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Erfolgsgeschichte: Stadtverwaltung Würzburg

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Effizientes IT-Service-Management und Bürgerkommunikation 

Die Stadtverwaltung Würzburg hat mit der Einführung des HEINZELMANN Service.Desk von FCS Fair Computer Systems GmbH ihre IT-Service-Management-Prozesse optimiert und die digitale Bürgerkommunikation verbessert. Diese Erfolgsgeschichte zeigt, wie durch gezielte IT-Lösungen Arbeitsabläufe und Bürgerbeteiligung effizient gestaltet werden können.

Überblick

  • Organisation: Stadt Würzburg
  • Mitarbeiter: XXX
  • Standort: Würzburg, Deutschland
  • Branche: Öffentliche Verwaltung
  • Webseite: Stadt Würzburg

Herausforderung

Die Stadtverwaltung Würzburg suchte nach einer IT-Ticket- und IT-Service-Management-Lösung mit Webformular-Integration, um die digitale Bürgerkommunikation zu verbessern und die internen Prozesse zu optimieren. Die komplexe Struktur der Stadtverwaltung mit verschiedenen Dezernaten und zahlreichen Ämtern stellte eine besondere Herausforderung dar.

Lösung

Mit der Einführung des HEINZELMANN Service.Desk und den ergänzenden Modulen konnte die Stadtverwaltung Würzburg ihre Ziele schnell erreichen:

  • Optimierung der Anfragenorganisation: Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit durch effiziente Bearbeitung von Supportanfragen.
  • Digitale Bürgerbeteiligung: Einführung eines Lob- und Beschwerdeportals zur Steigerung der Bürgerbeteiligung.
  • Prozessautomatisierung: Umsetzung einer papierlosen Arbeitsweise und Reduzierung von Kosten und Ressourcen.
  • Plattform für Zusammenarbeit: Implementierung einer gemeinsamen Plattform für die Stadtverwaltung.

Ergebnisse

Die erfolgreiche Umsetzung des Projekts brachte folgende Vorteile:

  • Transparenz: Zentrale Erfassung und schneller Zugriff auf Supportanfragen.
  • Verbesserte Teamzusammenarbeit: Einheitliche Arbeitsweisen durch ein gemeinsames IT-Tool.
  • Supporteffizienz: Schnellere und effektivere Bearbeitung von Anfragen.
  • Fehlermanagement: Verbesserte Fehlererkennung und -behebung durch Analyse der Supportdaten.
  • Prozessoptimierung: Verbesserte Planbarkeit durch umfassende Ticket- und Workflow-Verwaltung.
  • Bürgerbeteiligung: Steigerung der Partizipation durch das Lob- und Beschwerdeportal.

In Würzburg stellt die komplexe Struktur der Stadtverwaltung, die sich aus verschiedenen Dezernaten mit einer Vielzahl von Ämtern zusammensetzt, eine besondere Herausforderung dar. Die effiziente Koordination und Kommunikation zwischen diesen Arbeitsbereichen ist entscheidend. Eine starke und gut organisierte IT-Abteilung ist unerlässlich, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Das ideale System für Würzburg musste den gegenwärtigen Betriebsbedürfnissen gerecht werden und die nötige Flexibilität besitzen, um sich an zukünftige Veränderungen anzupassen. Besonders wichtig war die Fähigkeit, sowohl interne Anfragen als auch externe Bürgeranliegen effizient zu verarbeiten.

Die Stadtverwaltung Würzburg fand in der FCS Fair Computer Systems GmbH den optimalen Partner zur Erfüllung ihrer spezifischen IT-Anforderungen. Der HEINZELMANN Service.Desk bietet den städtischen Mitarbeitern umfangreiche Unterstützung bei der Bearbeitung und Verwaltung einer Vielzahl von Anfragen.

Webformular-Modul

Ein Schlüsselelement der Lösung ist das innovative Webformular-Modul. Es ermöglicht die Integration von Ticket-Eingabemasken direkt in die offizielle Webseite der Stadt Würzburg. Bürger können Anliegen und Meldungen einfach und direkt über die Webseite eingeben. Diese werden automatisch als Tickets im HEINZELMANN Service.Desk erfasst und können ohne zusätzlichen Aufwand bearbeitet werden.

Vorteile des Webformular-Moduls
  • Benutzerfreundlichkeit: Bürger können unkompliziert Anfragen stellen, ohne sich in ein separates System einloggen zu müssen.
  • Effiziente Direktkommunikation: Direkte und schnelle Kommunikation zwischen Bürgern und Stadtverwaltung.
  • Anpassbare Formulare: Individuell anpassbare Formulare für spezifische Informationen.

Projekterfolg

Die Einführung des HEINZELMANN Service.Desks wurde effektiv und planmäßig umgesetzt. Der Prozess begann mit einem Workshop zur Besprechung der Projektgrundlagen und Bedürfnisse der Stadtverwaltung. Die Installation und Einrichtung des Systems in einer Testumgebung erfolgte anschließend als „Proof of Concept“ (POC).

Die FCS Fair Computer Systems GmbH bot spezielle Schulungen an, um den städtischen Mitarbeitern einen tiefgreifenden Einblick in die Funktionalitäten und Handhabung des HEINZELMANN zu geben. Ein umfassender Supportvertrag sicherte kostenfreie Upgrades und dedizierten Hotline-Support.

Nach der erfolgreichen Implementierung erkannte die Stadt Würzburg das Potenzial des HEINZELMANN, um die direkte Kommunikation mit den Bürgern zu verbessern. Ein Zusatzmodul für ein Lob- und Beschwerdeportal auf der städtischen Webseite wurde integriert.

Fazit

Die Einführung des HEINZELMANN Service.Desks bei der Stadtverwaltung Würzburg hat die internen Prozesse und die Bürgerkommunikation deutlich verbessert. Die Lösung von FCS Fair Computer Systems GmbH bietet die nötige Flexibilität und Skalierbarkeit, um die Stadtverwaltung bei der Bewältigung ihrer täglichen Herausforderungen zu unterstützen. Die Kombination aus benutzerfreundlicher Software, umfassendem Support und effektivem Workflowmanagement macht die Einführung des HEINZELMANN Service.Desks zu einem Erfolg.

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