung effizienter mobiler Prozesse optimiert den gesamten Asset Lifecycle im Rahmen des IT-Asset-Managements.
- Das integrierte Einkaufsmodul, unterstützt durch das ITAM-System, vereinfacht den Beschaffungsprozess.
- Eine zentrale Abwicklung von Hard- und Softwarebestellungen sowie Dienstleistungsaufträgen erfolgt nun via Asset.Desk.
- Ein robustes Softwarelizenzmanagement, ein Kernaspekt des IT-Asset-Managements, stellt die Compliance sicher.
- Das Asset.Desk Vertragsmanagement, integriert im ITAM, verbessert die Quartals- und Jahresplanung.
- Es herrscht deutlich mehr Transparenz und die Voraussetzung für die Leistungsverrechnung an die Kunden, basierend auf validen IT-Asset-Management-Daten, ist geschaffen.
„Nach der Testphase hat sich die Projektgruppe für Asset.Desk entschieden. Dabei waren neben dem Leistungsumfang für unser IT-Asset-Management auch wirtschaftliche Abwägungen entscheidend. Denn wir müssen unseren drei Auftraggebern über den veranschlagten Haushaltsrahmen und den Einsatz der zugebilligten Mittel Rede und Antwort stehen.“
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Die Erfolgsgeschichte der Kommunalbit AöR zeigt, wie Asset.Desk Organisationen dabei unterstützen kann, ihre IT-Assets effizient zu verwalten, Kosten zu senken und Compliance sicherzustellen. Asset.Desk ist deshalb die bewährte Lösung für IT-Asset-Management in der öffentlichen Verwaltung und darüber hinaus.
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