Vertragsmanagement: Zentrale Verwaltung von Unternehmensverträgen mit Compliance & Reporting
Asset.Desk bietet ein leistungsfähiges, revisionssicheres Vertragsmanagement als zentrale Plattform zur Verwaltung aller Unternehmensverträge.
Verträge werden strukturiert erfasst, mit Assets, Softwarelizenzen, Mitarbeitern und Kostenstellen verknüpft und über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg nachvollziehbar dokumentiert.
Zentrale Vertragsübersicht
Behalten Sie alle Vertragsarten im Blick – von Kauf-, Leasing- und Wartungsverträgen bis hin zu Lizenz-, Mobilfunk- und Abonnementverträgen.
Revisionssicherheit & Compliance
Alle Änderungen werden revisionssicher protokolliert. Rollen- und Berechtigungskonzepte schützen sensible Vertragsdokumente und erfüllen rechtliche Anforderungen.
Planung & Forecasts
Identifizieren Sie frühzeitig Kündigungsfristen, Laufzeiten, Zahlungen und Budgetabweichungen – als Grundlage für Cashflow-, Budget- und Investitionsplanung.
- Der operative Mehrwert
- Das Vertragsmanagement von Asset.Desk verbindet Verträge, Kosten, Assets und Zuständigkeiten zu einer konsistenten Datenbasis. So verbessern Sie Governance, Planungssicherheit und Transparenz über alle Vertragsbeziehungen hinweg.
Zentrale Vertragsübersicht & revisionssicheres Vertragsmanagement
Ermöglicht eine detaillierte und ganzheitliche Übersicht über alle Unternehmensverträge – mit Reporting und Compliance-Prüfung!
Im Vertrag stellen Sie schnell und einfach eine Verbindung zu Mitarbeitern, Assets oder Software-Lizenzen her, auf die sich der Vertrag bezieht. Auf diese Weise lassen sich auch Verträge untereinander verknüpfen und z.B. Rahmenverträgen zuordnen. Zudem ermöglicht Asset.Desk die Verwaltung unterschiedlichster Vertragsarten: Kaufverträge, Leasingverträge, Wartungsverträge, Mobilfunkverträge, Lizenzverträge, Abonnementverträge sowie diverse weitere Verträge je nach betrieblicher Anforderung.
Das integrierte Rollen- und Berechtigungkonzept schützt sensible Dokumente und stellt den gezielten Zugriff sicher.
Vertragsdaten & Compliance im Detail:
- Zentraler Vertragsdialog: Verknüpfen Sie Dokumente mit Ihren Verträgen im zentralen Vertragsdialog – entweder durch die zentrale Ablage in Asset.Desk oder die Integration Ihres Dokumentenmanagementsystems (DMS).
- Revisionssicherheit: Alle Änderungen im Vertragsmanagement werden revisionssicher und nachvollziehbar aufgezeichnet, um rechtlichen Anforderungen zu entsprechen.
- Reports & Listen: Nutzen Sie die flexible Vertragsliste und leistungsstarke Reports, um einen vollständigen Überblick über Wiedervorlagen, Gesamtkosten, periodische Zahlungen und Termine zu erhalten.
- Aktennotiz-Funktion: Ermöglicht es, wichtige Informationen individuell am jeweiligen Vertrag zu hinterlegen, um eine vollständige Dokumentation sicherzustellen.
Präzise Planung: Cashflow-, Budget- und Kündigungs-Management
Präzise Planung von Verträgen, Laufzeiten und Zahlungen – vorausschauend und nachvollziehbar.
Asset.Desk bietet eine revisionssichere Dokumentenablage und leistungsstarke Auswertungen, die Forecasts, Governance und das operative Vertragscontrolling optimal unterstützen.
Intelligente Filter ermöglichen den schnellen Überblick über fällige Verträge, bevorstehende Kündigungen und geplante Zahlungen. So planen Sie Cashflow, Budgets und Vertragslaufzeiten präzise und effizient direkt an einer konsistenten Datenbasis.
Controlling, Fristen & Finanzen:
- Cashflow-Management: Visualisieren Sie den zu erwartenden Finanzbedarf (z. B. Quartal/Jahr) auf Basis von Kunden- und Lieferantenverträgen. Identifizieren Sie Finanzlücken frühzeitig.
- Debitorisch & Kreditorisch: Legen Sie Ausgaben in kreditorischen Verträgen fest oder definieren Sie bei debitorischen Verträgen genau, welche Einnahmen Sie periodisch erwarten.
- Budget-Management: Definieren Sie Budgets mit Investitionsnummern, Buchungskreisen und Beträgen. Sehen Sie sofort, ob das Budget ausreicht oder überschritten ist.
- Wiedervorlagefunktion: Rechtzeitige Benachrichtigungen und Reminder-E-Mails an alle Vertragsmanager oder selektiv an zuständige Bearbeiter, um wichtige Deadlines einzuhalten.
- Auswertungen & Export: Kosten und Erlöse nach Gruppe, Partner und Kostenstelle filtern. Grafiken und Berichte einfach als PDF oder JPG exportieren.
- Grafische Kalenderansicht: Wählen Sie flexibel zwischen Tages-, Wochen- oder Monatsansicht, um Laufzeiten und Kündigungsfristen eigenständig zu verwalten.
FAQs zum Asset.Desk Vertragsmanagement
Welche Vertragsarten können mit Asset.Desk verwaltet werden? ▼
Mit Asset.Desk können Sie flexibel alle betrieblichen Vertragsarten in einem zentralen System verwalten. Dazu gehören Kaufverträge, Leasingverträge, Wartungsverträge, IT-Dienstleistungsverträge, Mobilfunkverträge, Software-Lizenzverträge sowie Cloud-Abonnements (SaaS). Die Struktur lässt sich individuell an Ihre Anforderungen anpassen.
Wie stellt Asset.Desk die Revisionssicherheit im Vertragsmanagement sicher? ▼
Asset.Desk verfügt über ein integriertes Rollen- und Berechtigungskonzept, das sensible Vertragsdaten vor unbefugtem Zugriff schützt. Jede Änderung, Ergänzung oder Löschung von Verträgen und Dokumenten wird lückenlos und manipulationssicher protokolliert, sodass alle regulatorischen Compliance-Anforderungen erfüllt werden.
Kann Asset.Desk an bestehende Dokumentenmanagementsysteme (DMS) angebunden werden? ▼
Ja. Verträge und dazugehörige Dokumente können entweder direkt in der zentralen, sicheren Datenbank von Asset.Desk hinterlegt oder über Schnittstellen nahtlos an Ihr bestehendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) angebunden werden. So bleibt der direkte Zugriff im zentralen Vertragsdialog jederzeit gewahrt.
Wie hilft das System dabei, Kündigungsfristen nicht zu verpassen? ▼
Durch die intelligente Wiedervorlagefunktion überwacht Asset.Desk alle Vertragslaufzeiten und Fristen vollautomatisch. Bevorstehende Deadlines oder automatische Vertragsverlängerungen werden im System optisch signalisiert. Zudem sendet das Modul automatische Reminder-E-Mails an die zuständigen Bearbeiter oder das gesamte Vertragsmanagement-Team.
Was ist der Unterschied zwischen debitorischen und kreditorischen Verträgen im System? ▼
Mit kreditorischen Verträgen verwalten Sie all Ihre Ausgaben gegenüber Lieferanten und Dienstleistern (z.B. IT-Wartung, Leasing). Mit debitorischen Verträgen können Sie parallel dazu periodische Einnahmen und Erträge von Kunden erfassen. Die Kombination aus beiden Vertragstypen ermöglicht ein hochpräzises Cashflow- und Budget-Management.
Lassen sich Verträge direkt mit Hardware oder Softwarelizenzen verknüpfen? ▼
Genau das ist die große Stärke von Asset.Desk. Verträge stehen nicht isoliert, sondern werden direkt mit den betroffenen Assets (z.B. Servern, Notebooks), Softwarelizenzen, Kostenstellen oder AD-Usern verknüpft. Das liefert die perfekte Datenbasis für automatische Preisverrechnungen, Gewährleistungsprüfungen und Audits.
Können Berichte und grafische Auswertungen exportiert werden? ▼
Ja, alle Berichte, Kosten-Erlös-Matrizen und Dashboards lassen sich flexibel nach Gruppen, Partnern oder Kostenstellen filtern. Die generierten Grafiken, Budgetübersichten und Reportings können für die interne Dokumentation oder für Präsentationen vor der Geschäftsleitung unkompliziert als PDF oder JPG exportiert werden.
Asset.Desk kostenlos testen oder direkt erwerben!
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