Kommunalbit AöR optimiert IT-Asset-Management mit Asset.Desk
Wie der IT-Dienstleister für die Städte Erlangen, Fürth und Schwabach mit Asset.Desk ein zentrales ITAM schuf und so Effizienz und Transparenz in der öffentlichen Verwaltung steigerte.
Offizielle Webseite von Kommunalbit AöR: www.kommunalbit.de
Die Ziele: Einheitliches IT-Asset-Management für drei Städte
Die Kommunalbit AöR verfolgte mit der Einführung einer neuen ITAM-Lösung klare strategische Ziele:
- Vereinheitlichung des IT-Asset-Managements für die Mandanten Erlangen, Fürth und Schwabach.
- Vollständige Inventarisierung aller IT-Ressourcen als zentrale Datenbasis.
- Optimierung des Wareneingangsprozesses durch Erfassung via Desktop und mobile Inventur.
- Einführung eines umfassenden Softwarelizenzmanagements für alle betreuten Mandanten.
- Realisierung des Projekts mit geringem externen Consultingaufwand.
Die Herausforderung: Konsolidierung heterogener IT-Landschaften
Nach der Gründung der Kommunalbit AöR im Jahr 2010 standen die Verantwortlichen vor der Aufgabe, drei historisch gewachsene und heterogene IT-Landschaften zu konsolidieren. Während einige Städte bereits Komponenten von Asset.Desk nutzten, verwendete der größte Partner eine andere Lösung. Die Herausforderung bestand darin, diese unterschiedlichen Ausgangslagen zu vereinen und eine einheitliche, effiziente Plattform für das gesamte IT-Asset-Management zu schaffen.
Die Lösung: Asset.Desk als zentrale ITAM-Plattform
Der erste Schritt war die vollständige Inventarisierung aller IT-Ressourcen der drei Städte, inklusive aller Außenstandorte – vom Kindergarten bis zum Friedhof. In Zusammenarbeit mit FCS wurden Altdaten konsolidiert und ein automatisiertes IT-Scanning etabliert. Heute versorgt der Scanning Agent auf jedem Rechner die ITAM-Lösung tagesaktuell mit Konfigurationsdaten.
Mobile Inventur und optimierte Beschaffungsprozesse
Neubestände werden bereits beim Wareneingang direkt in Asset.Desk erfasst. Durch die Einführung des Einkaufsmoduls werden heute Hard- und Softwarebestellungen sowie Dienstleistungsaufträge direkt über die Software ausgelöst und der gesamte Lebenszyklus eines Assets lückenlos dokumentiert.
Umfassendes Lizenz- und Vertragsmanagement
Durch das Einpflegen der Softwarelizenzen wurde der Grundstein für ein umfassendes Softwarelizenzmanagement (SAM) gelegt. Das System gleicht die Lizenzen mit dem Ist-Bestand ab und stellt so die Compliance sicher. Zusätzlich werden alle IT-Verträge – von Kauf bis Leasing – zentral verwaltet, inklusive digitaler Dokumentenablage und Wiedervorlagefunktion.
Die Ergebnisse: Transparenz und Effizienz im gesamten Asset Lifecycle
Die Implementierung von Asset.Desk als zentrale ITAM-Lösung führte zu signifikanten Verbesserungen:
- Lückenlose Bestandsaufnahme: Eine vollständige Inventarisierung aller IT-Ressourcen dient als verlässliche Datengrundlage.
- Effiziente mobile Prozesse: Die mobile Inventur-App optimiert den gesamten Asset Lifecycle.
- Vereinfachte Beschaffung: Das integrierte Einkaufsmodul zentralisiert die Abwicklung von Bestellungen.
- Compliance im Lizenzmanagement: Ein robustes SAM stellt die Einhaltung von Lizenzbestimmungen sicher.
- Verbesserte Planung: Das zentrale Vertragsmanagement ermöglicht eine präzise Quartals- und Jahresplanung.
- Grundlage für Leistungsverrechnung: Geschaffene Transparenz ermöglicht die zukünftige Verrechnung von IT-Leistungen an die Kunden.